[Intum Pomoc](https://intum.pl/pomoc.md) / [Zastosowania](https://intum.pl/pomoc/baza-wiedzy/zastosowania.md)

# [Baza wewnętrzna zespołu](https://intum.pl/pomoc/baza-wiedzy/baza-wewnetrzna-zespolu.md)

W każdej firmie jest wiedza, którą ma tylko jedna osoba: jak zrobić zwrot, co odpowiedzieć na
reklamację, gdzie są hasła do panelu dostawcy. Gdy ta osoba jest na urlopie, zespół stoi. Baza
wewnętrzna zbiera takie rzeczy w jednym miejscu, z wyszukiwarką, i nie widzi jej nikt spoza
zespołu.

> [!PATH]
> [Baza wiedzy → Bazy wiedzy](app:/kb/knowledge_bases)

## Plan

1. **Załóż osobną bazę** z poziomem widoczności **Użytkownicy (bez gości)** albo
   **Administratorzy konta** ([Kto widzi bazę](baza-wiedzy/kto-widzi-baze-wiedzy)). Nie mieszaj
   procedur z publiczną pomocą w jednej bazie, bo jedna pomyłka w ustawieniu kategorii
   i instrukcja wewnętrzna jest w internecie.
2. **Ogranicz bazę do działu**, jeśli dotyczy jednej grupy, np. tylko księgowości albo tylko
   supportu. Pozostali pracownicy jej nie zobaczą.
3. **Zacznij od procedur, o które ludzie pytają się nawzajem.** Poproś każdą osobę w zespole
   o trzy rzeczy, które tłumaczy najczęściej. To pierwsze wpisy.
4. **Ułóż kategorie według sytuacji**, np. „Nowy pracownik", „Obsługa klienta", „Reklamacje
   i zwroty", „Narzędzia i dostępy".
5. **Podepnij bazę jako źródło AI biurka w helpdesku**, jeśli zespół korzysta tam z AI.
   Odpowiedzi AI opierają się wtedy na Waszych procedurach, a nie tylko na publicznej pomocy.

## Wdrożenie nowej osoby

Kategoria „Nowy pracownik" z wpisami ułożonymi w kolejności pierwszych dni (dostępy, narzędzia,
pierwsze zadania, do kogo z czym) zastępuje większość tłumaczenia od zera. Nowa osoba czyta ją
w swoim tempie, a pytania w komentarzach pod wpisami pokazują, czego w niej brakuje.

## Czego nie trzymać w bazie

> [!WARNING]
> Haseł i kluczy dostępowych nie wpisuj do treści wpisów. Wpis może powiedzieć, gdzie je znaleźć
> i kogo poprosić o dostęp, ale samo hasło nie powinno leżeć w dokumencie, który czyta cały dział.

## Po czym poznać, że działa

- na pytanie na czacie zespołu coraz częściej odpowiedzią jest link do wpisu,
- komentarze pod wpisami to pytania o szczegóły, a nie „gdzie to jest",
- wpisy mają świeże daty zmian. Procedura niezmieniana od dwóch lat jest albo idealna, albo
  nieaktualna, więc warto to sprawdzić ([Utrzymanie bazy](baza-wiedzy/utrzymanie-bazy-wiedzy)).