[Intum Pomoc](https://intum.pl/pomoc.md) / [Zastosowania](https://intum.pl/pomoc/crm/zastosowania.md)

# [Porządek w bazie klientów](https://intum.pl/pomoc/crm/crm-porzadek-w-bazie-klientow.md)

Im więcej osób dodaje klientów i kontakty, tym łatwiej o duplikaty i o klientów bez
odpowiedzialnego. Ten artykuł pokazuje, jak to ogarnąć - jak scalać duplikaty i jak porządkować
bazę kategoriami, tagami i przypisaniem odpowiedzialnych.

> [!PATH]
> [CRM → Klienci](app:/crm/clients)

## Duplikaty klientów i kontaktów {#duplikaty-klientow-i-kontaktow}

Jeśli dwie osoby niezależnie dodały tego samego klienta albo ten sam kontakt trafił do bazy
dwa razy (np. z różnych źródeł danych), scal je w jeden rekord zamiast usuwać jeden z nich -
scalenie zachowuje historię (e-maile, notatki, interesy) obu rekordów przy tym, który zostaje.

- **Klienci** - na zaawansowanym widoku listy klientów zaznacz kilka rekordów i użyj **Połącz
  klientów**.
- **Kontakty** - zobacz [Scalanie zdublowanych kontaktów](crm/scalanie-kontaktow). Gdy
  duplikatów po e-mailu jest dużo, zamiast łączyć je ręcznie po dwa, użyj aplikacji opisanej w
  [Masowe scalanie duplikatów po e-mailu](crm/scalanie-kontaktow#masowe).

Reguły unikalności NIP-u, PESEL-u, e-maila i telefonu w [ustawieniach CRM](crm/crm-ustawienia-modulu#ustawienia-crm)
zapobiegają części duplikatów już przy zapisie nowego rekordu - warto mieć je włączone tam, gdzie
w Twojej bazie dany identyfikator faktycznie powinien być unikalny.

## Kategorie i tagi {#kategorie-i-tagi}

- **Kategorie** dzielą klientów, kontakty i projekty na rozłączne grupy (jeden klient - jedna kategoria) -
  np. wg wielkości firmy albo etapu współpracy. Zarządzasz nimi w
  [CRM → Ustawienia → Kategorie](app:/crm/categories).
- **Tagi** można dodać do klienta więcej niż jeden naraz i są wspólne z resztą konta (np. z
  modułem Organizacja) - przydają się do luźniejszego oznaczania, które nie pasuje do sztywnego
  podziału kategorii, np. „RODOTAK” albo „VIP”. Zarządzasz nimi w
  [Organizacji → Tagi](app:/organize/tags).

Trzymaj się jednej konwencji w zespole - jeśli kategorię i tag można pomylić (oba nazwane
podobnie), część osób prędzej czy później użyje niewłaściwego.

## Odpowiedzialni za klientów {#odpowiedzialni-za-klientow}

Pole **Odpowiedzialny** przy kliencie pokazuje, kto go obsługuje. Możesz:

- ustawić **Przypisuj nowego klienta do osoby, która go stworzyła** w
  [ustawieniach CRM](crm/crm-ustawienia-modulu#ustawienia-crm), żeby nowi klienci nigdy
  nie zostawali bez opiekuna,
- przypisać odpowiedzialnego ręcznie na karcie klienta albo zbiorczo z listy klientów (widok
  zaawansowany, akcja grupowa).

Klienci bez odpowiedzialnego widzą tylko osoby z dostępem do „nieprzypisanych” klientów w swojej
roli - regularnie przeglądaj tę grupę, żeby żaden klient nie został bez opieki.

## Po czym poznać, że działa

- Wyszukiwanie klienta po nazwie albo NIP-ie zwraca jeden trafny wynik, a nie kilka wpisów tej
  samej firmy.
- Lista klientów bez odpowiedzialnego jest krótka i regularnie się opróżnia.
- Kategorie i tagi rzeczywiście dzielą bazę tak, jak zespół tego oczekuje - filtrowanie po nich
  daje sensowne grupy klientów.