[Intum Pomoc](https://intum.pl/pomoc.md) / [Klienci](https://intum.pl/pomoc/crm/klienci.md) # [Import klientów i kontaktów z pliku](https://intum.pl/pomoc/crm/import-z-pliku.md) Gdy masz klientów albo kontakty w arkuszu (np. eksport z innego systemu albo lista zebrana w Excelu), nie trzeba przepisywać ich ręcznie - **Import klientów i kontaktów** wczytuje plik CSV, TSV albo XLSX, pozwala dopasować kolumny do pól CRM i sam decyduje, które wiersze są nowymi rekordami, a które aktualizacją już istniejących. Integracja jest osobną aplikacją, nie częścią samego modułu CRM - włączasz ją raz, dla całego konta. > [!PATH] > [Aplikacje](app:/account/apps) → **Import klientów i kontaktów** ## Włączenie aplikacji {#wlaczenie} Aplikacja jest widoczna na liście [Aplikacje](app:/account/apps) (sekcja integracji) oraz wprost w [CRM → Ustawienia](app:/crm/settings), w sekcji **Integracje i dodatki**. Dopóki nie jest aktywna, kafelek jest wyszarzony i widać tylko przycisk **Aktywuj** (dostępny dla administratorów konta) - po aktywacji kafelek linkuje od razu do aplikacji. ## Skąd wziąć plik {#skad-plik} Najprościej wyeksportować dane z Excela albo arkusza Google: **Plik → Zapisz jako / Eksportuj** i wybrać format **CSV** (wartości rozdzielone przecinkiem albo średnikiem) albo **XLSX**. Format **XLSX** jest bezpieczniejszy dla polskich znaków - CSV zapisany starszym Excelem na Windows zwykle koduje polskie znaki w **Windows-1250**, więc przy imporcie takiego pliku wybierz to kodowanie ręcznie, jeśli automatyczne wykrywanie nie poradzi sobie z ogonkami. Stary format **.xls** (Excel 97-2003) nie jest obsługiwany - trzeba zapisać plik jako .xlsx. Limity pliku: maksymalnie **100 MB** i **5000 wierszy** na jeden import - większy plik trzeba podzielić na kilka mniejszych. ## Nowy import {#nowy-import} Na liście historii importów kliknij **+ Nowy import** (albo **Uruchom pierwszy import**, gdy historia jest pusta): 1. **Co importujesz?** - wybierz **Klienci** albo **Kontakty**. Import kontaktów dodatkowo wiąże każdy wiersz z klientem - patrz [Kontakty i przypisanie do klienta](#kontakty-i-klient). 2. Wskaż **Plik (CSV / TSV / XLSX)** - przeciągnij go na pole albo kliknij, żeby wybrać z dysku. 3. **Separator** - Przecinek (,), Średnik (;) albo Tabulator (dla plików TSV; XLSX go ignoruje). 4. **Kodowanie** - Wykryj automatycznie, UTF-8, Windows-1250, ISO-8859-1 albo CP-852 - patrz [Skąd wziąć plik](#skad-plik). 5. Checkbox **Pierwszy wiersz jest nagłówkiem** - zaznaczony (domyślnie), gdy w pliku pierwszy wiersz to nazwy kolumn, a nie dane. Przycisk **Dalej - mapuj kolumny** wczytuje plik i przechodzi do mapowania. ## Mapowanie kolumn {#mapowanie} Ekran pokazuje tabelę: dla każdej kolumny z pliku wybierasz **Pole docelowe** z listy (albo **(pomiń kolumnę)**, gdy dana kolumna ma zostać zignorowana), pod spodem - jeśli plik ma nagłówek - oryginalną nazwę kolumny z pliku, a niżej podgląd kilku pierwszych wierszy danych. System próbuje dopasować kolumny sam (**auto-mapowanie**) - porównuje nazwę nagłówka z pliku z nazwami i tłumaczeniami pól CRM (np. kolumna „Email” albo „E-mail” trafi automatycznie na pole **Email**). Kolumny, których nie udało się dopasować, mają żółte tło i licznik **Niezmapowanych kolumn** nad tabelą - taką kolumnę można zmapować ręcznie albo zostawić pominiętą (wtedy jej dane nie trafią do CRM). Dostępne pola docelowe to pola standardowe klienta albo kontaktu (nazwa, e-mail, telefon, NIP, adres, status, kategoria, osoba odpowiedzialna, dział i inne - zależnie od tego, czy importujesz klientów czy kontakty) oraz **pola własne** konta, jeśli są skonfigurowane. Komórka z kilkoma adresami e-mail albo numerami telefonu (rozdzielonymi przecinkiem albo średnikiem) tworzy dla każdego dodatkowego adresu osobny kontakt powiązany z tym samym klientem - pierwszy adres trafia na główny rekord z wiersza. Pola **Status**, **Kategoria**, **Osoba odpowiedzialna** i **Dział** w pliku mogą być podane jako liczbowe id albo jako nazwa (dla osoby odpowiedzialnej też e-mail albo „Imię Nazwisko”) - system sam dopasowuje nazwę do rekordu w koncie. Pod tabelą mapowania: - **Polityka duplikatów** - patrz [Polityka duplikatów](#polityka-duplikatow), - przy imporcie kontaktów dodatkowo **Gdy brak istniejącego klienta** - patrz [Kontakty i przypisanie do klienta](#kontakty-i-klient), - **Domyślny status**, **Domyślna kategoria**, **Domyślny opiekun**, **Domyślny dział** - wyszukiwarki, które uzupełniają dany wiersz tylko wtedy, gdy w pliku (po mapowaniu) nie ma dla niego wartości, - przy imporcie klientów - **Domyślne tagi** (kilka naraz, z możliwością dopisania nowego tagu), - **Lista mailingowa** - pole widoczne tylko, gdy w koncie działa moduł Marketing. Wybierasz istniejącą listę albo wpisujesz nazwę nowej - na listę trafiają tylko wiersze z adresem e-mail w pliku. Przycisk uruchamiający import to **Importuj klientów** albo **Importuj kontakty** (etykieta zależy od wybranego rodzaju). ## Polityka duplikatów {#polityka-duplikatow} Decyduje, co zrobić z wierszem, dla którego system znalazł już pasujący rekord w CRM: - **Aktualizuj istniejące rekordy** (domyślna) - dopasowany rekord jest aktualizowany danymi z wiersza, reszta pól zostaje bez zmian. Wybieraj tę opcję do zasilania i odświeżania bazy, którą już prowadzisz w Intum. - **Twórz nowe (nawet jeśli istnieją duplikaty)** - każdy wiersz zakłada nowy rekord, niezależnie od tego, czy podobny już istnieje. Używaj świadomie - łatwo tak zrobić duplikaty, które potem trzeba będzie [scalać ręcznie](crm/scalanie-klientow). - **Pomiń istniejące** - dopasowany rekord zostaje bez zmian, wiersz liczy się jako pominięty. Przydatna do jednorazowego dosypania tylko brakujących rekordów bez ryzyka nadpisania tego, co już jest w CRM. **Jak system dopasowuje wiersz do istniejącego klienta** (w tej kolejności, pierwsze trafienie wygrywa): zewnętrzne ID → NIP → REGON → e-mail kontaktu → telefon kontaktu. ## Kontakty i przypisanie do klienta {#kontakty-i-klient} Import kontaktów szuka klienta, do którego dany kontakt ma zostać przypisany, w kolejności: id klienta → zewnętrzne ID klienta → NIP klienta → nazwa klienta (kolumny **Klient (…)** w mapowaniu). Sam kontakt jest dopasowywany do istniejącego rekordu po numerze PESEL, e-mailu albo telefonie - w obrębie znalezionego klienta, a gdy klienta nie udało się rozpoznać - w całej bazie kontaktów konta. Gdy dla wiersza nie znaleziono ani kontaktu, ani klienta, decyduje **Gdy brak istniejącego klienta**: - **Pomiń wiersz (gdy nie ma istniejącego klienta)** (domyślna) - wiersz liczy się jako pominięty, żaden kontakt nie powstaje, - **Utwórz nowego klienta z danych kontaktu** - zakłada nowego klienta z nazwy (albo imienia i nazwiska, albo e-maila/telefonu, gdy nazwy brak) i podpina pod niego nowy kontakt. Zanim założy nowego klienta, sprawdza jeszcze, czy klienta z tym samym e-mailem albo telefonem już nie ma - żeby nie robić duplikatu, - **Zostaw kontakt bez klienta** - kontakt powstaje, ale bez powiązania z żadnym klientem. ## Postęp i wynik {#postep-i-wynik} Po uruchomieniu importu widać pasek postępu i bieżące liczniki **Zaimportowane** / **Pominięte** / **Błędy** - stronę można zamknąć, import działa w tle, a po zakończeniu dostajesz powiadomienie w Intum. Po zakończeniu ekran **Import zakończony** pokazuje podsumowanie oraz: - link **Zobacz wszystkie N zaimportowanych klientów/kontaktów** - otwiera listę w CRM przefiltrowaną do rekordów z tego importu, - podgląd pierwszych zaimportowanych rekordów (z linkami do kart klienta/kontaktu), - tabelę **Wiersze z błędami** - numer wiersza, treść błędu i wartości z pliku; przy dużej liczbie błędów przycisk **Pokaż wszystkie N** dociąga pełną listę. ## Historia importów {#historia} Lista importów pokazuje plik, rodzaj (Klienci/Kontakty), status, liczby zaimportowanych/ pominiętych/błędnych wierszy i datę. Przy każdym wpisie można **Pobierz** oryginalny plik albo **Otwórz** przebieg - dla ukończonego importu wraca do ekranu wyniku, dla przerwanego mapowania - z powrotem do mapowania kolumn. ## Gdy coś nie działa {#gdy-cos-nie-dziala} - **„Plik jest za duży (max 100 MB)”** - podziel plik na mniejsze części. - **„Plik ma za dużo wierszy (max 5000)”** - to samo, jeden import obsługuje maksymalnie 5000 wierszy. - **„Format .xls (Excel 97-2003) nie jest wspierany. Zapisz plik jako .xlsx.”** - otwórz plik w Excelu i zapisz go ponownie w formacie .xlsx. - **„Nieznany format pliku”** - obsługiwane rozszerzenia to .csv, .tsv, .txt i .xlsx. - Polskie znaki wyglądają jak krzaki w podglądzie mapowania - zmień **Kodowanie** na **Windows-1250** (typowe dla CSV zapisanego z polskiego Excela na Windows) i wróć do ekranu wgrywania pliku. - **„Brak danych do utworzenia nowego klienta (wymagane: nazwa klienta, imię/nazwisko, email lub telefon)”** - przy imporcie kontaktów z opcją **Utwórz nowego klienta z danych kontaktu**: wiersz nie ma żadnej z tych wartości, więc nie da się z niego złożyć nazwy nowego klienta. Uzupełnij plik albo zmień politykę na **Zostaw kontakt bez klienta**. - Inne błędy przy pojedynczych wierszach (np. przekroczony limit długości pola, nieprawidłowy format e-maila) trafiają do tabeli **Wiersze z błędami** na ekranie wyniku - reszta wierszy importuje się normalnie, błąd jednego wiersza nie przerywa całego importu. ## Powiązane {#powiazane} - [Scalanie klientów](crm/scalanie-klientow) - gdy import (z polityką **Twórz nowe**) założy duplikat zamiast dopasować istniejącego klienta. - [Synchronizacja z Fakturownia.pl](crm/synchronizacja-z-fakturownia) - alternatywne źródło klientów, gdy oprócz Intum korzystasz z Fakturowni.