Moduł kalendarza w Intum służy do planowania spotkań, terminów i powtarzających się wydarzeń. Każde wydarzenie należy do jakiegoś kalendarza, a kalendarzy w obrębie konta może być dowolnie wiele.
Wiele kalendarzy
Kalendarze możesz organizować jak chcesz - najczęściej firmy robią tak:
- jeden kalendarz dla całej firmy (urlopy, święta, ważne terminy)
- osobne kalendarze dla działów (Sprzedaż, Serwis, Marketing)
- prywatne kalendarze konkretnych osób (
Kalendarz Jana,Kalendarz Barbary) - kalendarze tematyczne (Spotkania z klientami, Szkolenia, Webinary)
Każdy kalendarz ma swoją nazwę, opis i kolor. Kolor wydarzenia w widoku siatki bierze się z kalendarza (jeśli wydarzenie nie ma własnego koloru). Przy pierwszym wejściu w moduł system tworzy domyślny kalendarz konta - nazywa się tak samo jak konto i działa jako worek na wydarzenia, które nie pasują nigdzie indziej.
Widoki
W kalendarzu masz trzy główne widoki:
- Miesiąc - cała siatka miesięczna z wydarzeniami w komórkach dni
- Tydzień - siedem kolumn dni z godzinami od góry do dołu
- Pojedynczy kalendarz - to samo co wyżej, ale tylko dla jednego wybranego kalendarza
Wydarzenia całodniowe pokazują się w pasku nad siatką godzin, reszta lokuje się w slotach godzinowych. Po kliknięciu wydarzenia otwiera się popover z nazwą, opisem, godziną, kalendarzem, klientem (jeśli przypięty) i przyciskami Pokaż / Edytuj.
Tworzenie wydarzenia
Nowe wydarzenie dodajesz przyciskiem + w module Kalendarz albo bezpośrednio z karty klienta (patrz niżej). Pola formularza:
- Nazwa - wymagane
- Opis - dowolny tekst
- Początek i Koniec - daty z godziną. Końca nie musi być (wydarzenie punktowe)
- Całodniowe - przełącznik, ukrywa godziny
- Kolor - jeśli pusty, brany jest kolor kalendarza
- Kalendarz - do którego ma trafić
- Klient - opcjonalne powiązanie z klientem CRM
- Cykliczność - opisana niżej
Cykliczne wydarzenia
Każde wydarzenie może się powtarzać. Cykliczność nie tworzy 365 osobnych rekordów w bazie - to jeden rekord, który jest dynamicznie rozwijany na siatce kalendarza. Dzięki temu nie zaśmieca bazy i można jednym kliknięciem zmienić wszystkie wystąpienia.
Dostępne typy:
- Codziennie - co dzień, co drugi dzień, co N dni
- Co tydzień - z możliwością wybrania konkretnych dni tygodnia (np. tylko pon-śr-pt)
- Co miesiąc - tego samego dnia miesiąca
- Co rok - tej samej daty co roku (urodziny, rocznice)
Dla każdego typu możesz ustawić interwał - co ile jednostek powtórzyć. Na przykład “co 2 tygodnie w środy” to typ tygodniowy z interwałem 2 i wybraną środą.
Dodatkowo:
- Data zakończenia - od kiedy wydarzenie przestaje się powtarzać. Pusta = powtarza się bez końca
- Liczba wystąpień - alternatywa dla daty zakończenia, kończy serię po N wystąpieniach
W widoku wydarzenie cykliczne ma podpis pod nazwą (Co tydzień, Co rok itd.).
Wydarzenia Klienta
Aby dodać wydarzenie powiązane z klientem, wejdź w podgląd klienta, kliknij przycisk **+ Dodaj** i wybierz Dodaj wydarzenie. Otworzy się formularz nowego wydarzenia z już wpisanym klientem - wystarczy nadać nazwę, ustawić termin i zapisać. Po dodaniu wydarzenie pojawia się na karcie klienta w zakładce Wydarzenia.
Na karcie klienta CRM zakładka Wydarzenia pokazuje wszystkie wydarzenia, które mają tego klienta przypiętego.
Dodane w ten sposób wydarzenie pojawi się w trzech miejscach:
- Na karcie klienta (zakładka Wydarzenia)
- W kalendarzu, do którego trafiło (domyślnie kalendarz konta)
- W zbiorczym widoku Kalendarz (siatka miesiąca/tygodnia)
Dzięki temu masz jedną sprawę w trzech kontekstach - patrząc na klienta widzisz, kiedy się z nim spotykasz; patrząc na kalendarz widzisz, że ten slot to spotkanie z konkretną firmą.
Powiązania z innymi obiektami
Wydarzenie może być przypięte nie tylko do klienta, ale też do dowolnego obiektu w systemie. Wykorzystujemy to np. dla zamówień w Commerce - termin dostawy generuje wydarzenie z kolorem statusu zamówienia. Po kliknięciu w popoverze widać nazwę powiązanego obiektu.
Wyszukiwarka i filtry
W liście wydarzeń można filtrować:
- po kalendarzu
- po kliencie
- po zakresie dat (od - do)
- tryb najbliższe wydarzenia - lista nadchodzących pozycji w dół, łącznie z rozwiniętymi wystąpieniami cyklicznych
Najczęstsze pytania
Jak ustawić wydarzenie urodzinowe? Typ Co rok, bez daty końca. Najłatwiej dodać z karty klienta - wtedy automatycznie zostanie do niego przypięte.
Co się stanie, gdy usunę kalendarz? Wydarzenia z tego kalendarza nie znikają - zostaną odpięte i będą widoczne w widoku ogólnym bez przypisania.
Czy wydarzenie cykliczne można zmienić tylko dla jednego dnia? Aktualnie nie - edycja wydarzenia cyklicznego dotyczy wszystkich wystąpień. Jeśli chcesz wyjątek, dodaj osobne jednorazowe wydarzenie i ewentualnie skróć serię.