[Intum](https://intum.pl/pomoc.md) / [Poradnik](https://intum.pl/pomoc/poradnik.md)

# [Pracownia produkcyjna: workflow zlecenia w Intum](https://intum.pl/pomoc/poradnik/pracownia-produkcyjna-workflow-zlecenia.md) | [API](#api)

Wyobraź sobie małą pracownię produkcyjną - 5 osób, kilkanaście otwartych zleceń jednocześnie, klienci firmowi i prywatni. Każde zamówienie to oferta, ustalenia, dokumentacja techniczna, zdjęcia robocze, zadania dla zespołu, faktura i wysyłka. To wszystko trzymasz w jednym projekcie Intum, bez przeskakiwania między mailami, dyskiem, Excelem i Fakturownią.

Na konkretnym przykładzie pokazuję jak to ułożyć.

## Cykl pojedynczego zlecenia

W pracowni typowy bieg zlecenia wygląda tak:

1. Mail albo telefon z zapytaniem
2. Wycena i oferta dla klienta
3. Klient zatwierdza - rejestrujesz zlecenie
4. Rozdzielasz pracę między ludzi (np. cięcie - Marek, montaż - Ania, pakowanie - Tomek)
5. Każdy wrzuca pliki i komentarze pod swoje zadanie
6. Wystawiasz fakturę, pakujesz, nadajesz przesyłkę
7. Zamykasz i archiwizujesz

Każdy z tych kroków ma swoje miejsce w karcie projektu. Nie potrzebujesz osobnego narzędzia na każdy etap.

## Krok 1: skonfiguruj statusy projektów

Statusy projektów definiujesz raz, w `/organize/statuses`. Przy dodawaniu nowego statusu zaznacz flagę "dotyczy projektów" - inaczej status będzie widoczny tylko przy zadaniach albo mailach.

Dla pracowni produkcyjnej dobrze sprawdza się taki zestaw:

- Nowe zapytanie (kategoria: do zrobienia)
- Wyceniane (do zrobienia)
- Zatwierdzone do realizacji (w realizacji)
- W produkcji (w realizacji)
- Gotowe do wysyłki (gotowe)
- Wysłane do klienta (gotowe)
- Zrealizowane (zakończone)
- Archiwalne (zakończone)

Kategoria steruje widokiem kanban na liście projektów. Wszystkie statusy zakończone wpadają do jednej kolumny i znikają z bieżącego widoku, więc lista nie puchnie.

Kolory ustaw zgodnie z intuicją - czerwony na pilne, zielony na gotowe. Każdy w pracowni szybko wyłapie wzrokiem co jest na jakim etapie.

## Krok 2: nowy projekt

Klient dzwoni z zapytaniem o szyld 200x60 cm na fasadę sklepu. Zakładasz nowy projekt z `/organize/projects > Dodaj`:

- klient: wybierasz z CRM albo zakładasz nowego (firma `XYZ Sp. z o.o.`)
- tytuł: `Szyld fasadowy XYZ - sklep Warszawa Mokotów`
- ramy czasowe: start dziś, deadline za 3 tygodnie
- priorytet: średni
- status: `Nowe zapytanie`
- osoba odpowiedzialna: kierownik pracowni
- opis: skrót zapytania klienta, link do mailowej korespondencji, wymagania techniczne

Projekt jest gotowy. Reszta dokleja się stopniowo.

## Krok 3: oferta i pliki

W prawym górnym rogu karty projektu jest button `+ Dodaj`. Z menu wybierasz:

- `Dodaj dokument` - wystawiasz ofertę (potem proformę, na końcu fakturę)
- `Dodaj plik` - wrzucasz zdjęcia referencyjne od klienta, projekt graficzny w PDF, dokumentację techniczną od projektanta
- `Dodaj e-mail` - jeśli całość ustaleń poszła mailem, wciągasz wątek pod projekt

Wszystko ląduje w sekcjach na karcie projektu. Klient pyta po dwóch tygodniach "co tam u mojego szyldu" - otwierasz projekt i masz pod ręką ofertę, ostatnie zdjęcia z produkcji, status, deadline.

## Krok 4: zadania dla zespołu

Klient zaakceptował ofertę. Przepinasz status na `W produkcji` i rozbijasz zlecenie na konkretne czynności. Z `+ Dodaj > Zadanie` tworzysz osobne zadania:

- `Przygotowanie materiału - cięcie` - Marek, deadline 3 dni
- `Frezowanie liter` - Marek, deadline 5 dni
- `Malowanie` - Ania, deadline 8 dni
- `Montaż konstrukcji` - Tomek, deadline 12 dni
- `Pakowanie i wysyłka` - Tomek, deadline 15 dni

Dla zadań możesz mieć osobne statusy (np. `Do zrobienia`, `W trakcie`, `Skończone`) albo użyć tych samych co dla projektu - jak wygodniej.

Marek robi cięcie, robi zdjęcie telefonem, dorzuca pod swoje zadanie. Ania w komentarzu pisze "farba zatwierdzona, wysyłam zdjęcie próbki". Wszystko zostaje pod projektem - jak za pół roku ktoś będzie reklamował szyld, masz pełną historię realizacji.

## Krok 5: faktura i wysyłka

Gdy ostatnie zadanie zamyka się, projekt idzie na `Gotowe do wysyłki`. Z poziomu projektu wystawiasz fakturę (sekcja Faktury). Numer listu przewozowego, dane kuriera albo notatkę o odbiorze osobistym dorzucasz jako post (`+ Dodaj > Post`) lub w opisie projektu - tu zostaje historycznie.

Status na `Wysłane do klienta`, potem na `Zrealizowane` po potwierdzeniu odbioru.

## Krok 6: archiwizacja

Po zamknięciu zlecenia masz dwie opcje:

- ustawić status `Archiwalne` (kategoria zakończone) - projekt znika z aktywnych list, ale zostaje w bazie
- albo wyłączyć flagę `Aktywny` w edycji projektu - efekt podobny

Obie ścieżki zostawiają projekt wyszukiwalny i widoczny z karty klienta jako historyczny.

## Wyszukiwanie po pół roku

Klient dzwoni: "róbcie taki sam szyld jak rok temu, tylko mniejszy". Wchodzisz na `/organize/projects`, na górze masz wyszukiwarkę (lupka rozwija opcje zaawansowane). Wpisujesz nazwę firmy klienta albo szukasz po tagach (`szyld`, `fasada`, `aluminium`). Tagi dodajesz w edycji projektu - przydają się, gdy chcesz potem odsiać np. wszystkie zlecenia dla branży gastronomicznej.

Alternatywnie wchodzisz w kartę klienta w CRM i tam masz listę wszystkich jego projektów. Otwierasz tamten z zeszłego roku, kopiujesz parametry, zakładasz nowy.

## Powiadomienie klienta o postępie

Klienci często pytają "co u mojego zlecenia". Masz dwie ścieżki - ręcznie z karty projektu albo automatem na zmianie statusu.

### Ręcznie: + Dodaj > Dodaj e-mail

Gdy chcesz wysłać klientowi konkretną informację (np. "frezowanie skończone, zaraz idzie do malowania, zdjęcie w załączniku"), wchodzisz na kartę projektu i klikasz `+ Dodaj > Dodaj e-mail`. Otwiera się edytor maila:

- adresat podstawia się sam z klienta projektu
- wybierasz szablon z listy (np. `Przyjęcie zlecenia`, `Gotowe do wysyłki`, `Po realizacji - prośba o opinię`)
- system podstawia w treść placeholdery z projektu i klienta (`{{project.title}}`, `{{client.name}}`)
- ewentualnie dopisujesz coś od siebie albo wrzucasz załącznik (np. zdjęcie z produkcji)
- wysyłasz

Mail leci do klienta i jednocześnie zostaje przypięty pod projekt - cała korespondencja w jednym miejscu, każdy z zespołu widzi co już poszło.

Szablony maili dodajesz w `Mail > Szablony`. Te same szablony są dostępne i przy ręcznym wysyłaniu, i w automacie.

To dobre rozwiązanie, gdy informacja jest konkretna albo nietypowa - zdjęcie z produkcji, zmiana terminu, pytanie o detal. Albo gdy klient sam pyta o status i chcesz mu odpowiedzieć z pełnym kontekstem projektu pod ręką.

### Automatem: flow w Connect na zmianie statusu

Jeśli wolisz, żeby system sam pilnował komunikacji przy standardowych zmianach statusu, ustawiasz to przez moduł Connect. Flow ma trigger `zmiana statusu projektu` i akcję `wyślij szablon maila` (albo SMS).

Sama zmiana statusu nie wysyła nic automatycznie - to nie jest funkcja modułu Projekty z pudełka. Wszystko idzie przez Connect.

Typowe punkty wysyłki w pracowni:

- `Zatwierdzone do realizacji` - "Przyjęliśmy zlecenie, zaczynamy produkcję"
- `W produkcji` - "Twój szyld wszedł na produkcję, planowana wysyłka X"
- `Gotowe do wysyłki` - "Pakujemy, jutro nadajemy paczkę"
- `Wysłane do klienta` - numer listu przewozowego, link do śledzenia kuriera

Po ustawieniu masz cykl bez ręcznej roboty - klient dostaje informację o każdej istotnej zmianie, Ty masz spokój. Dla nietypowych spraw nadal używasz ręcznego `+ Dodaj > Dodaj e-mail` - obie ścieżki działają obok siebie.

## Co warto wiedzieć przy starcie

Przy pierwszym ustawieniu pracowni w Intum zazwyczaj zaczyna się od:

1. Statusy projektów (`/organize/statuses`) - 6-8 sztuk wystarczy
2. Statusy zadań - osobna lista, dopasowana do procesu produkcji
3. Tagi projektów - podstawowy zestaw kategorii zleceń (po czym potem chcesz filtrować)
4. Szablony maili dla klienta
5. Flow w Connect łączący zmianę statusu z wysyłką maila

Reszta dokleja się w trakcie. Nie ma sensu wszystkiego zaplanować na sztywno - po dwóch tygodniach pracy widać co działa, a co trzeba poprawić.


---

## API

### Ogólne API

# Intum API

Dokumentacja API platformy [Intum](https://intum.pl) - system operacyjny firmy.

## Host

Host jest zawsze taki sam jak adres konta: `xxxx.intum.com` lub `xxx.intum.pl` (w zależności od ustawień konta)

## Autoryzacja

Wszystkie requesty API wymagają `api_token`:
- header: `Authorization: Bearer TOKEN`

Token możesz wygenerować w **Ustawienia Konta** → **Tokeny API**