W codziennym funkcjonowaniu firmy sprawne zarządzanie informacją to podstawa. Zazwyczaj wyzwaniem nie jest samo zebranie danych o klientach, ale możliwość ich błyskawicznego posegregowania i odnalezienia dokładnie tych rekordów, których w danym momencie potrzebujemy.
Zamiast przeglądać ogólną listę „wszystkich klientów”, zaawansowany filtr pozwala wyciągnąć z bazy dokładnie tych, którzy spełniają konkretne kryteria – np. „klientów bez kontaktu od 30 dni” albo „firmy z wybranego regionu, które wpłaciły już ponad 10 tys. zł”.
Obecnie funkcja ta działa na liście klientów, ale stopniowo będzie wdrażana również w innych modułach systemu.
Gdzie to jest i jak zacząć?
Wszystko zaczyna się w jednym miejscu:
- Wejdź do zakładki Klienci w menu głównym.
- Kliknij w główne okienko wyszukiwarki na górze ekranu (oznaczone lupą „Szukaj w klientach…”).
- Rozwinie się panel dodatkowych warunków, na dole którego znajdziesz niebieski przycisk ⚙️ Filtr zaawansowany.
Wskazówka: Panel wyszukiwania pokazuje się na żądanie - dopóki go nie otworzysz, nie obciąża on listy i nie spowalnia działania systemu. Zbudowany filtr uruchamiasz niebieskim przyciskiem Wyszukaj.
Jak zbudować warunek?
Każda reguła, którą tworzysz w filtrze, składa się z trzech prostych elementów:
- Pole - czyli parametr, według którego szukasz (np. Nazwa, Status, Data utworzenia, Suma wpłat). MAsz tu do wyboru każde pole, które jest na karcie klienta
-
Operator - czyli działanie logiczne. Lista operatorów dopasowuje się automatycznie do typu wybranego pola:
- Dla tekstu: zawiera, jest, różne od, zaczyna się od, kończy się na, jest wypełnione.
- Dla liczb: równe, różne, większe, większe lub równe, mniejsze, mniejsze lub równe.
- Dla dat: po (większe lub równe), przed (mniejsze lub równe), równe.
- Dla pól typu tak/nie: równe.
-
Wartość- czyli konkretna treść, liczba lub data, z którą system ma porównać dane.
Przyciskiem + Dodaj warunek możesz dokładać kolejne reguły. U góry, w polu Dopasuj, decydujesz o logice ich łączenia:- Wszystkie warunki (AND): Klient musi spełnić wszystkie reguły jednocześnie (np. być z Mazowsza I mieć status Aktywny).
- Dowolny warunek (OR): Klient pojawi się na liście, jeśli spełni choć jedną z reguł (np. ma tag Mailing LUB tag Partner).
Inteligentne funkcje, które ułatwiają pracę
1. Warunki dynamiczne (Daty względne) - Zawsze aktualne wyniki
Filtry zaawansowane są w pełni automatyczne i dynamiczne. Jeśli dodasz nowego klienta spełniającego kryteria, system sam dopisze go do wyników.
Co więcej, w polach dat wcale nie musisz wpisywać sztywnych terminów z kalendarza. Możesz użyć specjalnych wyrażeń w podwójnych klamrach {{ }}, które system przelicza na bieżąco w momencie uruchomienia filtra:
-
{{today}}– dzisiejszy dzień. -
{{now}}– bieżąca chwila (z uwzględnieniem godziny). -
{{7 days ago}}lub{{30 days ago}}– 7 lub 30 dni temu (możesz też używać słów weeks, months, years). -
{{2 hours ago}}– dokładnie 2 godziny temu (bardzo precyzyjne, bez zaokrąglania). -
{{3 days from_now}}– za 3 dni w przyszłości.
Przykład zastosowania: Jeśli ustawisz warunek:
Ostatnia aktywność \| przed \| {{30 days ago}}, system natychmiast znajdzie klientów, z którymi nikt nie kontaktował się od miesiąca. Zaletą tego rozwiązania jest to, że zapisany filtr zawsze liczy czas od dnia dzisiejszego - nie musisz go co miesiąc konfigurować na nowo! Podczas wpisywania system sam podpowie Ci najczęstsze wyrażenia.
2. Filtrowanie „po powiązaniach” (Błyskawiczne działanie)
Wyszukiwanie klientów na podstawie historii ich działań bywa trudne, dlatego system zapisuje najważniejsze podsumowania bezpośrednio na karcie klienta. Dzięki temu możesz natychmiast i bez czekania filtrować bazę po takich polach jak: Ostatnia aktywność, Pierwszy kontakt, Liczba kontaktów czy Suma wpłat. Pozwala to w sekwencji ułamka sekundy wyciągnąć np. „klientów z więcej niż 3 kontaktami”.
3. Tryb zaawansowany (Własny JSON)
Dla najbardziej zaawansowanych użytkowników oraz bardzo skomplikowanej logiki przygotowaliśmy przycisk Zaawansowane (JSON). Pozwala on budować tzw. warunki zagnieżdżone (czyli grupy wewnątrz innych grup) przy użyciu dwóch głównych poleceń:
-
"all"(Wszystkie) - działa jak spoiwo „I”. Wszystkie elementy wewnątrz nawiasów kwadratowych[ ]muszą zostać spełnione jednocześnie. -
"any"(Dowolny) - działa jak spoiwo „LUB”. System wyświetli klienta, jeśli spełni on chociaż jeden z warunków wpisanych w nawiasach[ ].
Każdy pojedynczy warunek zamykamy w nawiasy klamrowe{ }, a całą grupę i listę opcji umieszczamy w nawiasach kwadratowych[ ].
Przykład: Zapis{ "any": [ { "status_id": 1 }, { "kind": { "contains": "vip" } } ] }oznacza, że szukamy klientów, którzy mają przypisany status o ID 1 LUB ich rodzaj zawiera w sobie słowo „vip”.
Główną zaletą tego trybu jest to, że grupy"all"oraz"any"można wkładać jedna w drugą (zagnieżdżać), tworząc zaawansowane formuły logiczne. W każdej chwili możesz wrócić do standardowego widoku, klikając przycisk ← Prosty filtr.
Zapisywanie filtrów jako „Segmenty”
Każdy zbudowany filtr możesz zapisać na przyszłość jako tzw. Segment (nazwany zestaw warunków), do którego wrócisz jednym kliknięciem myszki.
Obok przycisku Wyszukaj znajdziesz strzałkę w dół. Pod nią kryją się opcje:
- Zapisz warunki wyszukiwania - pozwala nadać nazwę filtrowi oraz zdecydować, czy ma być on prywatny, czy współdzielony z resztą zespołu.
- Zarządzaj filtrami - pozwala edytować i porządkować istniejące segmenty.
Mailingi: Pamiętaj, że każdy taki zapisany segment automatycznie staje się gotową, stale aktualizowaną listą adresatów do wysyłki masowych mailingów z systemu.
Bezpieczeństwo i dobre praktyki
- Zacznij od prostoty: Najlepsza metoda to dodanie jednego warunku, sprawdzenie wyników i stopniowe dokładanie kolejnych kryteriów, by kontrolować jak zawężają się dane.
- Ograniczenia systemowe: Ze względów bezpieczeństwa i wydajności filtrować można wyłącznie po polach udostępnionych dla danej listy. Inne wpisy (nawet te wprowadzone ręcznie w trybie JSON) zostaną zignorowane.
- Twoje uprawnienia: Filtr zawsze szanuje strukturę uprawnień na Twoim koncie - system nigdy nie wyświetli w wynikach wyszukiwania rekordów, do których nie posiadasz bezpośredniego dostępu.