Akcje

Sekcja Akcja (to wtedy…) mówi, co automatyzacja zrobi. Akcji może być kilka - przycisk Dodaj akcję dokłada kolejną, a Usuń ją zdejmuje.

Kolejność i błędy

Akcje wykonują się po kolei, od góry. Jeśli któraś skończy się błędem, następne się nie wykonają, a log pokaże numer akcji i przyczynę. Akcję najważniejszą warto więc dać na początek, a ryzykowną (np. webhook do zewnętrznego systemu) na koniec.

Każda akcja to Uruchom flow (przepływ z modułu Connect) albo Akcja predefiniowana - gotowa akcja z listy poniżej, wybierana w polu Rodzaj akcji.

Notyfikacja do użytkownika

Powiadomienie w aplikacji. W polu Użytkownik wybierasz konkretną osobę albo rolę wobec rekordu: Odpowiedzialny za rekord, Twórca rekordu, Ostatnio edytujący rekord.

Gdy odpowiedzialna jest grupa, powiadomienie dostaje każda osoba z grupy. Osobę na urlopie zastępuje jej zastępca. Treść (opcjonalna) może zostać pusta - system wstawi nazwę automatyzacji i rekordu.

Podnieś alarm

Podpina do rekordu Regułę SLA z modułu Alarmów. Dalej działają już kroki tej reguły: kolejne powiadomienia, kanały i czasy. To właściwa odpowiedź na „jeśli po 30 minutach nikt nie zareaguje, zrób X” - opóźnienia i ponowienia prowadzi alarm, a nie sama automatyzacja.

Zakończ, gdy zmieni się pole (opcjonalnie) - nazwy pól po przecinku, np. status_id. Alarm zgaśnie, gdy któreś z tych pól zmieni wartość względem chwili podniesienia alarmu. Reguły SLA opisuje pomoc Alarmów.

Wyślij e-mail z szablonu

Mail z wybranego Szablonu e-mail wysłany ze wskazanej Skrzynki nadawczej. Odbiorca to adres e-mail rekordu (np. klienta) albo klienta powiązanego z rekordem - przy interesie najpierw kontakt interesu, przy fakturze adres nabywcy.

Pomiń osoby, które zrezygnowały z wysyłek: zaznacz przy wysyłkach marketingowych - mail ominie adresy z listy rezygnacji. Nie zaznaczaj przy wiadomościach transakcyjnych (potwierdzenia, faktury), których rezygnacja z newslettera nie blokuje.

Maile z automatyzacji domyślnie nie zakładają nowych kontaktów ani klientów dla nieznanych adresów (opcja w ustawieniach poczty). Automatyzacja z tą akcją wymaga zatwierdzenia.

Wyślij SMS

SMS na numer telefonu rekordu albo klienta, wysyłany wyłącznie przez integrację SMS skonfigurowaną na koncie (np. SMSAPI) - koszt wysyłki idzie przez tę integrację. Bez integracji formularz pokaże informację, żeby ją najpierw dodać. Automatyzacja z tą akcją wymaga zatwierdzenia.

Wyślij wiadomość na czat

Wiadomość przez integrację czatu (np. Google Chat), z doklejoną nazwą rekordu. Dobre do powiadamiania całego zespołu na jego kanale.

Dodaj zadanie

Zadanie w module Zadania, np. „zadzwoń do klienta” po nieodebranym połączeniu. Pola:

• Tytuł zadania i osoba odpowiedzialna z pola Użytkownik,
• Zaplanuj na i Termin - opcjonalne daty, także wyliczane (patrz niżej),
• Szacowany czas w godzinach,
• Przenieś z weekendu na poniedziałek - data wypadająca w sobotę lub niedzielę przesuwa się na poniedziałek, godzina zostaje,
• Projekt - puste znaczy projekt rekordu, z którego ruszyła automatyzacja.

Opis zadania zawiera link do rekordu, a zadanie dostaje klienta rekordu.

Zmień wartość pola

Zmienia jedno pole rekordu: Modyfikowane pole i Nowa wartość. Pusta wartość czyści pole. Pole dodatkowe wskazuje się jako fields.<klucz>. Lista pól do zmiany jest ograniczona do bezpiecznych - pól systemowych automatyzacja nie zmieni. Faktur nie da się zmieniać - są kopią dokumentów z systemu księgowego.

Zmiana wprowadzona tą akcją nie uruchamia innych automatyzacji.

Wyślij webhook (POST na URL)

Wysyła dane rekordu i automatyzacji w formacie JSON na URL webhooka. Token (opcjonalny) idzie w nagłówku autoryzacji. Odpowiedź serwera z błędem to błąd akcji. Różnicę między tą akcją a zwykłym webhookiem opisuje Webhooki.

Zbiorczy raport (digest)

Jeden raport z listą wszystkich rekordów znalezionych przez zapisany filtr - zamiast osobnej akcji na każdym rekordzie. Działa tylko przy momencie Wyszukiwanie po filtrze i musi być jedyną akcją automatyzacji.

Odbiorca zawsze dostaje powiadomienie w aplikacji, a po wskazaniu skrzynki także maila z listą i linkami do rekordów. Gdy filtr nic nie znajduje, raport nie wychodzi.

Import i synchronizacja klientów CRM

Przetwarza paczki danych wysłane przez API do bufora importów i zakłada albo aktualizuje klientów w CRM. Wymaga momentu Akcja cykliczna. Pola Wielkość porcji, Pola łączące i Zapisuj niezdefiniowane pola oraz sam bufor opisuje Bufor importów.

Pola rekordu i daty w treści

W treściach akcji (powiadomienie, tytuł zadania, nowa wartość pola) można wstawiać pola rekordu w podwójnych nawiasach klamrowych, np. „Witaj {{name}}” albo {{fields.umowa_do}}.

W polach dat działają dodatkowo:

• {{today}} - dzisiaj, np. {{today}} 10:00,
• {{7 days from_now}} - za 7 dni,
• data z pola rekordu z przesunięciem, np. {{date_to - 30 days}} - 30 dni przed datą końca.

Gdy pole z datą jest w rekordzie puste, wyliczona data też zostaje pusta.