Jak działa Pliki i dokumenty

Moduł trzyma cztery rodzaje elementów w jednym drzewie folderów: foldery, pliki, dokumenty i szablony dokumentów. Ten artykuł pokazuje, jak się ze sobą łączą, zanim przejdziesz do poszczególnych funkcji.

Przeglądarka plików

Główny ekran to lista zawartości bieżącego folderu - taka sama przeglądarka pokazuje się zarówno w katalogu głównym, jak i po wejściu w dowolny folder. Widok przełącza się między listą a kafelkami przyciskami przy nazwie folderu, a wybór zapamiętuje się na koncie (opisane w Ustawieniach). Kliknięcie folderu otwiera jego zawartość, kliknięcie pliku obrazu, PDF-a albo dokumentu otwiera podgląd na pełnym ekranie, a pozostałe pliki pobierają się albo otwierają w nowej karcie.

Foldery, pliki i dokumenty

• Folder porządkuje zawartość i może zawierać kolejne foldery, pliki i dokumenty.
• Plik to pojedynczy załącznik wgrany z dysku (zdjęcie, PDF, arkusz i tak dalej).
• Dokument to treść wpisana wprost w aplikacji (tekst sformatowany), do której można dodatkowo dołączyć pliki i powiązać go z klientem, kontaktem, interesem, projektem lub osobą odpowiedzialną z CRM.

Każdy z tych trzech elementów ma nazwę unikalną w obrębie folderu, w którym leży, i własny poziom dostępu - patrz Udostępnianie i dostęp.

Szablony dokumentów

Szablon dokumentu to gotowa treść z polami do podstawienia (na przykład dane klienta czy numer interesu). Nie leży w drzewie folderów - ma osobną listę pod Szablony dokumentów. Dokument wygenerowany z szablonu trafia na listę dokumentów jak każdy inny, wygenerowany plik (PDF, CSV albo XML) zapisuje się jako jego załącznik. Szczegóły w Szablonach dokumentów.

Otwieranie przez adres i publiczny link

Każdy folder ma swój adres zbudowany z nazw folderów po drodze (na przykład /drive/f/Klienci/Kontrakty), więc link do folderu albo pliku można wkleić w wiadomości - osoba z dostępem po otwarciu trafi od razu we właściwe miejsce. Osobno od tego, folder albo plik można udostępnić linkiem publicznym, który działa bez logowania - opisane w Publicznym linku.

Gdy coś nie działa

• Elementu nie widać na liście - sprawdź Nie widać folderu, pliku ani dokumentu.
• Coś więcej po drodze - zacznij od Szybkiej pomocy.