Aktywności - kto co zrobił

System sam zapisuje, co dzieje się na koncie: kto dodał klienta, kto zmienił termin zadania, komu wyszedł e-mail i czy dotarł. Nikt tego nie prowadzi ręcznie - wpis powstaje przy okazji pracy. Zaglądasz tu, gdy chcesz odtworzyć, skąd wzięła się jakaś zmiana, albo cofnąć taką, która nie powinna była się wydarzyć.

Co trafia do historii

Zapisujemy zdarzenia z całego systemu - zadania, klientów, kontakty, e-maile, zgłoszenia, formularze, wpisy bazy wiedzy, zamówienia. Wpis mówi, kto, kiedy i czego dotyczyła akcja, a przy zmianie pól - także co się zmieniło z czego na co.

Osobną grupą są zdarzenia e-maili: oprócz samego wysłania widać, czy wiadomość dotarła, czy odbiła się od serwera odbiorcy i z jakim powodem. To zwykle najszybsza odpowiedź na pytanie „czy klient dostał ofertę”.

Gdzie szukać

Są dwa miejsca i różnią się zakresem:

• Lista aktywności - cała historia konta w jednym miejscu, z wyszukiwarką. Tu trafiasz, gdy szukasz zdarzenia, ale nie wiesz dokładnie, którego rekordu dotyczyło
• Historia na karcie - ramka „Aktywności” na karcie klienta, zadania, kontaktu czy zgłoszenia. Pokazuje wyłącznie zdarzenia tego jednego rekordu, od najnowszego. Odsyłacz „więcej” pod ramką otwiera tę samą historię na pełnej liście

Kliknięcie wpisu otwiera jego szczegóły: pełną listę zmienionych pól i obiekty, których akcja dotyczyła.

Kto co widzi

Zasada jest jedna: widzisz historię tego, do czego masz dostęp.

Na karcie rekordu masz więc pełną historię - skoro wolno Ci oglądać tego klienta, wolno Ci też wiedzieć, kto go zmieniał. Dotyczy to również zmian wprowadzonych przez innych. Jeśli dostępu do rekordu nie masz, jego historii też nie zobaczysz.

Pełna lista aktywności działa inaczej, bo nie dotyczy żadnego konkretnego rekordu:

• zwykły użytkownik widzi na niej tylko własne zdarzenia,
• właściciel i administrator widzą aktywności całej firmy,
• innym rolom to samo daje uprawnienie Zarządzanie aktywnościami, które nadaje się w rolach.

Filtr „Stworzył” w wyszukiwarce pojawia się tylko tam, gdzie jest co filtrować - czyli u osób widzących aktywności innych.

Jak odszukać konkretne zdarzenie

Nad listą jest pole wyszukiwania, a pod przyciskiem obok - dodatkowe warunki:

• Moduł zawęża do jednego obszaru systemu (zadania, poczta, CRM),
• Rodzaj to konkretny typ zdarzenia, np. założenie klienta albo wysyłka wiadomości,
• Data od / Data do ograniczają okres,
• Stworzył wybiera autora zdarzenia.

Warunki się sumują. Zaznaczenie Zliczaj rekordy dokłada do wyników liczbę znalezionych wpisów - przy szerokim zakresie dat wydłuża to wyszukiwanie, dlatego domyślnie jest wyłączone.

Cofanie zmiany

Na szczegółach wpisu bywa przycisk Cofnij zmianę. Przywraca on wartości pól sprzed tej zmiany. Kilka rzeczy warto wiedzieć, zanim go użyjesz:

• cofnąć można tylko najnowszą zmianę danego rekordu - starsze poprawki trzeba wycofywać po kolei,
• jeśli zmiana objęła wiele elementów naraz (akcja masowa), cofnięcie dotyczy wszystkich,
• samego cofnięcia nie da się cofnąć; wraca się do poprzedniego stanu zwykłą edycją,
• przycisku nie ma, gdy zdarzenie niczego nie zmieniało - np. przy podejrzeniu karty czy wysyłce e-maila.

Domyślnie cofasz własne zmiany. Wycofywanie cudzych otwiera uprawnienie Cofanie cudzych aktywności.

Czego nie da się zrobić

Aktywności nie da się usunąć z poziomu konta. To celowe: historia ma być wiarygodna, więc nikt - łącznie z właścicielem - nie może wyciąć z niej pojedynczego wpisu. Kasowanie zostało po stronie obsługi technicznej systemu i służy wyłącznie porządkom po błędach.

Stare wpisy znikają też same, gdy minie okres przechowywania historii - aktywności służą do odtwarzania niedawnych zdarzeń, a nie do archiwum na lata.