Import klientów i kontaktów z pliku

Gdy masz klientów albo kontakty w arkuszu (np. eksport z innego systemu albo lista zebrana w Excelu), nie trzeba przepisywać ich ręcznie - Import klientów i kontaktów wczytuje plik CSV, TSV albo XLSX, pozwala dopasować kolumny do pól CRM i sam decyduje, które wiersze są nowymi rekordami, a które aktualizacją już istniejących. Integracja jest osobną aplikacją, nie częścią samego modułu CRM - włączasz ją raz, dla całego konta.

Włączenie aplikacji

Aplikacja jest widoczna na liście Aplikacje (sekcja integracji) oraz wprost w CRM → Ustawienia, w sekcji Integracje i dodatki. Dopóki nie jest aktywna, kafelek jest wyszarzony i widać tylko przycisk Aktywuj (dostępny dla administratorów konta) - po aktywacji kafelek linkuje od razu do aplikacji.

Skąd wziąć plik

Najprościej wyeksportować dane z Excela albo arkusza Google: Plik → Zapisz jako / Eksportuj i wybrać format CSV (wartości rozdzielone przecinkiem albo średnikiem) albo XLSX. Format XLSX jest bezpieczniejszy dla polskich znaków - CSV zapisany starszym Excelem na Windows zwykle koduje polskie znaki w Windows-1250, więc przy imporcie takiego pliku wybierz to kodowanie ręcznie, jeśli automatyczne wykrywanie nie poradzi sobie z ogonkami. Stary format .xls (Excel 97-2003) nie jest obsługiwany - trzeba zapisać plik jako .xlsx.

Limity pliku: maksymalnie 100 MB i 5000 wierszy na jeden import - większy plik trzeba podzielić na kilka mniejszych.

Nowy import

Na liście historii importów kliknij + Nowy import (albo Uruchom pierwszy import, gdy historia jest pusta):

1. Co importujesz? - wybierz Klienci albo Kontakty. Import kontaktów dodatkowo wiąże każdy wiersz z klientem - patrz Kontakty i przypisanie do klienta.
2. Wskaż Plik (CSV / TSV / XLSX) - przeciągnij go na pole albo kliknij, żeby wybrać z dysku.
3. Separator - Przecinek (,), Średnik (;) albo Tabulator (dla plików TSV; XLSX go ignoruje).
4. Kodowanie - Wykryj automatycznie, UTF-8, Windows-1250, ISO-8859-1 albo CP-852 - patrz Skąd wziąć plik.
5. Checkbox Pierwszy wiersz jest nagłówkiem - zaznaczony (domyślnie), gdy w pliku pierwszy wiersz to nazwy kolumn, a nie dane.

Przycisk Dalej - mapuj kolumny wczytuje plik i przechodzi do mapowania.

Mapowanie kolumn

Ekran pokazuje tabelę: dla każdej kolumny z pliku wybierasz Pole docelowe z listy (albo (pomiń kolumnę), gdy dana kolumna ma zostać zignorowana), pod spodem - jeśli plik ma nagłówek

• oryginalną nazwę kolumny z pliku, a niżej podgląd kilku pierwszych wierszy danych.

System próbuje dopasować kolumny sam (auto-mapowanie) - porównuje nazwę nagłówka z pliku z nazwami i tłumaczeniami pól CRM (np. kolumna „Email” albo „E-mail” trafi automatycznie na pole Email). Kolumny, których nie udało się dopasować, mają żółte tło i licznik Niezmapowanych kolumn nad tabelą - taką kolumnę można zmapować ręcznie albo zostawić pominiętą (wtedy jej dane nie trafią do CRM).

Dostępne pola docelowe to pola standardowe klienta albo kontaktu (nazwa, e-mail, telefon, NIP, adres, status, kategoria, osoba odpowiedzialna, dział i inne - zależnie od tego, czy importujesz klientów czy kontakty) oraz pola własne konta, jeśli są skonfigurowane. Komórka z kilkoma adresami e-mail albo numerami telefonu (rozdzielonymi przecinkiem albo średnikiem) tworzy dla każdego dodatkowego adresu osobny kontakt powiązany z tym samym klientem - pierwszy adres trafia na główny rekord z wiersza.

Pola Status, Kategoria, Osoba odpowiedzialna i Dział w pliku mogą być podane jako liczbowe id albo jako nazwa (dla osoby odpowiedzialnej też e-mail albo „Imię Nazwisko”) - system sam dopasowuje nazwę do rekordu w koncie.

Pod tabelą mapowania:

• Polityka duplikatów - patrz Polityka duplikatów,
• przy imporcie kontaktów dodatkowo Gdy brak istniejącego klienta - patrz Kontakty i przypisanie do klienta,
• Domyślny status, Domyślna kategoria, Domyślny opiekun, Domyślny dział - wyszukiwarki, które uzupełniają dany wiersz tylko wtedy, gdy w pliku (po mapowaniu) nie ma dla niego wartości,
• przy imporcie klientów - Domyślne tagi (kilka naraz, z możliwością dopisania nowego tagu),
• Lista mailingowa - pole widoczne tylko, gdy w koncie działa moduł Marketing. Wybierasz istniejącą listę albo wpisujesz nazwę nowej - na listę trafiają tylko wiersze z adresem e-mail w pliku.

Przycisk uruchamiający import to Importuj klientów albo Importuj kontakty (etykieta zależy od wybranego rodzaju).

Polityka duplikatów

Decyduje, co zrobić z wierszem, dla którego system znalazł już pasujący rekord w CRM:

• Aktualizuj istniejące rekordy (domyślna) - dopasowany rekord jest aktualizowany danymi z wiersza, reszta pól zostaje bez zmian. Wybieraj tę opcję do zasilania i odświeżania bazy, którą już prowadzisz w Intum.
• Twórz nowe (nawet jeśli istnieją duplikaty) - każdy wiersz zakłada nowy rekord, niezależnie od tego, czy podobny już istnieje. Używaj świadomie - łatwo tak zrobić duplikaty, które potem trzeba będzie scalać ręcznie.
• Pomiń istniejące - dopasowany rekord zostaje bez zmian, wiersz liczy się jako pominięty. Przydatna do jednorazowego dosypania tylko brakujących rekordów bez ryzyka nadpisania tego, co już jest w CRM.

Jak system dopasowuje wiersz do istniejącego klienta (w tej kolejności, pierwsze trafienie wygrywa): zewnętrzne ID → NIP → REGON → e-mail kontaktu → telefon kontaktu.

Kontakty i przypisanie do klienta

Import kontaktów szuka klienta, do którego dany kontakt ma zostać przypisany, w kolejności: id klienta → zewnętrzne ID klienta → NIP klienta → nazwa klienta (kolumny Klient (…) w mapowaniu). Sam kontakt jest dopasowywany do istniejącego rekordu po numerze PESEL, e-mailu albo telefonie - w obrębie znalezionego klienta, a gdy klienta nie udało się rozpoznać - w całej bazie kontaktów konta.

Gdy dla wiersza nie znaleziono ani kontaktu, ani klienta, decyduje Gdy brak istniejącego klienta:

• Pomiń wiersz (gdy nie ma istniejącego klienta) (domyślna) - wiersz liczy się jako pominięty, żaden kontakt nie powstaje,
• Utwórz nowego klienta z danych kontaktu - zakłada nowego klienta z nazwy (albo imienia i nazwiska, albo e-maila/telefonu, gdy nazwy brak) i podpina pod niego nowy kontakt. Zanim założy nowego klienta, sprawdza jeszcze, czy klienta z tym samym e-mailem albo telefonem już nie ma - żeby nie robić duplikatu,
• Zostaw kontakt bez klienta - kontakt powstaje, ale bez powiązania z żadnym klientem.

Postęp i wynik

Po uruchomieniu importu widać pasek postępu i bieżące liczniki Zaimportowane / Pominięte / Błędy - stronę można zamknąć, import działa w tle, a po zakończeniu dostajesz powiadomienie w Intum.

Po zakończeniu ekran Import zakończony pokazuje podsumowanie oraz:

• link Zobacz wszystkie N zaimportowanych klientów/kontaktów - otwiera listę w CRM przefiltrowaną do rekordów z tego importu,
• podgląd pierwszych zaimportowanych rekordów (z linkami do kart klienta/kontaktu),
• tabelę Wiersze z błędami - numer wiersza, treść błędu i wartości z pliku; przy dużej liczbie błędów przycisk Pokaż wszystkie N dociąga pełną listę.

Historia importów

Lista importów pokazuje plik, rodzaj (Klienci/Kontakty), status, liczby zaimportowanych/ pominiętych/błędnych wierszy i datę. Przy każdym wpisie można Pobierz oryginalny plik albo Otwórz przebieg - dla ukończonego importu wraca do ekranu wyniku, dla przerwanego mapowania - z powrotem do mapowania kolumn.

Gdy coś nie działa

• „Plik jest za duży (max 100 MB)” - podziel plik na mniejsze części.
• „Plik ma za dużo wierszy (max 5000)” - to samo, jeden import obsługuje maksymalnie 5000 wierszy.
• „Format .xls (Excel 97-2003) nie jest wspierany. Zapisz plik jako .xlsx.” - otwórz plik w Excelu i zapisz go ponownie w formacie .xlsx.
• „Nieznany format pliku” - obsługiwane rozszerzenia to .csv, .tsv, .txt i .xlsx.
• Polskie znaki wyglądają jak krzaki w podglądzie mapowania - zmień Kodowanie na Windows-1250 (typowe dla CSV zapisanego z polskiego Excela na Windows) i wróć do ekranu wgrywania pliku.
• „Brak danych do utworzenia nowego klienta (wymagane: nazwa klienta, imię/nazwisko, email lub telefon)” - przy imporcie kontaktów z opcją Utwórz nowego klienta z danych kontaktu: wiersz nie ma żadnej z tych wartości, więc nie da się z niego złożyć nazwy nowego klienta. Uzupełnij plik albo zmień politykę na Zostaw kontakt bez klienta.
• Inne błędy przy pojedynczych wierszach (np. przekroczony limit długości pola, nieprawidłowy format e-maila) trafiają do tabeli Wiersze z błędami na ekranie wyniku - reszta wierszy importuje się normalnie, błąd jednego wiersza nie przerywa całego importu.

Powiązane

• Scalanie klientów - gdy import (z polityką Twórz nowe) założy duplikat zamiast dopasować istniejącego klienta.
• Synchronizacja z Fakturownia.pl - alternatywne źródło klientów, gdy oprócz Intum korzystasz z Fakturowni.