Prawidłowe rozróżnienie profilu Klienta od Kontaktu to klucz do utrzymania porządku w bazie CRM i skutecznego zarządzania historią komunikacji. W systemie Sugester relacja między nimi opiera się na bardzo wygodnej strukturze 1 do wielu.
Oznacza to, że jeden nadrzędny profil klienta może skupiać wokół siebie wiele różnych osób kontaktowych.
Klient (Firma / Instytucja)
Klient to główny, nadrzędny profil w systemie, reprezentujący całą instytucję, firmę lub organizację, z którą współpracujesz.
Do czego służy? Pozwala gromadzić ogólne dane rejestrowe firmy (takie jak pełna nazwa, NIP czy adres główny).
Agregacja danych: To serce całej relacji - na karcie Klienta gromadzi się całościowa, zbiorcza historia wszystkich działań, interesów, transakcji oraz zgłoszeń e-mail/helpdesk zebranych od wszystkich pracowników tej firmy.
Kontakt (Osoba / Pracownik)
Kontakt to konkretna osoba fizyczna (np. pracownik, menedżer czy dyrektor), która jest przypisywana bezpośrednio do profilu danego Klienta.
Do czego służy? Umożliwia przypisanie unikalnych danych bezpośrednich do konkretnego człowieka - takich jak imię, nazwisko, jego osobisty służbowy e-mail, bezpośredni numer telefonu czy zajmowane w firmie stanowisko.
Wielu pracowników w jednej firmie: Pod jednego Klienta (np. Firma XYZ) możesz podpiąć tylu pracowników, z iloma realnie utrzymujesz kontakt (np. Panią Kasię z księgowości, Pana Tomasza z działu IT oraz Pana Janusza, który jest prezesem).
Ważna zasada: Dziedziczenie działów
W systemie obowiązuje ścisła hierarchia struktury organizacyjnej:
Jeśli przypiszesz nadrzędnego Klienta do konkretnego działu w swojej firmie, każdy przypisany do niego Kontakt automatycznie dziedziczy ten dział.
Osoba kontaktowa nie może mieć ustawionego innego działu niż firma macierzysta (Klient), pod którą podlega. To zabezpieczenie, które gwarantuje spójność uprawnień i porządek w przypisywaniu spraw wewnątrz Twojego zespołu.
Podsumowanie w pigułce:
Kiedy pisze do Ciebie Pan Adam z działu zaopatrzenia firmy X, system wie, że Kontaktem jest Adam Nowak, ale całą tę rozmowę zapisze również na zbiorczej karcie Klienta X. Dzięki temu, nawet jeśli Pan Adam odejdzie z pracy, a jego miejsce zajmie ktoś inny, cała historia ustaleń i transakcji z tą firmą pozostanie bezpieczna w jednym miejscu!