Czym jest autoresponder?
Autoresponder to automatyczna odpowiedź wysyłana do nadawcy, gdy ktoś napisze na Twoją skrzynkę. Typowe zastosowanie - informacja o urlopie: “Jestem niedostępny do 25 kwietnia, w pilnych sprawach proszę pisać do ania@firma.pl”.
Autoresponder można włączyć na stałe lub ustawić na konkretny okres (np. od poniedziałku do piątku, od 1 do 14 lipca). Można też ograniczyć go do wybranych godzin - przydatne gdy chcesz informować klientów, że poza godzinami pracy nikt nie odpowie od razu.
Konfiguracja
- Przejdź do Mail -> Skrzynki
- Kliknij na skrzynkę, którą chcesz skonfigurować
- Rozwiń Więcej opcji
- Znajdź sekcję Autoresponder
Pola do wypełnienia
Włącz autoresponder - główny przełącznik. Po włączeniu pojawią się pozostałe pola.
Okres działania:
- Data rozpoczęcia i Data zakończenia - zakres dat, w którym autoresponder jest aktywny. Jeśli zostawisz puste, autoresponder działa bez ograniczenia czasowego
- Godziny - opcjonalny zakres godzin (np. 17:00 - 08:00, żeby informować o odpowiedziach dopiero rano). Jeśli zostawisz puste, autoresponder działa całą dobę
- Strefa czasowa - domyślnie strefa czasowa Twojego konta
Treść odpowiedzi:
- Temat - temat emaila z automatyczną odpowiedzią (wymagane)
- Treść - treść wiadomości, edytor z formatowaniem i możliwością dodania obrazków (wymagane)
Przykłady użycia
Urlop
Data od 1.07 do 14.07, godziny puste (cała doba):
Temat: Jestem na urlopie
Cześć, dziękuję za wiadomość. Jestem na urlopie do 14 lipca. Odpowiem po powrocie. W pilnych sprawach proszę o kontakt z Anią Kowalską: ania@firma.pl
Poza godzinami pracy
Daty puste (zawsze), godziny 17:00 - 08:00:
Temat: Odpowiemy rano
Dziękujemy za wiadomość. Nasz zespół pracuje w godzinach 8:00 - 17:00. Odpowiemy następnego dnia roboczego.
Na stałe (np. skrzynka archiwalna)
Daty puste, godziny puste:
Temat: Ten adres nie jest obsługiwany
Ten adres e-mail nie jest już aktywny. Prosimy o kontakt na nowy adres: kontakt@firma.pl
Szybkie włączanie i wyłączanie
Jeśli masz skonfigurowaną treść autorespondera, nie musisz za każdym razem wchodzić w edycję skrzynki. Na liście skrzynek (Mail -> Skrzynki) dostępne są przyciski do szybkiego włączenia/wyłączenia autorespondera na wszystkich Twoich skrzynkach jednocześnie.
Przydatne gdy wyjeżdżasz - jedno kliknięcie włącza autoresponder na wszystkich skrzynkach. Po powrocie - jedno kliknięcie wyłącza.
Kto może konfigurować autoresponder?
- Administrator (uprawnienie mailboxes) - pełna konfiguracja wszystkich skrzynek
- Właściciel skrzynki - konfiguracja autorespondera na swojej skrzynce (wszystkie pola)
- Marketing (uprawnienie mailboxes_marketing) - tylko edycja tematu i treści, bez ustawień czasowych
Autoresponder a zastępstwa
Autoresponder informuje nadawcę, że nikogo nie ma - ale nie rozwiązuje problemu. Klient wie o nieobecności, ale sam musi zdecydować co dalej.
Jeśli zależy Ci, żeby klient dostał odpowiedź od razu (bez przerzucania na niego szukania zastępcy), warto połączyć autoresponder z systemem nieobecności i zastępstw. Autoresponder poinformuje, a mechanizm zastępstw przekieruje ticket do kogoś, kto faktycznie odpowie.