W Intum możesz tworzyć własne foldery, aby lepiej kategoryzować przychodzące wiadomości (np. według typów zgłoszeń czy konkretnych klientów). Foldery pomagają utrzymać porządek w głównym Inboxie i ułatwiają współpracę zespołową.
Gdzie znaleźć Foldery?
Dostęp do folderów uzyskasz na dwa sposoby:
- Z paska bocznego - w module Mail, po lewej stronie pod głównymi skrzynkami, znajduje się sekcja Foldery. Rozwiń ją, aby zobaczyć wszystkie swoje foldery.
- Z menu modułów - kliknij ikonę czterech kropek w prawym górnym rogu, a następnie w sekcji Mail wybierz odnośnik Foldery.
Jak utworzyć nowy folder?
- Przejdź do listy folderów (4 kropki -> Mail -> Foldery)
- Kliknij przycisk Utwórz folder
- Wypełnij formularz:
- Nazwa - wpisz nazwę folderu, np. “Reklamacje” lub “Zamówienia”
- Opis - krótka informacja o przeznaczeniu folderu
- Odpowiedzialny - wskaż pracownika, do którego domyślnie mają być przypisywane maile trafiające do tego folderu
- Dział - możesz ograniczyć widoczność folderu tylko dla wybranych grup pracowników
- Ukryty - zaznacz, jeśli folder ma być widoczny tylko dla administratorów
Praca z folderami
Automatyzacja przez filtry to najskuteczniejszy sposób. Ustaw filtry, które automatycznie posegregują wiadomości - np. wszystkie maile ze słowem “faktura” w temacie trafią od razu do folderu “Księgowość”.
Możesz też ręcznie przenosić wiadomości - zaznacz mail i na górnej belce wybierz docelowy folder opcją “Przenieś do”.
Na liście folderów widzisz liczbę nieprzeczytanych wiadomości oraz osobę odpowiedzialną za dany obszar.
Jeśli korzystasz z folderów do obsługi konkretnych procesów, warto w ustawieniach folderu przypisać stałą osobę odpowiedzialną. Dzięki temu każdy mail, który tam trafi, od razu pojawi się w Inboxie właściwego pracownika.
Widoczność wiadomości w folderach
Przypisanie wiadomości do folderu nie usuwa jej z głównego widoku pracy. Intum jest zaprojektowany tak, aby żaden mail nie umknął uwadze:
- Maile z osobą odpowiedzialną - po dodaniu do folderu nadal są widoczne w Inbox tej osoby
- Maile bez osoby odpowiedzialnej - po dodaniu do folderu są jednocześnie widoczne w folderze Do przydzielenia
Foldery służą jako dodatkowa kategoryzacja tematyczna, podczas gdy główne foldery systemowe (Inbox / Do przydzielenia) wciąż informują o statusie obsługi danego maila.