Reguły automatyzacji wykonują za Ciebie powtarzalne czynności: powiadamiają, zmieniają pola, wysyłają e-maile i SMS-y, tworzą zadania. Znajdziesz je w module Automatyzacja, w sekcji Automatyzacje.
Każda reguła składa się z trzech części:
- kiedy (wyzwalacz) - co uruchamia regułę,
- jeśli (warunki) - kiedy reguła ma zadziałać,
- to (akcje) - co ma się wykonać, po kolei.
Wyzwalacze
Zdarzenie - reguła reaguje na utworzenie lub zmianę rekordu: zadania, projektu, klienta, zgłoszenia albo wyniku formularza. Przykład: status zadania zmienił się na “Reklamacja”.
Harmonogram - reguła działa cyklicznie według wyrażenia cron, np. codziennie o 7:00.
Przesunięcie w czasie - reguła wykonuje się dla każdego rekordu po zadanym czasie od pola daty, np. 3 dni po utworzeniu klienta albo 24 godziny przed terminem zadania. Każdy rekord przechodzi przez taką regułę dokładnie raz.
Warunki
Najprostszy warunek to pole = wartość, np. status_id = 5. Można też sprawdzać:
- zmianę pola: “status zmienił się z X na Y” (tylko dla zdarzeń typu zmiana),
- kilka wariantów naraz (grupa “any” - wystarczy, że jeden pasuje),
- negację, zawieranie tekstu, porównania większe/mniejsze, czy pole jest wypełnione.
Puste warunki oznaczają, że reguła działa zawsze. Dla reguł czasowych warunek jest sprawdzany w momencie wykonania kroku - jeśli jeszcze nie pasuje, system ponawia sprawdzenie przez 7 dni.
Akcje
Reguła może mieć wiele akcji, wykonują się po kolei:
- notyfikacja do osoby (także “odpowiedzialny za rekord”, “twórca” - z zastępstwami urlopowymi),
- zmiana pola rekordu, np. ustaw priorytet,
- e-mail z szablonu do klienta,
- SMS na telefon klienta (przez konektor SMS skonfigurowany w koncie),
- wiadomość na czat, np. Google Chat,
- nowe zadanie dla zespołu,
- uruchomienie eskalacji - gdy potrzebujesz ponowień w czasie (“po 5 minutach przypomnij, po godzinie SMS do szefa”),
- webhook (POST na zewnętrzny adres) albo własny flow.
W treściach można używać pól rekordu w nawiasach: {{name}}, {{title}} - system podstawi wartości.
Testowanie i kontrola
Na stronie reguły jest przycisk Testuj - podajesz numer rekordu i widzisz, czy warunki są spełnione i co dokładnie by się wykonało, bez realnej wysyłki. Obok jest log wykonań: każde uruchomienie z wynikiem i powodem.
Wbudowane bezpieczniki:
- akcje reguł nie uruchamiają kolejnych reguł (ochrona przed pętlą),
- limit wykonań na godzinę chroni przed lawiną,
- po serii błędów reguła wyłącza się sama, a twórca dostaje notyfikację,
- opcjonalne okno godzin, np. wysyłki tylko między 8:00 a 18:00.
Kampanie e-mail
Do sekwencji e-maili do klientów (np. powitanie, poradnik po 3 dniach, przypomnienie po tygodniu) służy aplikacja Kampanie e-mail z katalogu aplikacji. Tworzy ona zwykłe reguły czasowe, więc wszystko widać także na liście Automatyzacji.