Przechodzisz do Intum z innej poczty albo innego systemu i chcesz mieć pod ręką całą dotychczasową korespondencję z klientami? Wyeksportuj pocztę ze starej skrzynki do pliku i wgraj ją aplikacją Import poczty. Maile trafią do wybranej skrzynki, połączą się w wątki i z kontaktami w CRM tak samo jak poczta, która przychodzi na bieżąco.
Włączenie aplikacji
Aplikację włącza administrator konta przyciskiem Aktywuj na liście Aplikacje (kategoria Importy) albo w Mail → Ustawienia. Po aktywacji kafelek prowadzi prosto do ekranu importu.
Zanim zaczniesz, załóż skrzynkę, do której ma trafić poczta - najlepiej z tym samym adresem co w poprzednim systemie. Wtedy maile wysłane z tego adresu od razu trafią do Wysłanych.
Jakie pliki można wgrać
- EML - pojedyncza wiadomość zapisana z programu pocztowego,
- mbox - cały folder albo cała skrzynka w jednym pliku (tak eksportują Gmail, Thunderbird i Apple Mail),
- ZIP z plikami EML, z folderem Maildir (kopia skrzynki z serwera pocztowego) albo z plikami mbox - np. cały eksport z Google Takeout.
Plik może mieć najwyżej 200 MB. Większy eksport podziel na kilka części (np. osobno każdy folder albo rok) i wgraj je po kolei.
Jak wyeksportować pocztę
Gmail / Google Workspace - wejdź na takeout.google.com, zaznacz tylko Poczta, a w opcjach możesz wybrać konkretne etykiety. Google przygotuje plik ZIP z plikami mbox i wyśle link do pobrania. Wiadomości ze spamu, kosza, wersje robocze i stare czaty (Hangouts) import sam pominie.
Thunderbird - zainstaluj dodatek ImportExportTools NG, kliknij folder prawym przyciskiem i wybierz eksport folderu do mbox (albo wiadomości do EML spakowanych w ZIP).
Apple Mail - zaznacz skrzynkę i wybierz Skrzynka → Eksportuj skrzynkę. Powstanie folder
.mbox - spakuj go do ZIP (prawy przycisk → Kompresuj) i wgraj ten plik.
Outlook - klasyczny Outlook zapisuje całą skrzynkę do pliku PST, którego import jeszcze nie czyta. Najprościej podłączyć tę skrzynkę do Thunderbirda i wyeksportować z niego mbox. Pojedyncze wiadomości możesz też przeciągnąć z Outlooka do folderu na dysku i spakować je do ZIP.
Poczta w przeglądarce (webmail, np. Roundcube) - zaznacz wiadomości albo cały folder i wybierz Pobierz - dostaniesz plik ZIP z plikami EML.
Firmao i inne systemy CRM - Firmao, podobnie jak większość systemów CRM, nie eksportuje poczty do pliku, tylko pokazuje maile ze skrzynki do niego podłączonej. Wyeksportuj więc pocztę z tej skrzynki - z Gmaila, Outlooka albo webmaila u dostawcy poczty - jednym ze sposobów opisanych wyżej. Eksport listy wiadomości do Excela/CSV z CRM-u się nie nada: nie ma w nim załączników ani informacji potrzebnych do połączenia maili w wątki.
Nowy import
- Kliknij + Nowy import (albo Uruchom pierwszy import, gdy historia jest pusta).
- Wybierz Skrzynkę docelową.
- Wskaż plik - przeciągnij go na pole albo kliknij, żeby wybrać z dysku.
- Zostaw zaznaczone Od razu przenieś zaimportowane wątki do archiwum, jeśli stara poczta ma nie zasypać skrzynki odbiorczej. Zarchiwizowane wątki znajdziesz w wyszukiwarce poczty i na kartach klientów.
- Kliknij Dalej - podgląd. System rozpakuje plik i pokaże, ile wiadomości znalazł, w jakich folderach, oraz kilka pierwszych maili - sprawdź, czy to na pewno ten eksport. Pliki z archiwum, które nie wyglądają na wiadomości (dokumenty, zdjęcia, pliki programu pocztowego), są wymienione pod Pominięte pliki - nie zostaną zaimportowane.
- Kliknij Importuj. Import działa w tle - możesz zamknąć stronę, a po zakończeniu dostaniesz powiadomienie z liczbą zaimportowanych, pominiętych i błędnych wiadomości.
Co dzieje się z wiadomościami
- Wysłane i odebrane - mail wysłany z adresu wybranej skrzynki albo leżący w folderze wysłanych („Sent”, „Wysłane”, „Elementy wysłane”) trafia do skrzynki jako wysłany, pozostałe jako odebrane. Data wiadomości zostaje oryginalna. Wiadomość bez daty dostaje datę doręczenia zapisaną przez serwer pocztowy, a gdy i tej brak - datę importu.
- Wątki - odpowiedzi łączą się w wątki z wiadomością, na którą odpowiadają, także z mailami, które już są w skrzynce.
- Kontakty - maile przypinają się do kontaktów i klientów z CRM po adresie e-mail. Import nie zakłada nowych klientów.
- Przypisanie - import nie ma własnego ustawienia, komu przypisać pocztę. Nowy wątek trafia do osoby, grupy albo zespołu z pola Domyślnie przypisz do skrzynki. Gdy skrzynka nie ma nikogo w tym polu, odebrany mail trafia do opiekuna klienta (jeśli nadawca jest kontaktem w CRM), a w pozostałych przypadkach zostaje bez przypisania. Decyduje pierwsza (najstarsza) wiadomość wątku - kolejne odpowiedzi mają to samo przypisanie. Wątek zaczęty od Twojego wysłanego maila nie trafi więc do opiekuna klienta, nawet jeśli klient później odpisał. Filtry poczty przy imporcie nie działają, więc ich reguły przypisania też nie. Jeśli stara poczta ma trafić do konkretnej osoby, ustaw ją w Domyślnie przypisz do przed importem.
- Przeczytane - zaimportowana poczta jest oznaczona jako przeczytana (poza nowymi wiadomościami z folderu Maildir, które zostają nieprzeczytane). Nieprzeczytane wątki nie trafiają do archiwum, nawet przy zaznaczonym przenoszeniu - czekają w skrzynce odbiorczej, żeby nie umknęły.
- Rozmowy, które już są w skrzynce - gdy zaimportowany mail dołącza do wątku, który był w skrzynce przed importem, starsza wiadomość tylko się w nim pojawia, a wątek zostaje tam, gdzie był. Jeśli to najnowsza wiadomość w wątku i przyszła od klienta, wątek wraca do skrzynki odbiorczej jako nieprzeczytany - żeby odpowiedź, która trafiła jeszcze do starej poczty, nie umknęła. Najnowsza wysłana przez Ciebie odpowiedź oznacza wątek jako przeczytany. Takich wątków import nie archiwizuje.
- Bez skutków ubocznych - import nie wysyła autoodpowiedzi, nie uruchamia filtrów ani automatyzacji, nie wysyła powiadomień o nowych mailach i nie wlicza się do limitu wysyłki konta. Nic nie wychodzi do adresatów starych maili.
Powtórny import
Wiadomość, która już jest w skrzynce, zostanie pominięta - możesz bez obaw wgrać ten sam plik drugi raz albo kilka eksportów, które częściowo się pokrywają (np. dwa eksporty z Takeout). Wyjątek to wiadomości bez identyfikatora (rzadkie, zwykle bardzo stare albo wysłane przez automaty) - przy ponownym imporcie pojawią się drugi raz, bo nie da się ich pewnie odróżnić od innych, identycznych wiadomości.
Jeśli import zatrzyma się w połowie (np. przez awarię serwera) i przez 10 minut nie robi postępu, w historii importów dostaje status Przerwany i przycisk Wznów. Wznowienie uruchamia import tego samego pliku do tej samej skrzynki - zaimportowane już wiadomości zostaną pominięte, więc dogra się tylko reszta. W wyniku wznowionego importu zaimportowane wcześniej maile liczą się jako pominięte.
Gdy coś nie działa
- „Nieobsługiwany format pliku” - wgrany plik to nie EML, mbox ani ZIP (np. PST z Outlooka, PDF albo arkusz). Wyeksportuj pocztę jednym ze sposobów opisanych wyżej.
- „Plik jest za duży” - podziel eksport na mniejsze części, np. osobno każdy folder.
- „W pliku nie znaleziono żadnych wiadomości” - archiwum ZIP nie zawiera plików EML, mbox ani folderów Maildir. Sprawdź, czy do archiwum trafił właściwy folder.
- Błędy przy pojedynczych wiadomościach - na ekranie wyniku jest lista maili z błędem (nazwa pliku, temat, powód), a pod nią przycisk Pokaż wszystkie błędy. Najczęściej to wiadomości bez nadawcy albo uszkodzone w samym eksporcie - pozostałe maile importują się normalnie.