Kilka osób obsługuje jedną skrzynkę (np. biuro@, support@) tak, żeby wiadomo było, kto za co
odpowiada, i żeby dwie osoby nie odpisywały równocześnie na to samo.
W aplikacji
Gdzie to znajdziesz
Wspólną skrzynkę najprościej przypisać grupie albo zespołowi - wtedy dostęp dostaje każdy ich członek. Grupy zakłada administrator w Ustawieniach konta → Grupy, a zespoły w Organizacji → Zespoły.
Plan
- Podłącz skrzynkę i nadaj do niej dostęp odpowiednim osobom albo całemu działowi - zobacz Nowa skrzynka e-mail.
- Ustal, kto dostaje przydział nowych wątków. W ustawieniach e-maili włącz „Przydzielaj wątek do osoby odpowiadającej na maila”, żeby odpowiedzialny ustawiał się sam, w momencie pierwszej odpowiedzi - zamiast siedzieć bez przypisania.
- Rozdziel korespondencję filtrami i folderami wg tematu albo nadawcy, żeby zespół nie musiał przeglądać wszystkiego z rzędu - zobacz Filtry i Foldery.
- Przypnij to, co ważne, żeby nie zginęło w zalewie nowych wiadomości - włącz „Pokazuj ważne e-maile na górze listy” w Twoich ustawieniach i oznaczaj wątki jak w Oznaczanie i przypinanie.
- Ustal zasady prywatności, jeśli część korespondencji nie powinna być widoczna dla całego zespołu - zobacz Prywatne wiadomości i Prywatne skrzynki.
Po czym poznać, że działa
- Widok „Do przydzielenia” regularnie się opróżnia - nowe wątki dostają odpowiedzialnego, zanim ktoś inny zdąży odpisać drugi raz na to samo.
- W dzienniku dostarczenia danego e-maila widać jedną, spójną historię - bez dwóch niezależnych odpowiedzi od różnych osób.
- Zespół wie, gdzie szukać konkretnego typu spraw (folder/filtr), zamiast przeszukiwać całą skrzynkę od góry.