Autoresponder

Autoresponder automatycznie odpowiada na przychodzące wiadomości w wybranym zakresie dat - przydaje się np. na czas urlopu albo nieobecności w pracy.

Włączanie i zakres dat

Przełącznik Włącz autoresponder odsłania resztę ustawień:

• Data od / Data do - zakres dni, w których autoresponder ma działać.
• Godziny od-do - zakres godzin w ciągu dnia (np. tylko poza godzinami pracy).
• Strefa czasowa, według której ma działać autoresponder - wybierz strefę zgodną z Twoją lokalizacją; pod polem widzisz aktualny czas w wybranej strefie na żywo.

Poza ustawionym zakresem dat i godzin autoresponder nie odpowiada, nawet gdy jest włączony.

Treść odpowiedzi

• Tytuł automatycznej odpowiedzi - temat wysyłanej automatycznie wiadomości.
• Treść automatycznej odpowiedzi - treść wiadomości, edytowana w tym samym edytorze WYSIWYG co zwykłe wiadomości (formatowanie, obrazki).

Przykłady użycia

Treść i zakres dat dobierz do sytuacji, w której skrzynka zostaje bez obsługi:

• Urlop - podaj konkretną datę powrotu i, jeśli to możliwe, osobę zastępującą z kontaktem, np. „Jestem na urlopie do 14 lipca. Odpowiem po powrocie. W pilnych sprawach proszę o kontakt z Anią Kowalską: [email protected]”.
• Praca poza stałymi godzinami - zamiast zakresu dat ustaw tylko godziny od-do (poza godzinami pracy), np. „Nasz zespół pracuje w godzinach 8:00-17:00. Odpowiemy następnego dnia roboczego”.
• Adres, który przestał być obsługiwany na stałe - zostaw Datę do pustą (albo bardzo odległą) i wskaż nowy adres kontaktowy, np. „Ten adres e-mail nie jest już aktywny. Prosimy o kontakt na nowy adres: [email protected]”.

Włączanie i wyłączanie dla wszystkich swoich skrzynek naraz

Zamiast wchodzić w edycję każdej skrzynki osobno, w Mail → Ustawienia znajdziesz przyciski Włącz twoje autorespondery i Wyłącz twoje autorespondery - włączają albo wyłączają (przełącznik Włącz autoresponder, bez zmiany reszty ustawień) autoresponder na wszystkich skrzynkach, za które jesteś odpowiedzialny/-a.

Kto może zmieniać

• Administrator z pełnym dostępem do skrzynek zmienia autoresponder na każdej skrzynce.
• Osoba odpowiedzialna za daną skrzynkę zmienia jego ustawienia tylko na swojej skrzynce.
• Osoba z uprawnieniem Edycja stylistyczna skrzynek nadawczych może zmienić tylko tytuł i treść odpowiedzi - nie włącznik ani zakres dat/godzin.

Gdy coś nie działa

• „Data zakończenia musi być późniejsza niż data rozpoczęcia” - popraw zakres dat, Data do musi wypadać po Data od.
• Autoresponder nie odpowiada mimo włączenia - sprawdź, czy bieżąca data i godzina (w wybranej strefie czasowej, widocznej pod polem strefy) mieszczą się w ustawionym zakresie.
• Odpowiada rzadziej, niż się spodziewasz - autoresponder ma też zabezpieczenia przed pętlą odpowiedzi, opisane w Autoresponder nie odpowiada.