Czym są filtry?
Filtry automatycznie wykonują akcje na przychodzących e-mailach na podstawie zdefiniowanych warunków. Np. e-maile od konkretnego klienta mogą być automatycznie przypisywane do odpowiedniej osoby i przenoszone do folderu.
Jak działają filtry
Gdy przychodzi nowy e-mail, system sprawdza filtry od najwyższego priorytetu. Jeśli e-mail spełnia warunki filtra — wykonywana jest akcja.
Warunki filtra
Filtr może sprawdzać:
- E-mail nadawcy — konkretny adres e-mail
- Domena nadawcy — wszystkie adresy z danej domeny
- Temat — zawiera określoną frazę
- Skrzynka odbiorcza — e-mail trafił do konkretnej skrzynki
- Osoba odpowiedzialna — aktualnie przypisany odpowiedzialny
Filtr musi mieć co najmniej jeden warunek.
Akcje filtra
Gdy warunki są spełnione, filtr może:
- Zmienić odpowiedzialnego — przypisać e-mail do użytkownika, grupy lub zespołu
- Przekierować — wysłać kopię na inny adres e-mail
- Zmienić priorytet — ustawić priorytet od 1 do 5
- Przenieść do folderu — przypisać do folderu
- Zarchiwizować — automatycznie zarchiwizować e-mail
Filtr musi mieć co najmniej jedną akcję.
Tworzenie filtra
- Przejdź do Mail → Filtry
- Kliknij + (Nowy filtr)
- Wypełnij:
- Nazwa — nazwa filtra
- Priorytet — kolejność sprawdzania
- Warunki — co musi spełnić e-mail
- Akcje — co zrobić z e-mailem
- Zapisz
Filtr można też utworzyć bezpośrednio z e-maila — system automatycznie wypełni warunki na podstawie nadawcy.
Testowanie filtra
Po utworzeniu filtra można uruchomić test — system sprawdzi istniejące e-maile i pokaże które pasują do warunków, bez wykonywania akcji.
Priorytet filtrów
Filtry są sprawdzane od najwyższego priorytetu. Pierwszy pasujący filtr wykonuje swoją akcję.
Ważne informacje
- Filtr musi mieć co najmniej 1 warunek i co najmniej 1 akcję
- Adres w polu Przekieruj na musi być poprawnym adresem e-mail
- Priorytet e-maila musi być liczbą od 1 do 5
- Filtr można dezaktywować bez usuwania