Filtr automatycznie zmienia albo przekierowuje e-mail, który spełnia zadane warunki - bez ręcznego przeglądania skrzynki. Jeden filtr może np. przenieść fakturę do folderu księgowości i od razu przypisać ją do odpowiedniej osoby.
Gdzie to znajdziesz
Filtr działa, dopóki ma zaznaczone pole Aktywny - odznacz je, żeby wstrzymać filtr bez usuwania go.
Warunki filtra
Filtr sprawdza tylko warunki, które wypełnisz - puste pole zawsze przechodzi. Gdy wypełnisz kilka warunków naraz, muszą się zgodzić wszystkie (logiczne i).
-
Domena nadawcy / Email nadawcy - wzajemnie się wykluczają, wypełnij jedno z nich.
Domena nadawcy obsługuje maskę
*(np.*.pldopasuje każdą domenę z tą końcówką). - Skrzynka odbiorcza - filtr zadziała tylko dla e-maili, które wpadły na wskazaną skrzynkę.
-
Tytuł emaila - dopasowanie fragmentu tekstu w temacie; obsługuje wyrażenia
OR/ANDi nawiasy, np.faktura OR rachunek,(faktura OR rachunek) AND pilne. - Oryginalny odpowiedzialny - filtr zadziała tylko, gdy e-mail jest już przypisany do wskazanej osoby, grupy albo zespołu.
Uwaga
Maska * nie działa w Tytule emaila - to pole dopasowuje wyłącznie fragment tekstu
(z obsługą OR/AND). Maskę * rozumie tylko Domena nadawcy.
Akcje filtra
Filtr może naraz wykonać kilka akcji:
- Nowy priorytet emaila - liczba od 1 do 5, czyli kolor gwiazdki (1 - bez gwiazdki, 5 - żółta),
- Nowy odpowiedzialny - osoba, grupa albo zespół,
- Przekieruj na - adres, na który filtr wyśle kopię e-maila,
- Nowy folder - przenosi e-mail do wskazanego folderu,
- Archiwizacja / Kosz - archiwizuje e-mail, przywraca go z archiwum albo przenosi do kosza.
Priorytet filtra (to coś innego niż priorytet e-maila, czyli gwiazdka z akcji wyżej) ma znaczenie, gdy do jednego e-maila pasuje kilka filtrów. Wykonują się wszystkie pasujące filtry, a gdy dwa z nich ustawiają to samo (np. różnych odpowiedzialnych), wygrywa filtr o wyższym priorytecie. Każdy pasujący filtr z polem Przekieruj na wysyła swoją kopię.
Tworzenie filtra z e-maila
Filtr można też utworzyć wprost z konkretnej odebranej wiadomości - pozycja Utwórz filtr z maila w menu ⋮ tej wiadomości (w wątku) wstępnie wypełnia Email nadawcy i początek Tytułu emaila na podstawie tej wiadomości. Resztę warunków i akcji dobierz sam.
Testowanie filtra
Filtr utworzony z konkretnego e-maila (patrz wyżej) ma na karcie przycisk Uruchom filtr dla oryginalnego maila.
Uwaga
To nie jest bezpieczny podgląd - przycisk naprawdę wykonuje akcje filtra na tym jednym, oryginalnym e-mailu (zmienia priorytet, odpowiedzialnego, folder czy archiwizację). Po jednym użyciu przycisk znika - drugi test na tym samym filtrze nie jest już możliwy.
Ostatnio dopasowane e-maile
Karta filtra pokazuje do 20 ostatnich e-maili, do których filtr faktycznie się zastosował - przydaje się do sprawdzenia, czy warunki łapią to, co powinny.
Filtr nie łapie tego, co powinien? Patrz Filtr nie działa tak jak powinien.