Folder to dodatkowy katalog na e-maile, niezależny od przypisania wiadomości do osoby odpowiedzialnej - służy do własnego porządkowania poczty, np. osobno dla działu księgowości albo dla jednego projektu. E-mail można przenieść do folderu ręcznie albo automatycznie filtrem.
Gdzie to znajdziesz
Tworzenie folderu
Folder ma nazwę, opcjonalny opis i kolor etykiety (widoczny przy nazwie na liście e-maili).
Pola Widoczny dla (osoba albo grupa), Dział i Zespół opisują, do kogo folder należy - po nich zawęzisz listę folderów. Nie blokują dostępu: folder widać na liście i w wyborze folderu u wszystkich, a w folderze każdy widzi tylko te wiadomości, do których i tak ma dostęp (np. bez wiadomości z cudzych prywatnych skrzynek).
Nazwa folderu musi być unikalna w obrębie działu - dwa foldery o tej samej nazwie mogą istnieć tylko w różnych działach.
Przypisywanie e-maili do folderu
E-mail trafia do folderu na dwa sposoby:
- ręcznie - na karcie wiadomości ikoną folderu na pasku nad wiadomością (domyślnie pokazuje Bez folderu) albo dla wielu wiadomości naraz akcją grupową,
- automatycznie, filtrem z akcją Nowy folder.
Widoczność wiadomości w folderach
Przypisanie e-maila do folderu nie zabiera go ze skrzynki osoby odpowiedzialnej - to dwa niezależne filtry tej samej wiadomości. E-mail przypisany do folderu i do osoby widać więc zarówno na liście folderu, jak i w Inbox tej osoby (a bez przypisanego odpowiedzialnego - w Do przydzielenia).
Jeśli wolisz, żeby wiadomości z folderów nie dublowały się w Inbox albo w Do przydzielenia, włącz ukrywanie w Widoczności emaili z folderów.
Ukrywanie folderu
Zaznaczone pole Ukryty chowa folder z domyślnej listy folderów i z wyboru folderu, nie kasując przypisanych do niego e-maili - przydaje się przy folderach, które przestały być używane, ale mają w sobie historię korespondencji.