Foldery

Folder to dodatkowy katalog na e-maile, niezależny od przypisania wiadomości do osoby odpowiedzialnej - służy do własnego porządkowania poczty, np. osobno dla działu księgowości albo dla jednego projektu. E-mail można przenieść do folderu ręcznie albo automatycznie filtrem.

Tworzenie folderu

Folder ma nazwę, opcjonalny opis i kolor etykiety (widoczny przy nazwie na liście e-maili).

Pola Widoczny dla (osoba albo grupa), Dział i Zespół opisują, do kogo folder należy - po nich zawęzisz listę folderów. Widoczny dla decyduje też, komu folder pokazuje się w menu bocznym listy e-maili: tylko wskazanej osobie, członkom grupy albo zespołu (pusty - wszystkim). W menu bocznym folder pojawia się dopiero wtedy, gdy ma niezarchiwizowane e-maile. Pola nie blokują dostępu: folder widać na liście folderów i w wyborze folderu u wszystkich, a w folderze każdy widzi tylko te wiadomości, do których i tak ma dostęp (np. bez wiadomości z cudzych prywatnych skrzynek).

Nazwa folderu musi być unikalna w obrębie działu - dwa foldery o tej samej nazwie mogą istnieć tylko w różnych działach.

Przypisywanie e-maili do folderu

E-mail trafia do folderu na dwa sposoby:

• ręcznie - na karcie wiadomości ikoną folderu na pasku nad wiadomością (domyślnie pokazuje Bez folderu) albo dla wielu wiadomości naraz akcją grupową,
• automatycznie, filtrem z akcją Nowy folder.

Widoczność wiadomości w folderach

Przypisanie e-maila do folderu nie zabiera go ze skrzynki osoby odpowiedzialnej - to dwa niezależne filtry tej samej wiadomości. E-mail przypisany do folderu i do osoby widać więc zarówno na liście folderu, jak i w Inbox tej osoby (a bez przypisanego odpowiedzialnego - w Do przydzielenia).

Jeśli wolisz, żeby wiadomości z folderów nie dublowały się w Inbox albo w Do przydzielenia, włącz ukrywanie w Widoczności emaili z folderów.

Ukrywanie folderu

Zaznaczone pole Ukryty chowa folder z menu bocznego listy e-maili i z wyboru folderu, nie kasując przypisanych do niego e-maili (na liście folderów zostaje, wyszarzony) - przydaje się przy folderach, które przestały być używane, ale mają w sobie historię korespondencji.