Nowa skrzynka

Skrzynka łączy adres e-mail z kontem - stąd wysyłasz wiadomości i tu trafiają odpowiedzi. Ten artykuł opisuje pola formularza skrzynki wspólne dla każdego sposobu wysyłki; wybór dostawcy (Gmail, Microsoft 365, własny SMTP) opisuje osobno Wysyłka: dostawca, Gmail, własny SMTP.

Na pustej liście (konto bez żadnej skrzynki) ten sam formularz otwiera przycisk Dodaj skrzynkę e-mail. Na formularzu od razu widać podstawowe pola - adres, nazwę, osobę, rodzaj i dostawcę poczty. Pozostałe (m.in. Aktywna, nadawcy, opis, stopka, autoresponder, dział) rozwijasz przyciskiem Pokaż opcje dodatkowe na dole formularza.

Nazwa i adres e-mail

Nazwa to podpis widoczny u odbiorcy jako nadawca - możesz w niej użyć zmiennych, np. {{first_name}}, {{last_name}}, które przy wysyłce podstawiają dane piszącej osoby.

E-mail to sam adres skrzynki - część przed @ wpisujesz ręcznie, domenę wybierasz z listy (patrz niżej). Po dodaniu pierwszej wiadomości do skrzynki adresu nie da się już zmienić.

Domena

Lista domen do wyboru zawiera domeny systemowe Intum oraz własne domeny firmy, które zostały podłączone do konta (patrz Domena: rekord MX, SPF i DKIM). Wybór –inna domena– oznacza adres spoza tej listy (np. na domenie hostowanej gdzie indziej) - system od razu przełącza wysyłkę na własny SMTP, bo tylko w ten sposób może wysyłać z domeny, której nie obsługuje.

Domyślnie przypisz do

Osoba, grupa albo zespół, do którego trafiają nowe wiadomości ze skrzynki, jeśli nic innego ich nie przypisze inaczej wcześniej (np. filtr). Ta sama osoba/grupa/zespół jest też odpowiedzialna za skrzynkę - ma do niej pełny dostęp, także gdy skrzynka jest prywatna.

Prywatna skrzynka

Włączenie Prywatna ogranicza dostęp do wiadomości ze skrzynki - widzi je tylko osoba za nią odpowiedzialna i właściciel konta. Szczegóły i dodatkowe pole Wymagane uprawnienie opisuje Prywatne skrzynki.

Rodzaj skrzynki: pocztowa czy marketingowa

• Zwykła - normalna skrzynka do codziennej korespondencji.
• Marketing - skrzynka używana do wysyłki kampanii mailingowych (moduł Marketing). Wymaga własnej domeny (patrz Domena) i inaczej korzysta z dostawców wysyłki - patrz Skrzynki marketingowe i AWS.

Aktywna

Nieaktywna skrzynka nie wysyła ani nie odbiera wiadomości - przydaje się, gdy chcesz tymczasowo wyłączyć adres bez jego usuwania (np. odejście pracownika, zanim zdecydujesz co dalej ze skrzynką).

Nadawcy

Domyślnie z nazwy skrzynki na liście Od w nowej wiadomości może skorzystać tylko osoba za nią odpowiedzialna (plus dodani ręcznie nadawcy). Dwa przełączniki to zmieniają:

• Każdy użytkownik konta może wysyłać z tej skrzynki - skrzynka pojawia się na liście Od u wszystkich, niezależnie od odpowiedzialnego i listy nadawców niżej.
• Kto może wysyłać - włącza listę, na której ręcznie dobierasz dodatkowych nadawców (poza odpowiedzialnym).

Opis

Wewnętrzna notatka o skrzynce, widoczna tylko w Intum (np. do czego skrzynka służy) - nie trafia do odbiorców wiadomości.

Dział

Dział przypisany do skrzynki wpływa na dane firmowe podstawiane w stopce (patrz Stopka → Kolejność: skąd system bierze dane) oraz - jeśli konto ogranicza widoczność po działach - na to, kto w ogóle widzi skrzynkę na liście.

Reguła SLA

SLA to umówiony czas na odpowiedź klientowi. Pole Reguła SLA jest widoczne, gdy na koncie działa moduł Automatyzacja i jest w nim co najmniej jedna aktywna reguła eskalacji. Odebrane wątki tej skrzynki, na które nikt nie odpowie w czasie określonym w regule, podniosą alarm według jej kroków (np. powiadomienie kierownika). Nowa skrzynka dostaje od razu domyślną regułę dla skrzynek, jeśli taka jest ustawiona w Automatyzacji. Pole może zmienić tylko osoba z uprawnieniami administratora skrzynek.

Flows

Sekcja Flows pojawia się, gdy konto ma przepływy w module Connect. Wybrane przepływy uruchamiają się dla każdej wiadomości odebranej na tę skrzynkę i wysłanej z niej (poza wersjami roboczymi) - np. żeby przekazać ją do zewnętrznego systemu.

Zapisywanie i weryfikacja adresu

Po zapisaniu skrzynki system sprawdza, czy adres da się od razu potwierdzić jako Twój:

• jeśli domena adresu jest już zweryfikowana (domena systemowa Intum albo Twoja własna domena z potwierdzonym rekordem MX - patrz Domena), skrzynka jest weryfikowana automatycznie, bez żadnej dodatkowej akcji,
• w przeciwnym razie system wysyła e-mail z linkiem potwierdzającym na adres skrzynki - dopóki ktoś go nie kliknie, skrzynka jest oznaczona jako niezweryfikowana (żółty wykrzyknik na liście skrzynek) i może mieć ograniczony limit wysyłki.

Link weryfikacyjny możesz wysłać ponownie przyciskiem Wyślij link weryfikacyjny na szczegółach skrzynki.

Ten sam adres na dwóch kontach

Jeśli podany adres jest już zweryfikowany na innym koncie w systemie, zobaczysz o tym komunikat zamiast automatycznej weryfikacji. Przycisk Wyślij link weryfikacyjny wysyła wtedy e-mail, którego kliknięcie przenosi weryfikację adresu z tamtego konta na obecne (na starym koncie skrzynka z tym adresem przestaje być zweryfikowana).

Kto może dodawać i zmieniać skrzynki

• Dodać, usunąć i w pełni edytować każdą skrzynkę może osoba z uprawnieniem Skrzynki nadawcze w roli (nadaje je administrator konta).
• Osoba odpowiedzialna za skrzynkę (także przez grupę albo zespół) widzi ją na liście Skrzynki e-mail i może zmienić w niej tylko opis, stopkę i autoresponder (razem z ich załącznikami).
• Osoba z uprawnieniem Edycja stylistyczna skrzynek nadawczych może na każdej skrzynce zmienić opis, stopkę oraz temat i treść autorespondera.

Zmiana innych pól bez uprawnienia Skrzynki nadawcze kończy się komunikatem o braku dostępu.

Gdy coś nie działa

• „Musi mieć co najmniej 4 znaki przed @” - na domenach systemowych Intum część adresu przed @ musi mieć minimum 4 znaki. Krótszy adres jest możliwy tylko na własnej domenie.
• „Osoba domyślnie przypisana musi mieć dostęp do działu przypisanego do skrzynki” - wybrana w polu Domyślnie przypisz do osoba (albo grupa/zespół) nie ma dostępu do działu wybranego niżej w polu Dział - zmień jedno albo drugie.
• „Skrzynka marketingowa nie może być na naszej domenie” - zmień rodzaj na Zwykła albo wybierz e-mail na własnej domenie firmy.
• Skrzynka nie odbiera poczty - po kolei przyczyny w Wiadomości nie przychodzą do Intum.