Szablon to gotowa treść e-maila, którą wstawiasz jednym wyborem podczas pisania wiadomości - zamiast za każdym razem przepisywać ten sam tekst.
Gdzie to znajdziesz
Pola szablonu
- Temat i Treść - obowiązkowe, obsługują zmienne. Treść edytujesz w formatowanym edytorze (z pomocą AI przyciskiem obok pola),
- Nazwa - widoczna tylko na liście szablonów, nie trafia do odbiorcy. Zostawiona pusta, ustawia się sama na wartość Tematu,
- Dział (pole jest w formularzu, gdy na koncie są działy) - działa tylko na kontach z włączonym ograniczeniem widoczności po działach: szablon widzą i wstawiają wtedy osoby z tego działu oraz osoby z rolą „Widzi dane wszystkich działów”. Na pozostałych kontach dział jest tylko opisem szablonu.
Kto może użyć szablonu
Szablon z zaznaczonym Dostępny dla wszystkich może wstawić każdy. Gdy szablon ma być tylko dla części zespołu (np. odpowiedzi działu reklamacji), odznacz to pole i w Kto może użyć szablonu wskaż osoby - tylko one zobaczą go na liście przy pisaniu maila. Nowy szablon ma już na tej liście Ciebie.
Lista szablonów i ich karty pokazują w kolumnie Kto może użyć szablonu, czy szablon jest dla wszystkich, czy dla wybranych osób.
Informacja
Uprawnienie „Wszystkie szablony mailowe” pozwala widzieć i edytować każdy szablon używany w mailach, także zawężony do innych osób - na przykład żeby dopisać siebie albo nowego pracownika. Nie pozwala jednak wstawić takiego szablonu do maila, dopóki nie ma Cię na liście osób.
Zmienne w szablonie
Temat i Treść obsługują zmienne w nawiasach {{ }}, podmieniane w chwili wstawiania
szablonu do maila:
-
dane wysyłającego:
{{ first_name }},{{ last_name }},{{ email }},{{ phone }},{{ domain }},{{ mailbox_name }},{{ mailbox_email }},{{ department_name }},{{ company_name }}, -
dane kontaktu powiązanego z mailem, przez kropkę:
{{ contact.name }},{{ contact.email }},{{ contact.phone }},{{ contact.first_name }},{{ contact.last_name }},{{ contact.city }},{{ contact.street }},{{ contact.post_code }},{{ contact.country }},{{ contact.position }}, … -
dane klienta:
{{ client.name }},{{ client.email }},{{ client.phone }},{{ client.company }},{{ client.tax_no }},{{ client.city }},{{ client.street }},{{ client.post_code }},{{ client.country }},{{ client.delivery_address }}, … -
dane interesu (deala):
{{ deal.name }},{{ deal.number }},{{ deal.date }},{{ deal.price }},{{ deal.responsible_name }}, - pola dodatkowe kontaktu, klienta i interesu - pod tą samą nazwą, co pole na jego formatce.
Zmienna, która nie ma wartości dla danego maila (np. {{ deal.name }} bez powiązanego interesu),
zostawia w treści puste miejsce. Przykład: treść „Dzień dobry {{ contact.first_name }}, dziękuję
za kontakt. Pozdrawiam, {{ first_name }} {{ last_name }}” po wstawieniu do maila do Jana Kowalskiego
zamieni się na „Dzień dobry Jan, dziękuję za kontakt. Pozdrawiam, Ola Nowak” (dane wysyłającego z
Twojego konta).
Uwaga
Język widoczny na liście i karcie szablonu (HTML/Liquid/Handlebars) nie zmienia sposobu
podstawiania zmiennych i nie ma go w formularzu - nowy szablon z formularza dostaje HTML,
a zmienne podstawia wyłącznie prosty silnik {{ }} opisany wyżej.
Wstawianie szablonu do wiadomości
Przy pisaniu albo odpowiadaniu na maila wybierz szablon z listy Szablon - treść i temat wstawią się od razu, z podmienionymi zmiennymi. Na liście są tylko szablony, których możesz użyć (patrz Kto może użyć szablonu).
Licznik użyć
Karta i lista szablonów pokazują Użycia (ile maili wysłano z tym szablonem) i Ostatnie użycie (data ostatniego wysłania) - pomaga to znaleźć szablony, które nikt już nie wykorzystuje.
Informacja
Zmiana Tematu albo Treści szablonu, który jest podpięty pod automatyzację, cofa jej zatwierdzenie - automatyzacja musi zostać zatwierdzona ponownie, zanim znów zadziała.
Ten sam szablon w innych modułach
Szablon może być używany jednocześnie w kilku miejscach - w mailach, zgłoszeniach, kampaniach marketingowych, zadaniach i SMS-ach. Karta szablonu ma u góry zakładki - po jednej na każdy moduł, do którego masz dostęp, oraz Ogólny, jeśli masz dostęp do szablonów wiadomości. Każda zakładka pokazuje treść i pola tego miejsca (np. w mailu temat i licznik użyć), a dział, dostęp i autor są na wszystkich takie same.
Checkbox obok nazwy zakładki włącza albo wyłącza szablon w danym module. Zakładka modułu, w którym szablon jest wyłączony, jest wyszarzona, ale dalej możesz do niej wejść - np. żeby przygotować treść, zanim włączysz szablon.
Przy treści na zakładce Email jest opcja wygeneruj na podstawie treści ogólnej - nadpisuje treść maila treścią z zakładki Ogólny, zamienioną na sformatowany tekst. Działa tylko dla tej zakładki; pozostałe moduły mają własną taką opcję.