Zbiór gotowych przykładów automatyzacji wokół klientów - co ustawić w Intum, żeby system sam pilnował powtarzalnych rzeczy. Każdy przykład pokazuje po kolei, gdzie kliknąć i jak to potem działa. Kolejne przykłady będziemy tu dodawać.
Przypomnienie o kończącej się umowie klienta
Opiekun klienta dostaje zadanie na kilkanaście dni przed końcem umowy, więc ma czas ją odnowić albo skontaktować się z klientem. Nie trzeba niczego pilnować ręcznie ani przeglądać listy - zadanie pojawia się samo.
Czego potrzebujesz
W kartotece klienta musisz mieć pole z datą końca umowy. Zwykle jest to pole dodatkowe, które dodajesz w ustawieniach klienta (np. o nazwie “Umowa do”). Ważne, żeby było zapisane jako data w formacie rok-miesiąc-dzień.
Klient powinien też mieć ustawionego opiekuna, czyli wypełnione pole Odpowiedzialny - to na tę osobę trafi zadanie.
Jak to ustawić
- Wejdź w moduł Automatyzacja i dodaj nową regułę.
- Nazwij ją tak, żeby było wiadomo o co chodzi, np. “Koniec umowy - przypomnienie”.
- W polu Moment akcji wybierz Akcja opóźniona.
- W polu Model wybierz Klient.
- W polu Pole daty rekordu wpisz kod swojego pola z datą umowy poprzedzony słowem fields, czyli np. fields.agreement_to. Kod pola znajdziesz przy jego definicji w ustawieniach pól dodatkowych.
- W polu Ile wpisz -15 (ze znakiem minus). Minus oznacza, że przypomnienie ma pojawić się PRZED datą z pola. Jednostkę ustaw na dni. Uwaga: 15 bez minusa zadziałałoby 15 dni PO końcu umowy.
- W polu Warunki wpisz {“archived”: false}. Dzięki temu przypomnienie pominie klientów zarchiwizowanych. Jeśli chcesz objąć wszystkich, zostaw to pole puste.
- Jeśli chcesz, żeby zadania powstawały rano, w opcji Wykonuj tylko w godzinach ustaw np. od 9 do 10.
- Dodaj akcję i wybierz Dodaj zadanie. Jako odpowiedzialnego wskaż Odpowiedzialny za rekord. W tytule wpisz np. Kończy się umowa klienta {{name}}. W treści możesz dopisać, o co zadbać przy odnowieniu.
- Zapisz regułę.
Jak to działa
System regularnie sprawdza klientów. Gdy do końca umowy zostaje około 15 dni, tworzy jedno zadanie dla opiekuna tego klienta i podpina je pod jego kartotekę. Każdy klient dostaje takie przypomnienie tylko raz, więc opiekun nie jest zasypywany kopiami tego samego.
Warunek sprawdzany jest w momencie tworzenia zadania, na aktualnym stanie klienta. Jeśli klienta w międzyczasie zarchiwizowano, przypomnienie się nie pojawi - mimo że data umowy się zgadza. Tak samo możesz dodać własny warunek, np. pomijać klientów, którzy już odnowili umowę.
W tytule zadania fragment {{name}} zamienia się na nazwę klienta. W ten sam sposób możesz wstawić inne dane klienta.
Dobre rady
- Znak minus przy liczbie dni jest kluczowy: -15 to przypomnienie przed datą, 15 bez minusa to działanie po dacie.
- Warunek w polu Warunki pozwala zawęzić, kogo reguła obejmie. Przykłady: {“archived”: false} (pomiń zarchiwizowanych), {“kind”: “buyer”} (tylko kupujący).
- Jeśli klient nie ma opiekuna, nie ma komu przypisać zadania. Zadbaj, żeby pole Odpowiedzialny było wypełnione.
- Datę w polu trzymaj w formacie rok-miesiąc-dzień. Wpis typu “koniec marca” nie zadziała.
- Wolisz przypomnienie miesiąc wcześniej? Wpisz -30.
- Ta sama zasada sprawdzi się przy innych datach z pól dodatkowych, na przykład koniec gwarancji albo termin kolejnego przeglądu.
Cykliczne zadania z zapisanego wyszukiwania (np. klienci bez kontaktu)
Codziennie rano opiekun dostaje zadanie dla każdego klienta, z którym nikt się nie kontaktował od 30 dni. Zamiast ręcznie przeglądać listę, system sam znajduje takich klientów i rozdziela pracę.
Krok 1: zapisz wyszukiwanie
Wejdź na listę klientów i ustaw filtr zaawansowany, np. pole Ostatnia aktywność - mniejsze niż {{30 days ago}} (to zapis “30 dni temu”, przeliczany na bieżąco przy każdym uruchomieniu). Następnie rozwiń strzałkę przy przycisku Wyszukaj i wybierz Zapisz warunki wyszukiwania. Nazwij je np. “Bez kontaktu 30 dni”.
Krok 2: dodaj regułę
- Wejdź w moduł Automatyzacja i dodaj nową regułę.
- W polu Moment akcji wybierz Wyszukiwanie po filtrze.
- W polu Zapisany filtr wskaż “Bez kontaktu 30 dni”. Obok zobaczysz przybliżoną liczbę klientów, których reguła obejmie - warto na nią zerknąć zanim zapiszesz.
- W polu Harmonogram wpisz 0 9 * * * (czyli codziennie o 9:00).
- Dodaj akcję Dodaj zadanie: odbiorca Odpowiedzialny za rekord, tytuł np. Skontaktuj się z {{name}}.
- Zapisz regułę.
Jak to działa
Codziennie o 9:00 system uruchamia zapisane wyszukiwanie i tworzy zadanie dla opiekuna każdego znalezionego klienta. Każdy klient dostaje zadanie tylko raz - kolejne przebiegi pomijają już obsłużonych.
Jeśli chcesz, żeby przypomnienie wracało (np. klient nadal bez kontaktu po tygodniu dostaje kolejne zadanie), wypełnij pole Powtórz po (dni) - wpisanie 7 sprawi, że klient wciąż pasujący do filtra dostanie zadanie ponownie po tygodniu.
Wariant: jeden raport zamiast osobnych zadań
Jeśli wolisz zestawienie zamiast zadań, w kroku 5 wybierz akcję Zbiorczy raport (digest) i wskaż siebie jako odbiorcę. Przy każdym przebiegu dostaniesz jedno powiadomienie z liczbą znalezionych klientów, a po wskazaniu skrzynki - także e-mail z listą i linkami do kartotek. Raport przychodzi tylko wtedy, gdy filtr ma jakieś wyniki.