Planujesz urlop i chcesz mieć pewność, że zadania oraz korespondencja od klientów trafią pod właściwy adres? Funkcja „Urlop / Wakacje” pozwala na samodzielne zarządzanie swoją nieobecnością bezpośrednio w profilu użytkownika (bez konieczności angażowania administratora czy przełożonego).
Dzięki temu system automatycznie zadba o przekierowanie ruchu, a zespół zachowa pełną ciągłość pracy.
Jak skonfigurować status urlopowy?
- Przejdź do ustawień swojego profilu.
- Znajdź sekcję odpowiedzialną za czas nieobecności i uzupełnij następujące pola:
- Na urlopie od / Na urlopie do - wskaż dokładny zakres dat swojej nieobecności.
-
Kto zastępuje / Osoba zastępująca - wskaż z listy osobę odpowiedzialną za Twoje zadania.
- Wyszukiwarka w tym polu jest inteligentna: pokazuje wyłącznie aktywnych pracowników zespołu (nie wyświetla kont gości ani Ciebie samego).
Alternatywa: Przypisanie do całego zespołu
Jeśli nie chcesz wyznaczać jednego, konkretnego zastępcy, w polu wyboru możesz wskazać opcję „Wszyscy (bez przypisania)”. W takim przypadku nowe maile i zadania cykliczne będą wpadać do ogólnodostępnej puli jako wiadomości nieprzypisane do nikogo, skąd pobrać je może dowolny zalogowany pracownik.
Jak działa automatyczne przekierowanie?
W okresie trwania Twojego urlopu system automatycznie kontroluje napływające zgłoszenia i przekazuje je do wyznaczonego zastępcy. Automatyczne przekierowanie obejmuje:
- Nowe maile przychodzące na współdzielone skrzynki
- Kolejne wiadomości w istniejących już wątkach - jeśli klient odpowie w wątku, który dotychczas prowadziłeś, cały wątek zostanie automatycznie przekierowany do Twojego zastępcy
- Filtry mailowe z akcją „przypisz odpowiedzialnego”
-
Nowe zadania generowane z szablonów cyklicznych
Wyjątek: Skrzynki prywatne
Opcja urlopowa nie działa na wiadomości przychodzące na prywatne skrzynki mailowe. Prywatne maile nie są przerzucane do zastępcy - zostają na Twoim koncie, a przy Twoim nazwisku w interfejsie system wyświetli jedynie informację o urlopie.
Łańcuch zastępstw (Co jeśli zastępca też jest na urlopie?)System posiada zabezpieczenie na wypadek skumulowanych urlopów. Jeśli osoba, którą wskazałeś jako zastępcę, sama przebywa w tym czasie na urlopie, system podejmie próbę automatycznego znalezienia kolejnego zastępcy w tle (obsługując do 2 kroków w takim łańcuchu przekierowań).
Widoczność w systemie: Ikona palmy (🌴)
W okresie trwania urlopu obok Twojego awatara oraz nazwiska we wszystkich szukajkach i listach użytkowników w systemie pojawi się ikona palmy (🌴).
Ikona jest widoczna m.in. podczas:
- Wyboru osoby odpowiedzialnej w mailach,
- Wykonywania opcji masowych w zadaniach,
- Pracy w modułach Helpdesk oraz CRM.
Dzięki temu pozostali członkowie zespołu przed ręcznym przypisaniem Ci jakiegokolwiek zadania od razu widzą, że przebywasz na urlopie i mogą podjąć bardziej świadomą decyzję o skierowaniu sprawy do kogoś innego.
Transparentność: Logowanie aktywności
Każda akcja automatycznego przekierowania wiadomości lub zadania z powodu urlopu jest rejestrowana i logowana w historii aktywności. W każdej chwili można sprawdzić, kto, na kogo i z jakiego powodu (z powodu jakiego zakresu urlopu) został przepisany, co zapewnia pełną przejrzystość działań wewnątrz zespołu.
Po upływie daty końcowej urlopu status automatycznie wygaśnie, ikona palmy zniknie, a system przywróci standardowe funkcjonowanie Twojego konta.