Zadania cykliczne znajdziesz w Organize > Ustawienia > Zadania cykliczne. Stamtąd możesz tworzyć nowe i edytować istniejące.
Standardowo zadanie cykliczne tworzy nowe zadanie przy każdym uruchomieniu. Jeśli poprzednie nie zostało zamknięte, w systemie pojawiają się duplikaty tego samego tematu. Np. “Sprawdź faktury” może się nakładać tygodniowo i po miesiącu mamy 4 otwarte zadania o tym samym.
Pole group_period w zadaniach cyklicznych rozwiązuje ten problem. Zamiast tworzyć kolejne zadanie, system szuka istniejącego w danym okresie i je ponownie wykorzystuje.
Jak to działa
W formularzu zadania cyklicznego jest pole “Grupowanie w okresie” z opcjami:
- week - jedno zadanie na tydzień
- month - jedno na miesiąc
- quarter - jedno na kwartał
- year - jedno na rok
- all - zawsze to samo zadanie, bez względu na okres
Gdy pole jest ustawione, przy kolejnym uruchomieniu cykliczności system sprawdza czy w danym okresie istnieje już zadanie utworzone przez ten recurring. Jeśli tak:
- Nie tworzy nowego zadania
- Jeśli istniejące zadanie jest zamknięte, otwiera je ponownie
- Aktualizuje datę wykonania na nową
- Jeśli zmienił się odpowiedzialny (bo np. ktoś edytował recurring), dodaje komentarz o zmianie przypisania
Jeśli w danym okresie nie ma jeszcze zadania, tworzy nowe normalnie.
Przykład
Recurring “Przegląd faktur kosztowych” ustawiony na co tydzień z group_period: week.
Poniedziałek: system tworzy zadanie i przypisuje do Ani.
Środa: recurring odpala się ponownie (bo np. ktoś ręcznie uruchomił), ale zadanie z tego tygodnia już istnieje. Nic się nie dzieje.
Następny poniedziałek: nowy tydzień, nowe zadanie.
Gdyby Ania nie zamknęła zadania z poprzedniego tygodnia, ono zostaje takie jakie jest, tylko zmieni się data wykonania i zadanie pójdzie na górę listy. Nowe zadanie powstaje tylko dla nowego okresu.
Kiedy używać
Pole group_period ma sens przy zadaniach, które dotyczą konkretnego okresu rozliczeniowego albo powtarzalnej czynności, gdzie drugi egzemplarz nie wnosi nic nowego. Typowe przypadki:
- miesięczne rozliczenia i raporty
- cotygodniowe przeglądy (backlog, faktury, tickety)
- kwartalne audyty
- roczne odnowienia (certyfikaty, licencje, umowy)
Dla zadań gdzie każde wystąpienie jest osobną sprawą (np. “Wyślij newsletter”), lepiej zostawić pole puste i pozwolić systemowi tworzyć nowe zadania normalnie.