Zamiast marnować czas na ciągłe przełączanie się między osobistą pocztą a systemem, zarządzaj całą korespondencją bezpośrednio z jednego miejsca. Skrzynka e-mail w systemie to Twój adres pocztowy skonfigurowany do sprawnego odbierania i wysyłania wiadomości. To ona decyduje, z jakiego adresu wychodzi poczta i automatycznie dba o profesjonalny wygląd wiadomości, dołączając odpowiednią stopkę.
Co zyskujesz?
- Pełną unikalność i porządek: Każdy e-mail w systemie jest precyzyjnie przypisany do jednej skrzynki.
- Błyskawiczne wdrożenie: Skrzynkę możesz w każdej chwili dezaktywować bez konieczności jej usuwania, zachowując historię.
Tworzenie nowej skrzynki (Krok po kroku)
Konfiguracja jest prosta i intuicyjna. Aby dodać skrzynkę, przejdź do: 4 kropki -> Mail -> Skrzynki e-mail i kliknij ikonę +Skrzynka.
Wypełnij następujące pola, aby dopasować ją do potrzeb zespołu:
- Nazwa - nazwa wyświetlana, która ułatwi identyfikację (np. “Biuro”, “Support”). W polu nazwa możesz użyć zmiennych np {first_name}}, {{last_name}} , które zaciągną się z pola użytkownika
- Adres e-mail - pełny adres pocztowy skrzynki.
- Odpowiedzialny - pracownik, do którego Inboxa będą przychodzić maile przychodzące na tą skrzynkę
- Prywatna - zaznacz jeśli skrzynka ma być prywatna.
- Dostawca poczty - ustawienie bezpiecznego serwera do wysyłki (możesz skorzystać z naszych serwerów lub ustawić własne SMTP)
- Opis - Twoje opcjonalne notatki o przeznaczeniu tej skrzynki
- Dział - opcjonalne przypisanie skrzynki do konkretnego działu w firmie.
- Stopka - profesjonalny blok HTML dołączany do każdego e-maila
- Konfiguracja SMTP - ustawienie bezpiecznego serwera wysyłki.
Na koniec zapisz i zweryfikuj skrzynkę.
Konfiguracja SMTP oraz Weryfikacja konta
Gwarancją tego, że Twoje wiadomości zawsze dotrą do klientów i nie trafią do spamu, jest poprawna konfiguracja serwera wysyłkowego (SMTP). Wprowadź dane swojego dostawcy:
- Dostawca - wybierz jeden z naszych serwerów (Sendgrid ,lub Emaillabs) lub własny serwer SMTP.
- Adres SMTP, Port, Login / Hasło - dane uwierzytelniające Twojego serwera.
Ważne: Każda nowa skrzynka dla pełnego bezpieczeństwa wymaga weryfikacji. System wyśle kod weryfikacyjny na podany adres - dopiero po jego potwierdzeniu skrzynka staje się w pełni aktywna i gotowa do wysyłki. Pamiętaj też, że każdy adres e-mail musi być unikalny wśród aktywnych skrzynek na Twoim koncie.
Pełna automatyzacja i kontrola dostępuSystem pozwala Ci zdjąć z siebie obowiązek ręcznego odpisywania w wolne dni oraz daje pełną kontrolę nad bezpieczeństwem korespondencji:
1. Autoresponder (Praca 24/7)
Skrzynka może automatycznie wysyłać odpowiedzi na wiadomości przychodzące od klientów (np. informację o urlopie czy potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia). Wystarczy skonfigurować:
- Włącz autoresponder - aktywacja funkcji.
- Tytuł i Treść - szablon wiadomości, jaki otrzyma klient.
- Daty i godziny działania - konkretny przedział czasowy, w którym automatyczna odpowiedź ma być wysyłana.
Wskazówka: Autoresponder możesz włączać i wyłączać błyskawicznie, zbiorczo dla wszystkich skrzynek jednocześnie, bezpośrednio z poziomu głównych ustawień maila.
2. Ograniczenie nadawców (Bezpieczeństwo)
Chcesz, aby z adresu np. zarzad@… mogły pisać tylko wybrane osoby? Opcja Ogranicz nadawców pozwala Ci precyzyjnie wskazać konkretnych użytkowników, którzy mają prawo wysyłać wiadomości z danej skrzynki.
3. Skrzynka prywatna (Poufność)
Jeśli skrzynka zostanie oznaczona jako prywatna, jej zawartość i korespondencja będą widoczne wyłącznie dla osób, którym nadasz specjalne, dedykowane uprawnienia. Doskonałe rozwiązanie dla działów kadr, księgowości czy zarządu.