Mapowanie zamienia odpowiedzi w rekord, z którym da się dalej pracować: klienta w bazie, zadanie do wykonania, interes w lejku sprzedaży albo wiadomość w skrzynce. Bez niego wypełnienia zostają listą do ręcznego przepisywania.
Gdzie to znajdziesz
Jak to działa
Mapowanie ustawia się w kilku miejscach naraz, i dopiero razem mają sens:
- Automatyczne mapowanie - główny wyłącznik. Wyłączony (domyślnie) znaczy, że nic nie powstaje samo z żadnego nowego wypełnienia, nawet jeśli reszta ustawień jest kompletna - odpowiedzi czekają wtedy na ręczną decyzję
- Mapowanie - co ma powstawać z wypełnienia: Klient, Zadanie, Interes albo Email
- Mapuj na przy poszczególnych polach formularza - która odpowiedź trafia w które miejsce nowego rekordu. Pytanie „Twój e-mail” mapujesz na e-mail klienta, „Opisz sprawę” na treść zadania
Przy mapowaniu na Email dochodzi jeszcze Skrzynka na którą przyjdzie e-mail z mapowania - w niej powstaje nowa wiadomość. Bez niej mapowania na e-mail nie da się zapisać.
Ustawienie krok po kroku
- Wybierz Mapowanie - na co zamieniamy wypełnienia
- Przejdź po polach formularza i każdemu, które ma trafić do nowego rekordu, ustaw Mapuj na. Pola bez tego ustawienia nadal zbierają odpowiedzi, tylko nie przenoszą się dalej
- Włącz Automatyczne mapowanie
- Zapisz
Formularz nie pozwoli zapisać niekompletnego mapowania i powie, czego brakuje - niezależnie od tego, czy automatyczne mapowanie jest włączone. Najczęstsze braki: żadne pole nie ma ustawionego Mapuj na, dwa pola wskazują to samo miejsce (druga odpowiedź nadpisałaby pierwszą) albo przy mapowaniu na klienta brakuje pola, po którym da się go rozpoznać - nazwy, imienia, nazwiska, adresu e-mail, NIP-u, REGON-u albo zewnętrznego ID.
Mapowanie na Email ma dodatkowe wymagania: oprócz skrzynki mapowania trzeba wskazać pole zmapowane na temat oraz nadawcę - pole zmapowane na „Od” albo to samo pole z adresem, którego używa potwierdzenie (Pole formularza z którego pobierany jest adres email, patrz Maile z formularza).
Pola wskazujące inny rekord
Osoba wypełniająca formularz nie zna wewnętrznych numerów ID, więc pola typu status, projekt, dział, zespół czy klient rozwiązujemy po czytelnej wartości z odpowiedzi: najpierw próbujemy gotowe ID, potem numer biznesowy (np. numer projektu), na końcu nazwę - bez rozróżniania wielkości liter. Odpowiedź, której nie da się dopasować po żadnym z tych sposobów, zostaje pominięta przy mapowaniu tego pola.
Tagi
Dodawane automatycznie tagi doklejają się do rekordów tworzonych przez ten formularz. Dzięki temu w bazie klientów widać, kto przyszedł z „Kontaktu ze strony głównej”, a kto z „Ankiety po szkoleniu”. Tagi trafiają tylko na nowo utworzone rekordy - istniejącemu klientowi formularz tagów nie zmienia. Pole widoczne przy mapowaniu na klienta, zadanie i email - interesy nie mają tagów, więc przy mapowaniu na interes go nie ma.
Gdy klient już istnieje
Przy mapowaniu na klienta system najpierw sprawdza, czy kogoś takiego już nie ma - kolejno po zewnętrznym ID, NIP-ie, numerze REGON i adresie e-mail. Jeśli znajdzie, nie tworzy drugiej kartoteki, tylko uzupełnia tę istniejącą. Zachowanie w tej sytuacji ustalają dwie opcje, widoczne dopiero po wybraniu mapowania na klienta:
- Nadpisuj dane istniejącego klienta - wyłączona (domyślnie) uzupełnia tylko puste pola, więc formularz nigdy nie nadpisze danych wpisanych wcześniej ręcznie. Włączona podmienia także te już wypełnione, czyli traktuje formularz jako źródło prawdy
- Oznacz klienta jako dane wrażliwe - klient utworzony z tego formularza dostaje znacznik danych wrażliwych, przez co jego pola nie trafiają do treści maili. Do formularzy zbierających dane, których nie chcesz rozsyłać dalej
Opiekun (osoba odpowiedzialna) nie ustawia się przez mapowanie - jeśli ma się przypisywać automatycznie, zrób to automatyzacją uruchamianą przy nowym wypełnieniu formularza.
Pojedyncze wypełnienie
Zmiana mapowania nie działa wstecz - wypełnienia zebrane wcześniej zostają takie, jakie są. Wyjątkiem jest mapowanie na klienta bez automatycznego mapowania: dopóki wypełnienie nie ma jeszcze przypisanego klienta, na jego karcie czeka przycisk Mapuj, który otwiera formularz nowego klienta wypełniony danymi z tego zgłoszenia - patrz Karta wypełnienia. Dla mapowania na zadanie, interes i email takiego ręcznego przycisku nie ma - żeby przenieść starsze wypełnienia po zmianie ustawień, trzeba przepisać je ręcznie na nowy rekord.
Gdy coś nie działa
- Z wypełnienia nie powstał klient, zadanie ani interes - najczęściej wyłączone Automatyczne mapowanie, wypełnienie sprzed ustawienia mapowania albo mapowanie na zadanie/interes bez osobnego pola wskazującego klienta. Pełna lista przyczyn: Z wypełnienia nie powstał klient, zadanie ani interes