Maile z formularza

Z każdego wypełnienia mogą wyjść dwie wiadomości: powiadomienie systemowe na skrzynkę obsługi, żeby ktoś się sprawą zajął, i informacja dla wypełniającego (potwierdzenie), żeby osoba, która formularz wypełniła, wiedziała, że wypełnienie doszło. Każdą włącza się osobno i każda może nie wyjść wcale - karta formularza pokazuje wtedy, czego brakuje.

Skrzynka, z której wychodzą maile

Skrzynka z której wysłać informację o nowym formularzu to wspólny nadawca obu wiadomości - i powiadomienia systemowego, i potwierdzenia dla wypełniającego. Bez niej nie wyjdzie żadna z nich, więc zacznij od niej.

Wybierz skrzynkę, którą naprawdę czytacie: na powiadomienie o nowym wypełnieniu wystarczy odpowiedzieć „Odpowiedz” i wiadomość pójdzie wprost do osoby, która formularz wypełniła, bo jej adres jest ustawiony jako adres zwrotny (reply_to).

Powiadomienie o nowym wypełnieniu

Skrzynka na którą wysłać informację o nowym formularzu to adresat powiadomienia. Może nim być wspólna skrzynka biura czy sprzedaży, ale równie dobrze adres jednej osoby - tej, która faktycznie odpisuje na takie sprawy.

W wiadomości są wszystkie pytania i odpowiedzi z wypełnienia (poza samymi nagłówkami i akapitami formularza, które nie zbierają danych) oraz przycisk prowadzący wprost do wypełnienia w systemie.

Powiadomienie wychodzi tylko wtedy, gdy ustawione są obie skrzynki naraz: nadawcza (wyżej) i ta, na którą ma przyjść. Brak którejkolwiek - i system nie wyśle nic, bez błędu, bez śladu w logu.

Potwierdzenie dla wypełniającego

Ta wiadomość wychodzi na adres, który człowiek sam podał w formularzu, więc system musi wiedzieć, z którego pola go wziąć. Potrzebne są trzy rzeczy naraz - i skrzynka nadawcza z sekcji wyżej:

• Pole formularza z którego pobierany jest adres email - wskaż pole, w którym pytasz o adres
• Tytuł maila
• Treść maila

Brak choćby jednego z nich znaczy, że potwierdzenie nie pójdzie - system nie wyśle pustej wiadomości ani nie zgadnie adresu. Potwierdzenie nie wyjdzie też dla pojedynczego wypełnienia, w którym akurat to pole z adresem zostało puste (np. nie było wymagane) - reszta konfiguracji może być poprawna, a mimo to ta jedna osoba nic nie dostanie.

W tytule i treści użyjesz odpowiedzi z formularza przez szablony Liquid: pole z Nazwą zmiennej imie wstawisz jako {{ imie }}. Dzięki temu potwierdzenie brzmi „Dzień dobry, Anno” zamiast „Dzień dobry”. Zamiast własnej treści możesz też wpisać template:Nazwa szablonu - wtedy mail korzysta z gotowego szablonu mailowego konta (temat szablonu nadpisuje Tytuł maila).

Wygląd maili

Domyślnie obie wiadomości wyglądają jak wiadomości z systemu: w nagłówku stoi nazwa i logo produktu, w stopce informacja, że wiadomość wysłano automatycznie.

Jeśli piszecie do klientów pod własną marką, możesz ten wygląd zmienić dwoma przełącznikami:

• Opakuj powiadomienie systemowe na podstawie działu ze skrzynki wysyłającej - nagłówek i stopka powiadomienia biorą nazwę firmy, adres strony, logo i kolor przycisku z działu przypisanego do skrzynki nadawczej
• Opakuj informację dla wypełniającego na podstawie działu ze skrzynki wysyłającej - to samo dla potwierdzenia. Działa tylko razem z pierwszym przełącznikiem - sam, bez niego, nic nie zmienia

Dane bierzemy z działu, do którego należy skrzynka nadawcza (Skrzynka z której wysłać informację o nowym formularzu), a gdy skrzynka nie ma własnego działu - z głównego działu konta. Uzupełnia się je w ustawieniach działu, nie w formularzu: nazwa firmy (company_name), adres strony (company_website) i logo (company_logo) działu.

Czego dział nie ma wypełnionego, tego w mailu nie będzie: dział bez logo daje nagłówek z samą nazwą firmy, a dział bez nazwy - wiadomość bez nagłówka i bez stopki. Wyjątek to kolor przycisku

• gdy dział go nie ma, system i tak podstawia kolor produktu. Zanim włączysz przełącznik, sprawdź, czy dział ma komplet: nazwę firmy, adres strony i logo.

Dwa przełączniki zamiast jednego, bo to dwie różne decyzje. Treść potwierdzenia piszesz sam i bywa, że ma już własny nagłówek albo stopkę - wtedy nasza oprawa tylko by się na nią nałożyła. Gotowej, kompletnej strony HTML (własny <html>/<body>, w tym treść z template:Nazwa) nie opakowujemy nigdy, nawet przy włączonym przełączniku.

Podgląd przed wysłaniem

Na karcie formularza, przy każdej z dwóch wiadomości, jest odnośnik Zobacz przykład. Otwiera stronę z wiadomością w takiej postaci, w jakiej wyjdzie - z logo, kolorami i stopką, zbudowaną z przykładowych odpowiedzi.

Podgląd zawsze stoi na odpowiedziach na pokaz, nigdy na prawdziwym wypełnieniu: pokazuje układ wiadomości, a nie czyjeś dane osobowe. Otwarcie podglądu niczego nie wysyła i nie zapisuje, więc możesz z niego korzystać do woli, także zanim formularz zbierze pierwsze odpowiedzi.

Wiadomość, która przy obecnych ustawieniach w ogóle by nie wyszła, ma na karcie przekreśloną strzałkę, nie ma przy niej odnośnika do podglądu ani ustawień wyglądu. Najedź na strzałkę, a zobaczysz, czego brakuje.

Powiadomienie w systemie

Niezależnie od maili każde nowe wypełnienie daje też powiadomienie w systemie (ikona dzwonka) - dostają je użytkownicy z dostępem do modułu Formularze, a przy formularzu z działem tylko ci, którzy widzą ten dział. Osoba, która sama wysłała formularz, powiadomienia o nim nie dostaje. Każdy użytkownik może je u siebie wyłączyć w ustawieniach powiadomień. Powiadomienie gaśnie, gdy otworzysz listę wypełnień tego formularza.

Gdy mail nie przychodzi

Najczęściej brakuje jednej z dwóch skrzynek, pole z adresem było w tym zgłoszeniu puste albo wiadomość trafiła do spamu. Pełna lista przyczyn i kolejność sprawdzania: Mail z formularza nie przychodzi.

Mail wychodzi, ale ma zły wygląd (brak marki firmy) albo zły adres nadawcy - przyczyny i kolejność sprawdzania: Mail do wypełniającego ma zły wygląd albo nadawcę.