Formularz zaczyna zbierać odpowiedzi dopiero wtedy, gdy ma pola i wisi na jakiejś stronie. Ten artykuł prowadzi przez część pierwszą: założenie formularza i ustawienia, od których zależy, czy w ogóle da się go wypełnić.
Gdzie to znajdziesz
Nowy formularz
Ekran jest podzielony na dwie części: po lewej ustawienia w czterech kartach, po prawej pola formularza z podglądem tego, co zobaczy wypełniający.
W pierwszej karcie, Podstawowe informacje, wypełnij:
- Nazwa - widzą ją tylko twoi ludzie, na liście formularzy i w tytule maili o nowych wypełnieniach. Nazwij formularz tak, żeby po miesiącu było wiadomo, skąd przychodzą odpowiedzi („Kontakt ze strony głównej” jest lepsze niż „Formularz 2”)
- Opis - notatka na twój użytek, nie pokazuje się wypełniającym
- Dział formularza i wypełnień - dział, do którego trafiają odpowiedzi. Ma znaczenie, gdy konto prowadzi kilka oddziałów i chce mieć wypełnienia poukładane
- Reguła SLA - patrz niżej
- Aktywny, Aktywny od, Aktywny do - patrz Kiedy formularz jest aktywny
- Język - w tym języku formularz wyświetla swoje własne komunikaty, na przykład informację o niewypełnionym polu obowiązkowym. Nie tłumaczy twoich pytań, więc dla drugiego języka zrób osobny formularz
Zapisz. Formularz jest gotowy na pola - opisuje je Pola formularza.
Kiedy formularz jest aktywny
Nieaktywny formularz nadal wisi na twojej stronie, ale zamiast pytań pokazuje komunikat, że nie jest w tej chwili dostępny. Decydują o tym dwa niezależne warunki - formularz zbiera odpowiedzi tylko wtedy, gdy oba są spełnione naraz:
- Aktywny - przełącznik na karcie formularza. Najszybszy sposób, żeby wyłączyć zbieranie odpowiedzi bez zdejmowania formularza ze strony
- Aktywny od i Aktywny do - okres, w którym formularz działa. Przydaje się przy zapisach na wydarzenie albo ankiecie, która ma się sama zamknąć w piątek. Puste pola znaczą „bez ograniczeń” z tej strony
Innymi słowy: włączony przełącznik nie pomoże, jeśli akurat trwa przerwa między Aktywny do a
nowym Aktywny od, a ustawiony poprawny okres nie pomoże, jeśli ktoś wcześniej wyłączył
przełącznik. Stan widać od razu na liście formularzy - można ją filtrować na aktywne i nieaktywne.
Reguła SLA
Pole widoczne tylko wtedy, gdy w koncie jest włączony moduł Automatyzacja i istnieje choć jedna aktywna reguła SLA. Wskazuje regułę SLA, według której alarmujemy o niezamkniętych wypełnieniach tego formularza - dokładnie tak samo, jak reguła SLA przy skrzynce e-mail czy projekcie. Jeśli w Automatyzacji ustawiono domyślną regułę dla nowych formularzy, nowo utworzony formularz dostaje ją automatycznie; tu możesz to zmienić albo wyczyścić.
Wypełnienie liczy się jako „niezamknięte”, dopóki na jego karcie nie klikniesz Zamknij - patrz Karta wypełnienia. Zmiana reguły albo jej usunięcie z formularza działa od razu na wszystkie jego niezamknięte wypełnienia, nie tylko na przyszłe.
Co zapisujemy o wypełniającym
Przy każdym wypełnieniu zapisujemy zwykle trzy rzeczy poza samymi odpowiedziami: adres IP, przeglądarkę i adres strony, na której stał formularz. Pierwsze dwie pomagają odróżnić spam od prawdziwego zgłoszenia, trzecia mówi, która podstrona przynosi kontakty.
Jeśli zbierasz odpowiedzi, przy których obiecujesz anonimowość - ankieta satysfakcji wśród pracowników, zgłoszenie nieprawidłowości - w karcie Ustawienia formularza włącz Anonimowy formularz. Wtedy zostają same odpowiedzi, bez śladu, z jakiego komputera i skąd przyszły. Dotyczy to tylko nowych wypełnień, tego, co już spłynęło, opcja nie czyści.
Zanim zaczniesz zbierać odpowiedzi
Trzy rzeczy warto ustawić od razu, bo najłatwiej o nich zapomnieć, a każda kosztuje utracone odpowiedzi:
- Skrzynki e-mail - bez nich nikt się nie dowie o nowym wypełnieniu inaczej niż zaglądając na listę. Opisuje je Maile z formularza
- Co się dzieje po wysłaniu - podziękowanie albo przekierowanie na własną stronę, patrz Formularz na stronie
- Mapowanie - jeśli z odpowiedzi ma powstawać klient, zadanie, interes albo wiadomość e-mail, ustaw to, zanim spłyną pierwsze wypełnienia. Formularz nie przerobi wstecz tego, co już zebrał, choć pojedyncze wypełnienie mapowane na klienta da się przemapować ręcznie. Patrz Mapowanie wypełnień
Gdy coś nie działa
- Formularz wisi na stronie, ale nikt się nie odzywa, choć wypełnienia spływają - sprawdź skrzynki w karcie Powiadomienia, często brakuje tylko odbiorcy powiadomienia; pełna lista przyczyn: Mail z formularza nie przychodzi
- Formularz nagle przestał przyjmować zgłoszenia - najpierw sprawdź przełącznik Aktywny i pola Aktywny od / Aktywny do w tym artykule wyżej - najczęstsza przyczyna to zapomniany termin końcowy ustawiony przy jednorazowej akcji
- Formularz nie pokazuje się na stronie w ogóle (puste miejsce, żadnego komunikatu) - to co innego niż nieaktywny formularz, który zawsze pokazuje wyraźny tekst. Patrz Formularz w ogóle się nie wyświetla na stronie