WebChat łączy trzy elementy: widget osadzony na stronie WWW, pokój rozmowy i panel operatora. Poniżej droga jednej wiadomości od kliknięcia przez klienta do odpowiedzi operatora.
Gdzie to znajdziesz
Widget na stronie klienta
Widget to okienko czatu wklejone na stronę WWW firmy fragmentem kodu JavaScript (patrz Osadzenie widgetu na stronie). Każdy widget ma własny wygląd, godziny pracy i zestaw operatorów, którzy mogą na niego odpowiadać - jedno konto może mieć kilka widgetów (np. osobny dla każdej marki albo języka).
Pokój rozmowy
Pierwsza wiadomość od danej osoby na danym widgecie zakłada nowy Pokój (rozmowę). Kolejne wiadomości tej samej osoby trafiają do tego samego pokoju, dopóki jest Aktywny. Pokój może automatycznie powiązać się z istniejącym klientem lub kontaktem w CRM (po adresie e-mail albo identyfikatorze zewnętrznym) albo zostać ręcznie podpięty przez operatora - patrz Zarządzanie rozmową.
Panel operatora
Operatorzy odpowiadają z panelu operatora (Panel operatora) - listy pokoi po lewej, treść rozmowy na środku, karta klienta i historia aktywności po prawej. Panel rozróżnia pokoje przypisane do zalogowanego operatora (Twoje rozmowy) od pozostałych (Pozostałe rozmowy), a lista wyróżnia kolorem pokoje, w których klient czeka na odpowiedź.
Przypisanie do operatora
Widget ma ustawione, kto może odpowiadać na jego rozmowy (konkretna grupa, zespół albo dowolny użytkownik). Jeśli w widgecie włączone jest automatyczne przypisywanie, pokój bez przypisanego operatora trafia automatycznie do tego, kto pierwszy na niego odpowie - patrz pole Automatycznie przypisuj rozmowę do operatora, który odpowie jako pierwszy (Widget).
Zamykanie rozmowy
Operator może zamknąć pokój ręcznie (przycisk Zamknij) - zamknięty pokój nadal jest widoczny w historii, ale nie liczy się jako aktywna rozmowa. Wiadomość napisana do zamkniętego pokoju otwiera go ponownie.
Odrębność od Czatu firmowego
WebChat służy do rozmów z klientami na stronie WWW i jest całkowicie odrębnym modułem od Czatu firmowego (wewnętrzny komunikator zespołu - rozmowy 1:1 i kanały grupowe między pracownikami). Oba moduły mają w historii wspólne pochodzenie nazwy, ale nie mają ze sobą nic wspólnego funkcjonalnie - rozmowa w WebChacie nigdy nie pojawia się w Czacie firmowym i odwrotnie.