Правила автоматизації виконують за вас повторювані дії: сповіщають, змінюють поля, надсилають e-mail та SMS, створюють завдання. Ви знайдете їх у модулі Автоматизація, в секції Автоматизації.
Кожне правило складається з трьох частин:
- коли (тригер) - що запускає правило,
- якщо (умови) - коли правило має спрацювати,
- то (дії) - що має виконатися, по черзі.
Тригери
Подія - правило реагує на створення або зміну запису: завдання, проєкту, клієнта, звернення або результату форми. Приклад: статус завдання змінився на “Рекламація”.
Розклад - правило діє циклічно за виразом cron, наприклад щодня о 7:00.
Зсув у часі - правило виконується для кожного запису через заданий час від поля дати, наприклад 3 дні після створення клієнта або 24 години перед терміном завдання. Кожен запис проходить через таке правило рівно раз.
Умови
Найпростіша умова - це поле = значення, наприклад status_id = 5. Можна також перевіряти:
- зміну поля: “статус змінився з X на Y” (лише для подій типу зміна),
- кілька варіантів одразу (група “any” - достатньо, щоб один підходив),
- заперечення, входження тексту, порівняння більше/менше, чи поле заповнене.
Порожні умови означають, що правило діє завжди. Для часових правил умова перевіряється в момент виконання кроку - якщо ще не підходить, система повторює перевірку протягом 7 днів.
Дії
Правило може мати багато дій, вони виконуються по черзі:
- сповіщення особі (також “відповідальний за запис”, “автор” - із заміщеннями на час відпустки),
- зміна поля запису, наприклад встанови пріоритет,
- e-mail із шаблону клієнту,
- SMS на телефон клієнта (через конектор SMS, налаштований в обліковому записі),
- повідомлення в чат, наприклад Google Chat,
- нове завдання для команди,
- запуск ескалації - коли вам потрібні повторення в часі (“через 5 хвилин нагадай, через годину SMS шефу”),
- вебхук (POST на зовнішню адресу) або власний flow.
У текстах можна використовувати поля запису у дужках: {{name}}, {{title}} - система підставить значення.
Тестування та контроль
На сторінці правила є кнопка Тестувати - ви вказуєте номер запису і бачите, чи виконано умови і що саме виконалося б, без реального надсилання. Поруч є лог виконань: кожен запуск з результатом і причиною.
Вбудовані запобіжники:
- дії правил не запускають наступних правил (захист від циклу),
- ліміт виконань на годину захищає від лавини,
- після серії помилок правило вимикається саме, а автор отримує сповіщення,
- опційне вікно годин, наприклад надсилання лише між 8:00 і 18:00.
Email-кампанії
Для послідовності e-mail клієнтам (наприклад, привітання, посібник через 3 дні, нагадування через тиждень) служить застосунок Email-кампанії з каталогу застосунків. Він створює звичайні часові правила, тож усе видно також у списку Автоматизацій.