Електронні листи

Що таке електронні листи в Intum?

Модуль Mail - це спільна поштова скринька для всієї фірми. Він дозволяє опанувати корпоративну пошту - замість окремих скриньок, які знає лише їх власник, листи потрапляють до спільної системи, де вся команда бачить, що надходить, хто над чим працює і що потребує уваги.

Завдяки цьому:

• Жоден лист від клієнта не буде пропущений - навіть коли хтось у відпустці
• Видно, хто за що відповідає - призначені повідомлення мають чіткого власника
• Історія кореспонденції доступна всій команді - а не в приватній скриньці однієї особи
• Листи пов’язані із завданнями, контактами CRM та папками

Отримання та надсилання

Листи потрапляють до системи через поштові скриньки (переспрямування SMTP). Надсилання відбувається через налаштований сервер SMTP скриньки.

Статуси надсилання

• Отримані - повідомлення надійшло ззовні
• Надіслані - повідомлення надіслано із системи
• Чернетка - збережений, ненадісланий лист
• Заплановані - лист із встановленою датою надсилання в майбутньому

Гілки (треди)

Листи автоматично групуються у гілки на основі заголовків SMTP (References, In-Reply-To). Відповідь на лист потрапляє до тієї самої гілки - уся історія розмови в одному місці.

Спільні листи та призначення

Вхідні повідомлення не потрапляють до однієї особи - вони видимі всій команді й чекають на призначення. Це ключова відмінність від класичної пошти.

Як працює призначення

Кожен лист має поле Відповідальний, яке визначає, хто займається даним повідомленням. Лист можна призначити:

• Користувачу - конкретна особа, відповідальна за обслуговування
• Групі - команда осіб, які спільно несуть відповідальність (напр. «Обслуговування клієнтів», «Продажі»). Кожен член групи бачить лист і може на нього відповісти
• Команді - призначення цілій команді

Вигляди скриньки

• Для призначення - листи без призначеного відповідального. Це головна черга, що потребує уваги
• Мої - листи, призначені поточному користувачу
• Усі - повний список листів
• Надіслані - повідомлення, надіслані із системи
• Кошик - видалені повідомлення
• Спам - повідомлення, позначені як спам
• Відкладені - гілки, відкладені на потім (snooze)

Автоматичне призначення

Листи можуть автоматично призначатися через:

• Фільтри - правила, що призначають відповідального на основі відправника, домену чи теми
• Скриньку - відповідальний за замовчуванням, встановлений на поштовій скриньці
• Контакт CRM - якщо відправника розпізнано, лист може успадкувати відповідального з контакту

Зміна відповідального

Відповідального можна змінити:

• З вигляду листа - натисніть на поле відповідального
• Груповими операціями - позначте кілька листів і змініть призначення
• Через API - поля responsible_id та responsible_type

Поля листа

• Тема - тема повідомлення
• Від - відправник
• Кому - отримувач
• Копія / Прихована копія - копія / прихована копія
• Текст - текст повідомлення (HTML)
• Скринька - з якої скриньки надіслано
• Папка - призначена папка
• Відповідальний - користувач, група або команда
• Статус - статус обслуговування листа
• Пріоритет - важливість (1-5)
• Контакт - пов’язаний контакт з CRM
• Теги - етикетки для категоризації

Вкладення

До листа можна додавати файли. Вкладення, отримані ззовні, зберігаються в хмарі з безпечним доступом через signed URL.

Зв’язки

• Завдання - лист можна пов’язати із завданнями (і навпаки)
• Контакт CRM - автоматичне призначення на основі адреси відправника
• Форми - лист може бути результатом надсилання форми

Операції

• Архівація - приховування листа з вигляду вхідної скриньки
• Кошик - переміщення в кошик (soft delete)
• Спам - позначення як спам
• Відкладення (snooze) - приховування гілки на визначений час
• Чернетки - автоматичне та ручне збереження чернеток
• Друк - вигляд для друку
• Поширення - публічне посилання на лист (через токен)

Групові операції

Зі списку можна позначати кілька листів і виконувати групові дії:

• Зміна відповідального
• Зміна статусу
• Зміна папки
• Архівація / видалення
• Додавання / видалення тегів

Пошук

Листи підтримують повнотекстовий пошук за темою, текстом, відправником та отримувачем. Фільтрування за скринькою, папкою, статусом, відповідальним та тегами.