Збірка готових прикладів автоматизації навколо клієнтів - що налаштувати в Intum, щоб система сама пильнувала повторювані речі. Кожен приклад показує по черзі, де натиснути і як це потім працює. Наступні приклади ми додаватимемо сюди.
Нагадування про договір клієнта, що завершується
Опікун клієнта отримує завдання за кільканадцять днів до кінця договору, тож має час його поновити або зв’язатися з клієнтом. Не потрібно нічого пильнувати вручну ані переглядати список - завдання з’являється саме.
Що вам потрібно
У картці клієнта ви маєте мати поле з датою кінця договору. Зазвичай це додаткове поле, яке ви додаєте в налаштуваннях клієнта (наприклад, з назвою “Договір до”). Важливо, щоб воно було збережене як дата у форматі рік-місяць-день.
Клієнт повинен також мати встановленого опікуна, тобто заповнене поле Відповідальний - саме на цю особу потрапить завдання.
Як це налаштувати
- Зайдіть у модуль Автоматизація і додайте нове правило.
- Назвіть його так, щоб було зрозуміло, про що йдеться, наприклад “Кінець договору - нагадування”.
- У полі Момент дії виберіть Відкладена дія.
- У полі Модель виберіть Клієнт.
- У полі Поле дати запису впишіть код свого поля з датою договору з попереднім словом fields, тобто наприклад fields.agreement_to. Код поля ви знайдете біля його визначення в налаштуваннях додаткових полів.
- У полі Скільки впишіть -15 (зі знаком мінус). Мінус означає, що нагадування має з’явитися ПЕРЕД датою з поля. Одиницю встановіть на дні. Увага: 15 без мінуса спрацювало б 15 днів ПІСЛЯ кінця договору.
- У полі Умови впишіть {“archived”: false}. Завдяки цьому нагадування пропустить заархівованих клієнтів. Якщо хочете охопити всіх, залиште це поле порожнім.
- Якщо хочете, щоб завдання створювалися вранці, в опції Виконуй лише в години встановіть, наприклад, від 9 до 10.
- Додайте дію і виберіть Додати завдання. Як відповідального вкажіть Відповідальний за запис. У заголовку впишіть, наприклад, Завершується договір клієнта {{name}}. У тексті ви можете дописати, про що подбати при поновленні.
- Збережіть правило.
Як це працює
Система регулярно перевіряє клієнтів. Коли до кінця договору залишається близько 15 днів, вона створює одне завдання для опікуна цього клієнта і підкріплює його під його картку. Кожен клієнт отримує таке нагадування лише раз, тож опікуна не засипає копіями того самого.
Умова перевіряється в момент створення завдання, на актуальному стані клієнта. Якщо клієнта тим часом заархівували, нагадування не з’явиться - попри те, що дата договору збігається. Так само ви можете додати власну умову, наприклад пропускати клієнтів, які вже поновили договір.
У заголовку завдання фрагмент {{name}} замінюється на назву клієнта. У той самий спосіб ви можете вставити інші дані клієнта.
Добрі поради
- Знак мінус біля кількості днів є ключовим: -15 - це нагадування перед датою, 15 без мінуса - це дія після дати.
- Умова в полі Умови дозволяє звузити, кого правило охопить. Приклади: {“archived”: false} (пропусти заархівованих), {“kind”: “buyer”} (лише покупці).
- Якщо клієнт не має опікуна, немає кому призначити завдання. Подбайте, щоб поле Відповідальний було заповнене.
- Дату в полі тримайте у форматі рік-місяць-день. Запис на кшталт “кінець березня” не спрацює.
- Волієте нагадування на місяць раніше? Впишіть -30.
- Той самий принцип спрацює при інших датах з додаткових полів, наприклад кінець гарантії або термін наступного огляду.
Циклічні завдання зі збереженого пошуку (наприклад, клієнти без контакту)
Щодня вранці опікун отримує завдання для кожного клієнта, з яким ніхто не контактував уже 30 днів. Замість вручну переглядати список, система сама знаходить таких клієнтів і розподіляє роботу.
Крок 1: збережіть пошук
Зайдіть на список клієнтів і встановіть розширений фільтр, наприклад поле Остання активність - менше ніж {{30 days ago}} (це запис “30 днів тому”, що перераховується на льоту при кожному запуску). Далі розгорніть стрілку біля кнопки Шукати і виберіть Зберегти умови пошуку. Назвіть їх, наприклад, “Без контакту 30 днів”.
Крок 2: додайте правило
- Зайдіть у модуль Автоматизація і додайте нове правило.
- У полі Момент дії виберіть Пошук за фільтром.
- У полі Збережений фільтр вкажіть “Без контакту 30 днів”. Поруч ви побачите приблизну кількість клієнтів, яких правило охопить - варто на неї зиркнути, перш ніж збережете.
- У полі Розклад впишіть 0 9 * * * (тобто щодня о 9:00).
- Додайте дію Додати завдання: одержувач Відповідальний за запис, заголовок наприклад Зв’яжіться з {{name}}.
- Збережіть правило.
Як це працює
Щодня о 9:00 система запускає збережений пошук і створює завдання для опікуна кожного знайденого клієнта. Кожен клієнт отримує завдання лише раз - наступні проходи пропускають уже опрацьованих.
Якщо хочете, щоб нагадування поверталося (наприклад, клієнт, що досі без контакту через тиждень, отримує наступне завдання), заповніть поле Повторити через (дні) - вписання 7 зробить так, що клієнт, який усе ще відповідає фільтру, отримає завдання повторно через тиждень.
Варіант: один звіт замість окремих завдань
Якщо ви волієте зведення замість завдань, у кроці 5 виберіть дію Зведений звіт (digest) і вкажіть себе як одержувача. При кожному проході ви отримаєте одне сповіщення з кількістю знайдених клієнтів, а після вказання скриньки - також e-mail зі списком і посиланнями на картки. Звіт приходить лише тоді, коли фільтр має якісь результати.