В Intum ви можете створювати власні папки, щоб краще категоризувати вхідні повідомлення (напр. за типами звернень чи конкретними клієнтами). Папки допомагають підтримувати порядок у головному Inbox і полегшують командну співпрацю.
Де знайти Папки?
Доступ до папок та їх налаштування ви отримаєте двома способами:
-
З бічної панелі: У модулі Mail, ліворуч під головними скриньками, розташований розділ Папки. Ви можете розгорнути його, щоб побачити всі свої папки.
-
З меню модулів: Натисніть значок чотирьох крапок у верхньому правому куті, а потім у розділі Mail виберіть безпосередньо посилання Папки.
Як створити та налаштувати нову папку?Щоб додати нову папку до своєї скриньки:
- Перейдіть до списку папок (4 крапки -> Mail -> Папки).
- Натисніть кнопку Створити папку у лівому або правому верхньому куті.
- Заповніть форму додавання:
- Назва: Введіть назву папки (напр. «Рекламації» чи «Замовлення»).
- Опис: Ви можете додати коротку інформацію про призначення папки.
- Відповідальний: Вкажіть конкретного працівника, якому за замовчуванням призначатимуться листи, що надходять до цієї папки.
- Відділ: Ви можете обмежити видимість папки лише для вибраних груп працівників.
- Прихована: Позначте, якщо папка має бути видимою лише для осіб з правами доступу адміністратора.
Робота з папками:
- Автоматизація (Фільтри): Найефективніший спосіб - налаштувати Фільтри, які автоматично сортуватимуть повідомлення (напр. усі листи зі словом «рахунок» у темі одразу потраплять до папки «Бухгалтерія»).
- Ручне переміщення: Ви можете скористатися опцією «Перемістити до» під час перегляду листа (достатньо позначити лист і на верхній панелі вибрати папку)
- Видимість: У списку папок ви бачите кількість непрочитаних повідомлень та особу, відповідальну за дану ділянку.
- Порада: Якщо ви використовуєте папки для обслуговування конкретних процесів, варто в налаштуваннях папки призначити постійного відповідального. Завдяки цьому кожен лист, що туди потрапить, одразу з’явиться в Inbox відповідного працівника.
Варто знати: видимість повідомлень у папках
Пам’ятайте, що призначення повідомлення до конкретної папки не видаляє його з головного робочого вигляду. Система Intum спроєктована так, щоб жоден лист не уник вашої уваги:
- Листи з відповідальною особою: Якщо повідомлення призначено конкретному користувачеві й ви додасте його до папки, воно все одно буде видимим у папці Inbox цієї особи.
- Листи без відповідальної особи: Якщо повідомлення ще не має призначеного опікуна, після додавання до папки воно водночас буде видимим у папці Для призначення.
Завдяки цьому папки слугують як додаткова тематична категоризація, тоді як головні системні папки (Inbox/Для призначення) все ще інформують про статус обслуговування даного листа.