Відділи: організуйте роботу команди й отримайте повний контроль над видимістю даних

Відділ у системі - це потужна організаційна структура Вашої компанії. Замість витрачати час на хаос в обов’язках і ручний розподіл повідомлень, відділи дозволять Вам об’єднати користувачів, поштові скриньки, шаблони та права доступу в одне, злагоджено працююче ціле.

Що Ви отримуєте завдяки впровадженню відділів?

• Ідеальну організацію пошти й завдань: Поштові скриньки, теки, шаблони повідомлень, а також завдання та проєкти можуть бути постійно призначені до конкретної команди (напр. Продажі, Support).
• Автоматичну маршрутизацію e-mail: Повідомлення від клієнтів одразу потрапляють до відповідного відділу.
• Професійний імідж у підписі: Телефон та email відділу можуть автоматично з’являтися в підписі повідомлення. Клієнт бачить прямий контакт до команди, яка його обслуговує, а не загальні, узагальнені дані компанії.
• Безпеку даних (CRM): Ви можете точно обмежити видимість клієнтів CRM, захищаючи бази даних від несанкціонованого доступу.

Як створити новий відділ? (Крок за кроком)

Налаштування блискавичне та інтуїтивне. Перейдіть до: 4 крапки -> Обліковий запис -> Відділи і натисніть іконку + (Новий відділ).

Заповніть форму:

• Назва - унікальна назва в межах Вашого облікового запису (напр. “Продажі”, “Технічна підтримка”).
• Опис - Ваш опціональний опис призначення відділу.
• Користувачі - вкажіть і призначте працівників до цього відділу.
• Скриньки - призначте відповідні поштові скриньки.
• Телефон та Email відділу - опціональні контактні дані, які система використає в підписах e-mail.
  Наприкінці натисніть Зберегти.

Важлива інформація: Якщо в майбутньому Ви видалите відділ, система захистить Ваші дані - призначені скриньки та шаблони повідомлень НЕ будуть видалені, а лише безпечно відкріплені.

Розумне обмеження видимості даних за відділами

Відділи дозволяють точно звужувати доступ до бази клієнтів CRM. Після ввімкнення цього режиму звичайний користувач бачить лише тих клієнтів, які належать до його відділу. Клієнти без призначеного відділу стають для таких осіб повністю невидимими (як у списку, так і при спробі перейти до деталей) - доступ до них мають тоді виключно адміністратори.

Де і як це працює?

Функцією Ви керуєте в розділі: Налаштування облікового запису -> «Видимість даних за відділами». Ви маєте на вибір два значення:

1. Вимкнена - механізм неактивний; усі працівники бачать усіх клієнтів у системі.
2. Увімкнена - повне, безпечне обмеження видимості записів поза відділом користувача.

Розумний автомат системи: Щоб полегшити Вам роботу, система дбає про це сама! У момент створення другого відділу в обліковому записі цей режим автоматично перемикається на «Увімкнена». Винятком є ситуація, коли адміністратор раніше встановив це значення вручну - тоді система шанує цей вибір. Перший, поодинокий відділ не активує цей механізм (оскільки без поділу немає чого розподіляти).

Створення клієнтів працівниками:

Коли режим обмеження ввімкнено, особа без прав адміністратора під час додавання нового клієнта мусить призначити його до відділу. Щоб не виникало помилок, поле «Відділ» у формі клієнта покаже їй виключно ті відділи, до яких вона сама призначена.

Право «Бачить дані всіх відділів» (departments_all)

Система дбає про те, щоб впровадження відділів раптово не паралізувало роботу Вашої компанії. Тому за замовчуванням кожен користувач (власник, адміністратор і звичайний працівник) має це право. Це означає, що саме створення відділів нікому за замовчуванням доступ не забирає і команда може працювати так, як досі.

Як реально обмежити доступ працівника до його відділу?

Якщо Ви хочете, щоб, напр., продавець бачив виключно клієнтів свого відділу, виконайте ці прості кроки:

1. Перейдіть до Налаштування -> Ролі.
2. Створіть нову роль (напр. «Продавець - лише свій відділ») і зніміть позначку (вимкніть) право «Бачить дані всіх відділів».
3. Призначте цю новостворену роль користувачеві в його профілі.
4. Переконайтеся, що працівник фізично доданий до відповідного відділу (Налаштування -> Відділи -> Редагувати відділ -> Призначити користувачів).
   Лише відібрання права departments_all за допомогою ролі реально звужує видимість даних. Керівники команд або особи, які працюють між різними відділами, можуть без перешкод залишитися з роллю за замовчуванням із увімкненим правом, щоб зберегти повний огляд компанії.