Плануєте відпустку і хочете бути впевнені, що завдання та листування від клієнтів потраплять за правильною адресою? Функція «Відпустка / Канікули» дозволяє самостійно керувати своєю відсутністю безпосередньо в профілі користувача (без потреби залучати адміністратора чи керівника).
Завдяки цьому система автоматично подбає про перенаправлення трафіку, а команда збереже повну безперервність роботи.
Візуальний календар відпусток
Керування відсутностями стало ще простішим завдяки інтуїтивному вигляду календаря. Усі заявки та заплановані вихідні дні ви можете переглядати у вигляді зрозумілої сітки календаря.
Щоб полегшити швидке орієнтування, ми запровадили кольорові позначення, які відображають поточний статус кожної відпустки:
🟢 Зелений - відпустку затверджено.
🟠 Помаранчевий - заявка на відпустку очікує на рішення.
🔵 Синій - відпустку вже офіційно оформлено відділом кадрів.
Як налаштувати статус відпустки?
- Перейдіть до налаштувань свого профілю.
- Знайдіть розділ, що відповідає за час відсутності, і заповніть такі поля:
- У відпустці з / У відпустці до - вкажіть точний діапазон дат своєї відсутності.
-
Хто заміщає / Особа, що заміщає - виберіть зі списку особу, відповідальну за ваші завдання.
- Пошук у цьому полі інтелектуальний: показує виключно активних працівників команди (не відображає облікові записи гостей ані вас самих).
Альтернатива: Призначення для всієї команди
Якщо ви не хочете призначати одного конкретного заступника, у полі вибору можете вказати опцію «Усі (без призначення)». У такому разі нові листи та циклічні завдання потраплятимуть до загальнодоступного пулу як повідомлення, не призначені нікому, звідки їх може взяти будь-який авторизований працівник.
Як працює автоматичне перенаправлення?
У період вашої відпустки система автоматично контролює вхідні звернення та передає їх призначеному заступнику. Автоматичне перенаправлення охоплює:
- Нові листи, що надходять на спільні поштові скриньки
- Наступні повідомлення у вже наявних гілках - якщо клієнт відповість у гілці, яку ви досі вели, уся гілка буде автоматично перенаправлена вашому заступнику
- Поштові фільтри з дією «призначити відповідального»
-
Нові завдання, згенеровані з циклічних шаблонів
Виняток: Приватні скриньки
Опція відпустки не діє на повідомлення, що надходять на приватні поштові скриньки. Приватні листи не перекидаються заступнику - вони залишаються на вашому обліковому записі, а біля вашого прізвища в інтерфейсі система відобразить лише інформацію про відпустку.
Ланцюжок заміщень (Що робити, якщо заступник теж у відпустці?)Система має захист на випадок накопичених відпусток. Якщо особа, яку ви вказали як заступника, сама перебуває в цей час у відпустці, система спробує автоматично знайти наступного заступника у фоновому режимі (обробляючи до 2 кроків у такому ланцюжку перенаправлень).
Видимість у системі: Іконка пальми (🌴)
У період відпустки поряд з вашим аватаром та прізвищем в усіх пошуках і списках користувачів у системі з’явиться іконка пальми (🌴).
Іконка видима, зокрема, під час:
- Вибору відповідальної особи в листах,
- Виконання масових опцій у завданнях,
- Роботи в модулях Служба підтримки та CRM.
Завдяки цьому інші члени команди перед ручним призначенням вам будь-якого завдання одразу бачать, що ви перебуваєте у відпустці, і можуть ухвалити більш свідоме рішення про скерування справи до когось іншого.
Прозорість: Логування активності
Кожна дія автоматичного перенаправлення повідомлення чи завдання через відпустку реєструється й логується в історії активності. У будь-який момент можна перевірити, хто, на кого і з якої причини (через який діапазон відпустки) був перепризначений, що забезпечує повну прозорість дій усередині команди.
Після завершення кінцевої дати відпустки статус автоматично згасне, іконка пальми зникне, а система відновить стандартне функціонування вашого облікового запису.