Уявіть собі невелику виробничу майстерню - 5 осіб, десяток відкритих замовлень одночасно, корпоративні та приватні клієнти. Кожне замовлення - це пропозиція, домовленості, технічна документація, робочі фото, завдання для команди, рахунок і відправлення. Усе це ви тримаєте в одному проєкті Intum, без перестрибування між поштою, диском, Excel і Fakturownia.
На конкретному прикладі я показую, як це організувати.
Цикл окремого замовлення
У майстерні типовий перебіг замовлення виглядає так:
- Лист або телефонний дзвінок із запитом
- Оцінка вартості та пропозиція для клієнта
- Клієнт затверджує - ви реєструєте замовлення
- Розподіляєте роботу між людьми (напр. різання - Марек, монтаж - Аня, пакування - Томек)
- Кожен додає файли та коментарі під своє завдання
- Виставляєте рахунок, пакуєте, відправляєте посилку
- Закриваєте та архівуєте
Кожен із цих кроків має своє місце в картці проєкту. Вам не потрібен окремий інструмент на кожен етап.
Крок 1: налаштуйте статуси проєктів
Статуси проєктів ви визначаєте один раз, у /organize/statuses. Під час додавання нового статусу позначте прапорець “стосується проєктів” - інакше статус буде видимий лише для завдань чи листів.
Для виробничої майстерні добре підходить такий набір:
- Новий запит (категорія: до виконання)
- Оцінюється (до виконання)
- Затверджено до реалізації (у реалізації)
- У виробництві (у реалізації)
- Готове до відправлення (готове)
- Відправлено клієнту (готове)
- Реалізовано (завершено)
- Архівне (завершено)
Категорія керує виглядом kanban у списку проєктів. Усі завершені статуси потрапляють до однієї колонки і зникають з поточного вигляду, тож список не розростається.
Кольори задайте згідно з інтуїцією - червоний на термінові, зелений на готові. Кожен у майстерні швидко вихопить оком, що на якому етапі.
Крок 2: новий проєкт
Клієнт телефонує із запитом про вивіску 200x60 см на фасад магазину. Ви створюєте новий проєкт з /organize/projects > Додати:
- клієнт: обираєте з CRM або створюєте нового (компанія
XYZ Sp. z o.o.) - заголовок:
Фасадна вивіска XYZ - магазин Варшава Мокотув - часові рамки: старт сьогодні, дедлайн за 3 тижні
- пріоритет: середній
- статус:
Новий запит - відповідальна особа: керівник майстерні
- опис: стислий виклад запиту клієнта, посилання на поштове листування, технічні вимоги
Проєкт готовий. Решта доклеюється поступово.
Крок 3: пропозиція та файли
У правому верхньому куті картки проєкту є кнопка + Додати. З меню ви обираєте:
-
Додати документ- виставляєте пропозицію (потім проформу, наприкінці рахунок) -
Додати файл- додаєте референсні фото від клієнта, графічний проєкт у PDF, технічну документацію від проєктувальника -
Додати e-mail- якщо всі домовленості пішли поштою, підтягуєте потік під проєкт
Усе потрапляє в розділи на картці проєкту. Клієнт питає за два тижні “як там моя вивіска” - ви відкриваєте проєкт і маєте під рукою пропозицію, останні фото з виробництва, статус, дедлайн.
Крок 4: завдання для команди
Клієнт прийняв пропозицію. Ви перемикаєте статус на У виробництві і розбиваєте замовлення на конкретні дії. З + Додати > Завдання створюєте окремі завдання:
-
Підготовка матеріалу - різання- Марек, дедлайн 3 дні -
Фрезерування літер- Марек, дедлайн 5 днів -
Фарбування- Аня, дедлайн 8 днів -
Монтаж конструкції- Томек, дедлайн 12 днів -
Пакування та відправлення- Томек, дедлайн 15 днів
Для завдань ви можете мати окремі статуси (напр. До виконання, У процесі, Завершено) або використати ті самі, що й для проєкту - як зручніше.
Марек робить різання, робить фото телефоном, додає під своє завдання. Аня в коментарі пише “фарба затверджена, надсилаю фото зразка”. Усе залишається під проєктом - якщо за півроку хтось рекламуватиме вивіску, ви маєте повну історію реалізації.
Крок 5: рахунок і відправлення
Коли останнє завдання закривається, проєкт переходить на Готове до відправлення. З рівня проєкту ви виставляєте рахунок (розділ Рахунки). Номер накладної, дані кур’єра або нотатку про особистий забір ви додаєте як пост (+ Додати > Пост) або в описі проєкту - тут це залишається історично.
Статус на Відправлено клієнту, потім на Реалізовано після підтвердження отримання.
Крок 6: архівація
Після закриття замовлення у вас дві опції:
- задати статус
Архівне(категорія завершено) - проєкт зникає з активних списків, але залишається в базі - або вимкнути прапорець
Активнийу редагуванні проєкту - ефект схожий
Обидва шляхи залишають проєкт доступним для пошуку і видимим з картки клієнта як історичний.
Пошук за півроку
Клієнт телефонує: “зробіть таку саму вивіску, як рік тому, тільки меншу”. Ви заходите на /organize/projects, угорі маєте пошук (лупа розгортає розширені опції). Вписуєте назву компанії клієнта або шукаєте за тегами (vyviska, fasad, aluminij). Теги ви додаєте в редагуванні проєкту - вони стають у пригоді, коли ви хочете потім відсіяти, напр., усі замовлення для галузі громадського харчування.
Альтернативно ви заходите в картку клієнта в CRM і там маєте список усіх його проєктів. Відкриваєте той з минулого року, копіюєте параметри, створюєте новий.
Сповіщення клієнта про прогрес
Клієнти часто питають “як там моє замовлення”. У вас два шляхи - вручну з картки проєкту або автоматом на зміні статусу.
Вручну: + Додати > Додати e-mail
Коли ви хочете надіслати клієнту конкретну інформацію (напр. “фрезерування закінчено, зараз іде на фарбування, фото у вкладенні”), ви заходите на картку проєкту і натискаєте + Додати > Додати e-mail. Відкривається редактор листа:
- адресат підставляється сам з клієнта проєкту
- ви обираєте шаблон зі списку (напр.
Прийняття замовлення,Готове до відправлення,Після реалізації - прохання про відгук) - система підставляє в зміст плейсхолдери з проєкту і клієнта (
{{project.title}},{{client.name}}) - за потреби дописуєте щось від себе або додаєте вкладення (напр. фото з виробництва)
- надсилаєте
Лист летить до клієнта і водночас прикріплюється під проєкт - усе листування в одному місці, кожен з команди бачить, що вже пішло.
Шаблони листів ви додаєте в Mail > Шаблони. Ті самі шаблони доступні і під час ручного надсилання, і в автоматі.
Це добре рішення, коли інформація конкретна або нетипова - фото з виробництва, зміна терміну, питання про деталь. Або коли клієнт сам питає про статус і ви хочете йому відповісти з повним контекстом проєкту під рукою.
Автоматом: flow у Connect на зміні статусу
Якщо ви волієте, щоб система сама стежила за комунікацією при стандартних змінах статусу, ви налаштовуєте це через модуль Connect. Flow має тригер зміна статусу проєкту і дію надіслати шаблон листа (або SMS).
Сама зміна статусу не надсилає нічого автоматично - це не функція модуля Проєкти з коробки. Усе йде через Connect.
Типові точки надсилання в майстерні:
-
Затверджено до реалізації- “Ми прийняли замовлення, починаємо виробництво” -
У виробництві- “Ваша вивіска зайшла у виробництво, запланована відправка X” -
Готове до відправлення- “Пакуємо, завтра відправляємо посилку” -
Відправлено клієнту- номер накладної, посилання на відстеження кур’єра
Після налаштування ви маєте цикл без ручної роботи - клієнт отримує інформацію про кожну істотну зміну, ви маєте спокій. Для нетипових справ ви й далі використовуєте ручне + Додати > Додати e-mail - обидва шляхи працюють поряд.
Що варто знати на старті
Під час першого налаштування майстерні в Intum зазвичай починається з:
- Статуси проєктів (
/organize/statuses) - 6-8 штук достатньо - Статуси завдань - окремий список, пристосований до процесу виробництва
- Теги проєктів - базовий набір категорій замовлень (за чим ви потім хочете фільтрувати)
- Шаблони листів для клієнта
- Flow у Connect, що поєднує зміну статусу з надсиланням листа
Решта доклеюється в процесі. Немає сенсу все планувати жорстко - за два тижні роботи видно, що працює, а що потрібно виправити.