Pracownia produkcyjna: workflow zlecenia w intum

Wyobraź sobie małą pracownię produkcyjną - 5 osób, kilkanaście otwartych zleceń jednocześnie, klienci firmowi i prywatni. Każde zamówienie to oferta, ustalenia, dokumentacja techniczna, zdjęcia robocze, zadania dla zespołu, faktura i wysyłka. To wszystko trzymasz w jednym projekcie intum, bez przeskakiwania między mailami, dyskiem, Excelem i fakturownią.

Na konkretnym przykładzie pokazuję jak to ułożyć.

Cykl pojedynczego zlecenia

W pracowni typowy bieg zlecenia wygląda tak:

1. Mail albo telefon z zapytaniem
2. Wycena i oferta dla klienta
3. Klient zatwierdza - rejestrujesz zlecenie
4. Rozdzielasz pracę między ludzi (np. cięcie - Marek, montaż - Ania, pakowanie - Tomek)
5. Każdy wrzuca pliki i komentarze pod swoje zadanie
6. Wystawiasz fakturę, pakujesz, nadajesz przesyłkę
7. Zamykasz i archiwizujesz

Każdy z tych kroków ma swoje miejsce w karcie projektu. Nie potrzebujesz osobnego narzędzia na każdy etap.

Krok 1: skonfiguruj statusy projektów

Statusy projektów definiujesz raz, w /organize/statuses. Przy dodawaniu nowego statusu zaznacz flagę “dotyczy projektów” - inaczej status będzie widoczny tylko przy zadaniach albo mailach.

Dla pracowni produkcyjnej dobrze sprawdza się taki zestaw:

• Nowe zapytanie (kategoria: do zrobienia)
• Wyceniane (do zrobienia)
• Zatwierdzone do realizacji (w realizacji)
• W produkcji (w realizacji)
• Gotowe do wysyłki (gotowe)
• Wysłane do klienta (gotowe)
• Zrealizowane (zakończone)
• Archiwalne (zakończone)

Kategoria steruje widokiem kanban na liście projektów. Wszystkie statusy zakończone wpadają do jednej kolumny i znikają z bieżącego widoku, więc lista nie puchnie.

Kolory ustaw zgodnie z intuicją - czerwony na pilne, zielony na gotowe. Każdy w pracowni szybko wyłapie wzrokiem co jest na jakim etapie.

Krok 2: nowy projekt

Klient dzwoni z zapytaniem o szyld 200x60 cm na fasadę sklepu. Zakładasz nowy projekt z /organize/projects > Dodaj:

• klient: wybierasz z CRM albo zakładasz nowego (firma XYZ Sp. z o.o.)
• tytuł: Szyld fasadowy XYZ - sklep Warszawa Mokotów
• ramy czasowe: start dziś, deadline za 3 tygodnie
• priorytet: średni
• status: Nowe zapytanie
• osoba odpowiedzialna: kierownik pracowni
• opis: skrót zapytania klienta, link do mailowej korespondencji, wymagania techniczne

Projekt jest gotowy. Reszta dokleja się stopniowo.

Krok 3: oferta i pliki

W prawym górnym rogu karty projektu jest button + Dodaj. Z menu wybierasz:

• Dodaj dokument - wystawiasz ofertę (potem proformę, na końcu fakturę)
• Dodaj plik - wrzucasz zdjęcia referencyjne od klienta, projekt graficzny w PDF, dokumentację techniczną od projektanta
• Dodaj e-mail - jeśli całość ustaleń poszła mailem, wciągasz wątek pod projekt

Wszystko ląduje w sekcjach na karcie projektu. Klient pyta po dwóch tygodniach “co tam u mojego szyldu” - otwierasz projekt i masz pod ręką ofertę, ostatnie zdjęcia z produkcji, status, deadline.

Krok 4: zadania dla zespołu

Klient zaakceptował ofertę. Przepinasz status na W produkcji i rozbijasz zlecenie na konkretne czynności. Z + Dodaj > Zadanie tworzysz osobne zadania:

• Przygotowanie materiału - cięcie - Marek, deadline 3 dni
• Frezowanie liter - Marek, deadline 5 dni
• Malowanie - Ania, deadline 8 dni
• Montaż konstrukcji - Tomek, deadline 12 dni
• Pakowanie i wysyłka - Tomek, deadline 15 dni

Dla zadań możesz mieć osobne statusy (np. Do zrobienia, W trakcie, Skończone) albo użyć tych samych co dla projektu - jak wygodniej.

Marek robi cięcie, robi zdjęcie telefonem, dorzuca pod swoje zadanie. Ania w komentarzu pisze “farba zatwierdzona, wysyłam zdjęcie próbki”. Wszystko zostaje pod projektem - jak za pół roku ktoś będzie reklamował szyld, masz pełną historię realizacji.

Krok 5: faktura i wysyłka

Gdy ostatnie zadanie zamyka się, projekt idzie na Gotowe do wysyłki. Z poziomu projektu wystawiasz fakturę (sekcja Faktury). Numer listu przewozowego, dane kuriera albo notatkę o odbiorze osobistym dorzucasz jako post (+ Dodaj > Post) lub w opisie projektu - tu zostaje historycznie.

Status na Wysłane do klienta, potem na Zrealizowane po potwierdzeniu odbioru.

Krok 6: archiwizacja

Po zamknięciu zlecenia masz dwie opcje:

• ustawić status Archiwalne (kategoria zakończone) - projekt znika z aktywnych list, ale zostaje w bazie
• albo wyłączyć flagę Aktywny w edycji projektu - efekt podobny

Obie ścieżki zostawiają projekt wyszukiwalny i widoczny z karty klienta jako historyczny.

Wyszukiwanie po pół roku

Klient dzwoni: “róbcie taki sam szyld jak rok temu, tylko mniejszy”. Wchodzisz na /organize/projects, na górze masz wyszukiwarkę (lupka rozwija opcje zaawansowane). Wpisujesz nazwę firmy klienta albo szukasz po tagach (szyld, fasada, aluminium). Tagi dodajesz w edycji projektu - przydają się, gdy chcesz potem odsiać np. wszystkie zlecenia dla branży gastronomicznej.

Alternatywnie wchodzisz w kartę klienta w CRM i tam masz listę wszystkich jego projektów. Otwierasz tamten z zeszłego roku, kopiujesz parametry, zakładasz nowy.

Powiadomienie klienta o postępie

Klienci często pytają “co u mojego zlecenia”. Masz dwie ścieżki - ręcznie z karty projektu albo automatem na zmianie statusu.

Ręcznie: + Dodaj > Dodaj e-mail

Gdy chcesz wysłać klientowi konkretną informację (np. “frezowanie skończone, zaraz idzie do malowania, zdjęcie w załączniku”), wchodzisz na kartę projektu i klikasz + Dodaj > Dodaj e-mail. Otwiera się edytor maila:

• adresat podstawia się sam z klienta projektu
• wybierasz szablon z listy (np. Przyjęcie zlecenia, Gotowe do wysyłki, Po realizacji - prośba o opinię)
• system podstawia w treść placeholdery z projektu i klienta ({{project.title}}, {{client.name}})
• ewentualnie dopisujesz coś od siebie albo wrzucasz załącznik (np. zdjęcie z produkcji)
• wysyłasz

Mail leci do klienta i jednocześnie zostaje przypięty pod projekt - cała korespondencja w jednym miejscu, każdy z zespołu widzi co już poszło.

Szablony maili dodajesz w Mail > Szablony. Te same szablony są dostępne i przy ręcznym wysyłaniu, i w automacie.

To dobre rozwiązanie, gdy informacja jest konkretna albo nietypowa - zdjęcie z produkcji, zmiana terminu, pytanie o detal. Albo gdy klient sam pyta o status i chcesz mu odpowiedzieć z pełnym kontekstem projektu pod ręką.

Automatem: flow w Connect na zmianie statusu

Jeśli wolisz, żeby system sam pilnował komunikacji przy standardowych zmianach statusu, ustawiasz to przez moduł Connect. Flow ma trigger zmiana statusu projektu i akcję wyślij szablon maila (albo SMS).

Sama zmiana statusu nie wysyła nic automatycznie - to nie jest funkcja modułu Projekty z pudełka. Wszystko idzie przez Connect.

Typowe punkty wysyłki w pracowni:

• Zatwierdzone do realizacji - “Przyjęliśmy zlecenie, zaczynamy produkcję”
• W produkcji - “Twój szyld wszedł na produkcję, planowana wysyłka X”
• Gotowe do wysyłki - “Pakujemy, jutro nadajemy paczkę”
• Wysłane do klienta - numer listu przewozowego, link do śledzenia kuriera

Po ustawieniu masz cykl bez ręcznej roboty - klient dostaje informację o każdej istotnej zmianie, Ty masz spokój. Dla nietypowych spraw nadal używasz ręcznego + Dodaj > Dodaj e-mail - obie ścieżki działają obok siebie.

Co warto wiedzieć przy starcie

Przy pierwszym ustawieniu pracowni w intum zazwyczaj zaczyna się od:

1. Statusy projektów (/organize/statuses) - 6-8 sztuk wystarczy
2. Statusy zadań - osobna lista, dopasowana do procesu produkcji
3. Tagi projektów - podstawowy zestaw kategorii zleceń (po czym potem chcesz filtrować)
4. Szablony maili dla klienta
5. Flow w Connect łączący zmianę statusu z wysyłką maila

Reszta dokleja się w trakcie. Nie ma sensu wszystkiego zaplanować na sztywno - po dwóch tygodniach pracy widać co działa, a co trzeba poprawić.