Kto widzi bazę

Ta sama baza wiedzy może być publiczną pomocą dla klientów albo wewnętrzną instrukcją dla zespołu. Decyduje o tym jedno pole - Kto widzi bazę wiedzy - ustawiane na formatce bazy.

Cztery poziomy

Poziom	Kto wejdzie
Wszyscy, także niezalogowani	każdy, kto zna adres - zwykła publiczna pomoc
Zalogowani (również goście)	każdy zalogowany, łącznie z kontami gościnnymi klientów
Użytkownicy (bez gości)	pracownicy z dostępem do bazy wiedzy; goście odpadają
Administratorzy konta	tylko osoby zarządzające kontem

Poziom dotyczy całej bazy razem z wpisami i komentarzami - nie trzeba zabezpieczać każdego wpisu osobno.

Ograniczenie do działu

Przy poziomach Użytkownicy i Administratorzy dochodzi pole Dział. Wybrany dział zawęża dostęp do jego członków - reszta zespołu bazy nie zobaczy ani na stronie, ani na listach w panelu.

Osoby z uprawnieniem do danych wszystkich działów (właściciel, administrator) widzą bazę niezależnie od tego ustawienia.

Ukrywanie pojedynczych rzeczy

Poziom widoczności bazy to najszersze sito. Wewnątrz publicznej bazy nadal można chować pojedyncze rzeczy:

• wpis prywatny - zaznaczone pole Prywatny trzyma wpis w panelu (Nowy wpis),
• data publikacji - wpis z przyszłą datą w polu Publikuj od czeka, aż nadejdzie termin,
• kategoria prywatna - znika razem ze wszystkimi swoimi wpisami i podkategoriami (także z wersji .md) (Kategorie),
• komentarz widoczny tylko dla operatorów - zostaje w panelu, czytelnicy go nie widzą (Komentarze i moderacja).

Zalogowany zespół widzi wpisy prywatne i kategorie prywatne na stronie bazy, żeby je sprawdzić przed publikacją. W szablonie docs mają w lewym menu kłódkę, a strona kategorii prywatnej ma nad tytułem znacznik Prywatna - czytelnicy spoza zespołu tych pozycji w ogóle nie widzą.

Częsty układ

Dwie bazy zamiast jednej: publiczna „Pomoc” dla klientów i wewnętrzna „Procedury” na poziomie Użytkownicy, ograniczona do działu. Wpisy nie mieszają się, a czytelnik zewnętrzny nigdy nie trafi na wewnętrzną instrukcję, nawet mając link.