Lista zadań rośnie sama - każdy dodaje coś nowego, mało kto wraca posprzątać. Po kilku miesiącach trudno odróżnić to, co realnie czeka na zrobienie, od tego, co dawno straciło aktualność. Kilka nawyków utrzymuje listę czytelną bez wielkich porządków raz do roku.
Gdzie to znajdziesz
Zamykaj zadania na bieżąco
Zadanie zrobione, ale bez zmienionego statusu, dalej wisi na liście i wygląda jak zaległość. Zmiana statusu od razu po skończeniu pracy kosztuje sekundy, a lista zostaje wiarygodna - to, co na niej widać, to naprawdę to, co jest do zrobienia.
Odróżniaj podzadanie od osobnego zadania
Podzadanie ma sens, gdy jest częścią większej całości i nikt nie potrzebuje go widzieć osobno. Jeśli fragment pracy ma swój własny termin, swoją osobę odpowiedzialną albo trzeba go śledzić niezależnie od zadania nadrzędnego - lepiej zrobić z niego osobne zadanie, ewentualnie powiązane z pierwszym.
Ukrywaj to, co jeszcze nie jest aktualne
Zadania z odległym terminem na co dzień tylko zaśmiecają widok. Włączenie domyślnego ukrywania przyszłych zadań (Ustawienia modułu) sprawia, że lista pokazuje z automatu tylko to, co jest aktualne teraz - a odłożone zadania nie znikają, tylko czekają na swój czas.
Przeglądaj zadania bez przypisania
Zadanie bez osoby odpowiedzialnej łatwo ginie - nikt się nim nie zajmie, bo formalnie nie należy do nikogo. Widok kanban po osobie odpowiedzialnej albo filtr „bez przypisania” pokazuje takie zadania w jednym miejscu, zanim staną się zaległością, której nikt nie zauważył (Zadania dla zespołu).
Trzymaj priorytety w ryzach
Priorytet ma sens tylko wtedy, gdy nie wszystko jest „wysokim”. Gdy większość zadań ma ten sam, najwyższy priorytet, sortowanie po nim przestaje cokolwiek mówić - wróć wtedy do listy i ustaw priorytety tylko tam, gdzie kolejność naprawdę ma znaczenie.
Sygnały, że lista wymaga porządków
- rośnie liczba zadań ze statusem sprzed miesięcy, mimo że praca dawno się skończyła,
- coraz więcej zadań nie ma osoby odpowiedzialnej,
- priorytet „wysoki” ma prawie każde zadanie, więc przestał cokolwiek wyróżniać.