Obok zespołów system ma jeszcze dwie inne struktury do organizowania ludzi: dział (część firmy z własnymi danymi kontaktowymi, np. do stopki maili) i grupa (zbiór osób odpowiadających wspólnie za maile, zadania albo czat). Obie ustawiasz w Ustawieniach konta, a nie w samym module Organizacja - tu opisujemy, do czego się przydają przy pracy z zadaniami i zespołami.
Gdzie to znajdziesz
Działy
Dział to część firmy - oddział, filia albo po prostu jednostka z własnymi danymi kontaktowymi. Każdy użytkownik może należeć do jednego lub kilku działów.
Dział przydaje się do:
- Danych w stopce maili - nazwa, e-mail i telefon działu mogą trafić do treści wysyłanych wiadomości,
- Danych firmowych - adres, NIP i pozostałe dane rejestrowe używane przy dokumentach,
- Ograniczania widoczności danych - patrz niżej.
Ograniczanie widoczności danych działami
W Ustawieniach konta można włączyć tryb, w którym użytkownik widzi tylko klientów, zadania i inne dane przypisane do jego własnych działów, a nie całej firmy. Włącza się to w Ustawieniach konta - przełącznik ogranicza dostęp wszystkim poza osobami z uprawnieniem do widoku wszystkich działów.
Informacja
To ustawienie dotyczy całego konta, nie pojedynczego działu - włączasz je raz dla wszystkich.
Grupy
Grupa to zbiór użytkowników odpowiadających wspólnie za jakiś temat - najczęściej skrzynkę mailową albo obsługę klienta. Grupa musi mieć co najmniej jednego członka - nie da się jej zapisać bez nikogo w środku.
Gdzie to znajdziesz
Grupę można wskazać jako odpowiedzialną za:
- Zadanie - obok pojedynczej osoby i zespołu, to trzeci sposób na przypisanie zadania; wszyscy członkowie grupy dostają wtedy powiadomienie o zadaniu (poza jego autorem) i widzą je na swoim dashboardzie,
- Skrzynkę lub folder pocztowy - dzięki czemu kilka osób ma do niej dostęp,
- Widget czatu - grupa obsługuje wtedy rozmowy z tego widgetu.
Nazwa grupy musi być unikalna wśród aktywnych grup na koncie - po dezaktywacji grupy jej nazwę można ponownie wykorzystać przy nowej grupie.