Pracownik zmienia dział, odchodzi z firmy albo idzie na dłuższy urlop - co zrobić z jego kontem? Zamiast usuwać użytkownika, co mogłoby oderwać od niego zadania, maile i wpisy czasu pracy, wystarczy zmienić mu status na nieaktywny.
Gdzie to znajdziesz
Dlaczego dezaktywacja, a nie usunięcie
Usunięcie konta jest nieodwracalne i zaciera ślady pracy danej osoby - przypisane zadania, wysłane maile czy wpisy WorkInfo mogą stracić właściciela. Status nieaktywny to bezpieczny kompromis:
- Blokuje dostęp - osoba nie może się już zalogować,
- Zachowuje historię - wszystkie jej działania, maile i zadania zostają nienaruszone i przypisane do jej nazwiska,
- Daje możliwość powrotu - w każdej chwili możesz z powrotem ustawić status aktywny, bez zakładania konta od nowa.
Jak zmienić status użytkownika
- Przejdź do listy Użytkowników,
- Otwórz edycję profilu danej osoby,
- W formularzu odznacz pole Aktywny i zapisz.
Jak odnaleźć nieaktywnych użytkowników
Na liście Użytkowników rozwiń wyszukiwanie zaawansowane i w polu Aktywny wybierz Nie - lista pokaże tylko konta wyłączone, co ułatwia przegląd i ewentualną reaktywację.
Informacja
Liczba opłaconych i wykorzystanych miejsc w planie (widoczna w Ustawienia konta → Płatności) liczy tylko aktywnych użytkowników - dezaktywacja konta od razu zwalnia miejsce w planie, bez konieczności usuwania użytkownika.
Wskazówka
Przegląd listy aktywnych użytkowników raz na kwartał to dobry nawyk - pozwala upewnić się, że dostęp do danych firmy mają tylko osoby, które faktycznie powinny go mieć.