Statusy i tagi są przydatne tylko wtedy, gdy wszyscy w zespole rozumieją je tak samo. Zbyt wiele statusów albo tagi dodawane bez zasady dają w efekcie listę równie nieczytelną, jak brak statusów w ogóle. Kilka zasad utrzymuje ten system prostym.
Gdzie to znajdziesz
Mniej statusów, ale jednoznacznych
Status ma sens, gdy odpowiada na pytanie „na jakim etapie jest ta praca” - nowe, w toku, do sprawdzenia, zrobione. Kilka jasnych statusów działa lepiej niż kilkanaście szczegółowych, które nakładają się znaczeniowo i każdy używa ich inaczej. Zanim dodasz nowy status, sprawdź, czy nie da się opisać tego samego etapu istniejącym.
Tagi do przekrojowego wyszukiwania, nie do etapu pracy
Status opisuje etap, tag - temat, źródło albo kontekst, który przecina różne zadania i projekty
(np. pilne, klient-x, bug). Mieszanie tych dwóch ról - tag jako namiastka statusu - szybko
rozjeżdża się w praktyce, bo tag można dodać wiele, a status jest jeden.
Ustal słownik tagów zamiast wpisywać dowolne
Bez ustalonej listy ten sam temat dostaje kilka wariantów tagu (klient-x, KlientX,
klient x) i wyszukiwanie po tagu przestaje działać. Warto ustalić z zespołem stały zestaw
tagów do najczęstszych tematów i trzymać się go, zamiast wpisywać nowy wariant za każdym razem.
Przeglądaj listę co jakiś czas
Statusy i tagi, których nikt już nie używa, zostają na liście i mylą - trudno odróżnić aktywny wybór od porzuconego eksperymentu sprzed pół roku. Raz na jakiś czas warto sprawdzić, które statusy/tagi mają zadania podpięte, i uporządkować resztę.
Sygnały, że warto uprościć
- w praktyce używane jest tylko kilka statusów z kilkunastu dostępnych,
- dwa tagi opisują dokładnie to samo, tylko innym słowem,
- nowa osoba w zespole nie wie, którego statusu/tagu użyć, bez pytania kogoś innego.