Plan Zajęć - aplikacja do planowania zajęć dodatkowych

Plan Zajęć to aplikacja do zarządzania planem zajęć dodatkowych - rewalidacyjnych, korepetycji, zajęć pozalekcyjnych. Wpinasz nauczycieli, uczniów, klasy i sale, układasz tygodniowy plan, a aplikacja sama policzy koszty za wybrany okres i pokaże podziały per nauczyciel, klasa i typ zajęć.

Zajęcia z planu powstają jako wydarzenia w module Kalendarz (w kalendarzu o nazwie „Zajęcia dodatkowe”) - dzięki temu są widoczne też w /calendar obok pozostałych wydarzeń firmy.

Do czego to służy

• Szkoły i placówki edukacyjne, które prowadzą zajęcia dodatkowe (np. z orzeczeń ucznia) i muszą rozliczać koszt godzin nauczycieli.
• Korepetytorzy i prywatne szkółki - ułożenie tygodniowego planu i raport miesięczny do faktury dla rodziców.
• Każda placówka, która ma cykliczne zajęcia z różnymi prowadzącymi i potrzebuje wiedzieć, ile musi wypłacić nauczycielom albo zafakturować uczniom.

Jak zacząć

1. Wejdź w Konto > Aplikacje i dodatki i zainstaluj Plan zajęć dodatkowych.
2. Otwórz aplikację - przy pierwszym uruchomieniu sama założy potrzebne bazy słownikowe (klasy, sale, nauczyciele, uczniowie, typy zajęć, dzwonki) oraz kalendarz „Zajęcia dodatkowe”.
3. Możesz załadować dane przykładowe (scenariusz szkoła lub korepetytor tenisa), żeby zobaczyć jak to wygląda na konkretnych zajęciach.
4. Uzupełnij własne słowniki - od nauczycieli i ich stawek godzinowych, przez uczniów i klasy, po typy zajęć i godziny dzwonków.
5. Przejdź do zakładki Plan tygodnia i zacznij układać zajęcia.

Słowniki

Cała aplikacja opiera się na sześciu prostych słownikach. Edytujesz je w zakładce Słowniki:

• Klasy - lista klas (np. 1A, 2B, „Grupa wieczorna”).
• Sale - sale, w których odbywają się zajęcia.
• Nauczyciele - prowadzący wraz ze stawką godzinową. Stawka jest używana do liczenia kosztu zajęcia.
• Uczniowie - imię i nazwisko ucznia + przypisana klasa.
• Typy zajęć - kategoria zajęć (np. logopedia, matematyka, język angielski) z opcjonalnym kolorem na liście.
• Dzwonki - słownik godzin lekcyjnych (numer lekcji + godzina od/do). Dzięki temu przy dodawaniu zajęcia wybierasz „4. godzina lekcyjna”, a aplikacja sama przepisze to na konkretny czas zegarowy.

Plan tygodnia

Zakładka Plan tygodnia pokazuje pięć kolejnych dni roboczych. Możesz przesuwać się tydzień w przód i w tył.

Dodawanie zajęcia:

1. Kliknij + Dodaj zajęcia przy danym dniu.
2. Wybierz typ zajęć, nauczyciela, klasę, salę, ucznia (opcjonalnie) i godzinę lekcyjną z dzwonków.
3. Koszt liczy się automatycznie ze stawki nauczyciela i czasu trwania zajęcia.
4. Zapisz - zajęcie pojawi się od razu na liście i w kalendarzu.

Każde zajęcie możesz edytować, skopiować (na ten sam dzień lub inny termin) i usunąć. Jest też przycisk Kopiuj cały tydzień na kolejne tygodnie - przyspiesza układanie powtarzających się zajęć przez cały semestr.

Wydarzenia z planu są jednorazowe (konkretna data i godzina). Jeśli zajęcia się zmienią od jakiegoś tygodnia, po prostu edytujesz konkretne wydarzenia w tym tygodniu - to nie zepsuje wcześniejszych wpisów.

Raport kosztów

Zakładka Raport pokazuje sumaryczne koszty zajęć w wybranym okresie. Domyślnie zakres dat to bieżący miesiąc (1. dnia do ostatniego dnia) - wystarczy kliknąć Generuj raport, żeby zobaczyć podsumowanie.

Możesz oczywiście wybrać inny zakres (np. pełny semestr).

Raport pokazuje trzy podziały obok siebie:

• Per nauczyciel - ile zajęć i ile zarobił każdy prowadzący.
• Per typ zajęć - rozkład kosztu na typy (logopedia, matematyka itd.).
• Per klasa - ile zajęć i ile kosztują w danej klasie.

Kliknięcie w wiersz otwiera listę składowych - konkretne zajęcia, które złożyły się na daną sumę (data, godzina, nauczyciel, klasa, koszt). Przydatne, gdy potrzebujesz przedstawić rachunek nauczycielowi albo szkole.

U góry widać też łączną kwotę i liczbę zajęć w okresie.

Rozliczanie - dwa kierunki

Ten sam raport możesz wykorzystać do dwóch zupełnie różnych rozliczeń, zależnie od tego po czyjej stronie patrzysz:

• Koszt dla nauczyciela (do zapłaty) - widok per nauczyciel pokazuje, ile godzin przepracował każdy prowadzący w okresie i jaką kwotę trzeba mu wypłacić. Szkoła ma gotowe podsumowanie do przelewu lub faktury od nauczyciela.
• Koszt uczniów (ile mają zapłacić) - widok per klasa i drill-down do listy zajęć pokazuje, ile kosztowały zajęcia danej grupy lub konkretnego ucznia. Korepetytor albo szkoła wystawia na tej podstawie rachunek rodzicom za miesiąc.

Domyślnie kwota zajęcia bierze się ze stawki nauczyciela - jeśli uczniowie płacą inną kwotę niż dostaje nauczyciel, możesz nadpisać koszt ręcznie przy konkretnym zajęciu. Wtedy raport per nauczyciel pokaże jego stawkę, a raport per klasa pokaże opłatę od uczniów - z tej samej listy wydarzeń, w jednej aplikacji.

Co powstaje w Kalendarzu

Każde zajęcie z planu to jednocześnie wydarzenie w kalendarzu „Zajęcia dodatkowe” w module Kalendarz. Możesz je tam zobaczyć (np. w widoku miesiąca) razem z innymi wydarzeniami firmy. W każdym wydarzeniu zapisany jest pełny snapshot danych zajęcia (imię i nazwisko nauczyciela, klasa, typ zajęć, koszt) - dlatego raport działa nawet jeśli usuniesz później ucznia czy zmienisz nauczycielowi stawkę. Historyczne zajęcia zachowują koszt z momentu, w którym powstały.

Kalendarz „Zajęcia dodatkowe” tworzy się automatycznie przy pierwszym uruchomieniu aplikacji - nie musisz go zakładać ręcznie.