Lista zadań posortowana po priorytecie ma jeden słaby punkt: w firmie zwykle jest kilkanaście albo kilkadziesiąt zadań z tym samym priorytetem. Wtedy pytanie brzmi nie “co jest najważniejsze”, tylko “od czego z tych ważnych zacząć”. W Intum możesz teraz sam zdecydować, co rozstrzyga o kolejności zadań z równym priorytetem - data utworzenia czy data ostatniej zmiany, i czy na górze mają być najstarsze, czy najnowsze.
To drobna opcja, ale zmienia sposób pracy całego zespołu. Każdy, kto otwiera listę posortowaną po priorytecie, widzi zadania w tej samej, przewidywalnej kolejności. Nie trzeba ustalać tego na spotkaniach ani pilnować w arkuszu.
Jak to ustawić
- Wejdź w Organizacja → Ustawienia.
- W części Ustawienia zadań znajdź sekcję Sortowanie po priorytecie.
- W polu Przy równym priorytecie rozstrzyga wybierz Data utworzenia albo Data aktualizacji.
- W polu Kolejność wybierz Od najstarszych (FIFO) albo Od najnowszych (LIFO).
Zmiana zapisuje się od razu po wybraniu wartości. Ustawienie działa dla całego konta, więc wszyscy użytkownicy widzą tę samą kolejność.
Potem na liście zadań kliknij nagłówek kolumny Priorytet. Sortowanie malejące pokazuje na górze zadania z najwyższym priorytetem, a w obrębie każdego priorytetu działa kolejność, którą wybrałeś w ustawieniach.
Jeśli niczego nie zmienisz, lista działa tak jak dotychczas: przy równym priorytecie najpierw pokazują się zadania utworzone najwcześniej.
FIFO i LIFO w dwóch zdaniach
FIFO (od najstarszych) oznacza, że pierwsze jest to, co czeka najdłużej. LIFO (od najnowszych) oznacza, że pierwsze jest to, co pojawiło się ostatnio.
Jakie strategie można przyjąć
Nie ma jednego dobrego ustawienia. Zależy od tego, jak pracuje Twój zespół.
Priorytet, a w nim najstarsze zadania
Ustawienie: Data utworzenia + Od najstarszych (FIFO).
Tak pracujemy u siebie i to jest domyślne zachowanie. Na górze jest najwyższy priorytet, a w nim zadanie, które czeka najdłużej. Dzięki temu nic nie ginie na dole listy tylko dlatego, że ciągle dochodzą nowe sprawy o tym samym priorytecie. Dobrze sprawdza się w obsłudze klienta, serwisie, księgowości i wszędzie tam, gdzie liczy się kolejność zgłoszeń.
Priorytet, a w nim najnowsze zadania
Ustawienie: Data utworzenia + Od najnowszych (LIFO).
Przydaje się, gdy świeża sprawa jest cenniejsza od starej. Przykład: dział sprzedaży i nowe zapytania ofertowe - klient, który napisał godzinę temu, jest jeszcze “ciepły” i szybka odpowiedź daje największą szansę na zamówienie. Podobnie w marketingu, gdy zadania dotyczą bieżących kampanii.
Priorytet, a w nim zadania, których nikt dawno nie ruszał
Ustawienie: Data aktualizacji + Od najstarszych (FIFO).
Ta strategia wyciąga na górę zadania “zapomniane” - takie, w których od dawna nie było komentarza, zmiany statusu ani innej aktywności. Dobra dla kierownika, który przegląda listę raz w tygodniu i chce szybko zobaczyć, gdzie praca stanęła.
Priorytet, a w nim to, co dzieje się teraz
Ustawienie: Data aktualizacji + Od najnowszych (LIFO).
Na górze są zadania, przy których ktoś właśnie pracował. Sprawdza się w małych zespołach projektowych, które mają kilka tematów w toku i chcą widzieć bieżącą aktywność bez przewijania.
Sortowanie po kliencie
To samo ustawienie działa także przy sortowaniu listy po kliencie. Gdy klient ma kilka zadań, ich kolejność w obrębie klienta wyznacza ta sama reguła. Przy strategii FIFO widzisz przy każdym kliencie najpierw jego najstarsze otwarte sprawy.
Na co zwrócić uwagę
- Zmiana dotyczy całego konta, dlatego warto ją uzgodnić z zespołem, zanim ją wprowadzisz.
- Data aktualizacji zmienia się przy każdej edycji zadania, więc przy tej opcji kolejność jest bardziej “ruchoma” niż przy dacie utworzenia.
- Ustawienie wpływa tylko na zadania z tym samym priorytetem. Zadanie z wyższym priorytetem zawsze będzie wyżej niż zadanie z niższym.
Więcej o pracy z listą zadań znajdziesz we wpisie Zarządzanie zadaniami, a o pozostałych opcjach modułu we wpisie Ustawienia Organizacji.