Moduł Pliki i dokumenty to wspólne miejsce na pliki Twojej firmy. Wgrywasz tu pliki, porządkujesz je w foldery, tworzysz dokumenty tekstowe i decydujesz, kto ma do nich dostęp.
Dodawanie plików i folderów
W menu po lewej stronie znajdziesz przycisk Dodaj plik. Po jego rozwinięciu masz trzy opcje:
- Wgraj z dysku - wybierasz pliki ze swojego komputera (możesz zaznaczyć kilka naraz)
- Utwórz dokument - nowy dokument tekstowy pisany bezpośrednio w systemie
- Nowy folder
Pliki możesz też po prostu przeciągnąć z komputera na stronę - zostaną wgrane do folderu, w którym aktualnie jesteś.
Widok listy i kafelków
Zawartość możesz przeglądać jako listę albo kafelki z miniaturami - przełączysz to ikonami w prawym górnym rogu. Domyślny widok ustawisz w Ustawieniach modułu.
Kliknięcie nazwy pliku otwiera podgląd (obrazy i PDF-y wyświetlają się na pełnym ekranie), a kliknięcie folderu przenosi do jego zawartości.
Praca z plikami i folderami
Przy każdym elemencie na liście znajdziesz menu z trzema kropkami. To samo menu otworzysz klikając element prawym przyciskiem myszy. Dostępne opcje:
- Zmień nazwę
- Przenieś do… - wybierasz folder docelowy z listy
- Informacje - strona ze szczegółami elementu, m.in. z sekcją Dostęp
- Pobierz
- Kopiuj link
- Udostępnij
- Usuń
Elementy możesz też przenosić przeciągając je myszą na folder. Po usunięciu folderu jego zawartość nie znika - trafia do folderu nadrzędnego.
Udostępnianie i kontrola dostępu
Każdy folder, plik i dokument ma ustawienie dostępu ogólnego. Do wyboru są trzy tryby:
- Dziedziczony z folderu - element zachowuje się tak jak folder, w którym leży. To ustawienie domyślne.
- Wszyscy na koncie - element widzą wszyscy użytkownicy Twojego konta.
- Ograniczony - dostęp mają wyłącznie osoby z listy odbiorców.
Ustawienia zmienisz w oknie Udostępnij, dostępnym z menu elementu. Elementy z ograniczonym dostępem są oznaczone ikoną kłódki.
Lista odbiorców
Przy dostępie ograniczonym dodajesz odbiorców do listy. Odbiorcą może być pojedyncza osoba, ale też cała grupa, zespół lub dział - wtedy dostęp mają wszyscy ich członkowie, a zmiany składu działają automatycznie.
Każdy odbiorca ma przypisaną rolę:
- Przeglądający - może tylko oglądać
- Komentujący
- Edytujący - może zmieniać, usuwać i udostępniać dalej
Po włączeniu ograniczenia Ty i twórca elementu dostajecie dostęp automatycznie. System nie pozwoli Ci odebrać sobie ostatniego dostępu do elementu, więc nie odetniesz się przez przypadek.
Jak działa dziedziczenie
Ograniczenie folderu obejmuje całą jego zawartość - pliki i podfoldery z dostępem dziedziczonym przejmują listę odbiorców folderu. Możesz przy tym:
- zawęzić dostęp do pojedynczego elementu wewnątrz folderu - przełącz go na Ograniczony i podaj własną listę odbiorców,
- otworzyć pojedynczy element w ograniczonym folderze dla wszystkich - przełącz go na Wszyscy na koncie.
Na stronie Informacje elementu, w sekcji Dostęp, zobaczysz kto ma do niego dostęp - w tym uprawnienia odziedziczone z folderów nadrzędnych.
Link publiczny
Folder lub plik możesz udostępnić osobom spoza firmy przez link. W oknie Udostępnij włącz opcję dostępu przez link - każdy, kto go otrzyma, może wyświetlić zawartość bez logowania.
Link do folderu obejmuje też jego podfoldery i pliki. Wyjątkiem są elementy z ograniczonym dostępem - te przez link publiczny pozostają niewidoczne. Link możesz w każdej chwili wyłączyć w tym samym miejscu.
Dokumenty i szablony
Dokumenty to teksty tworzone bezpośrednio w systemie - np. umowy, notatki czy procedury. Dokument możesz powiązać z klientem, kontaktem, interesem lub projektem, nadać mu daty (podpisania, obowiązywania) i dodać załączniki.
Jeśli często tworzysz podobne dokumenty, przygotuj szablon - znajdziesz je w Ustawieniach modułu, w sekcji Szablony dokumentów.