E-maile

Czym są e-maile w Intum?

Moduł Mail to współdzielona skrzynka pocztowa dla całej firmy. Pozwala zapanować nad pocztą firmową — zamiast osobnych skrzynek, które zna tylko ich właściciel, e-maile trafiają do wspólnego systemu gdzie cały zespół widzi co przychodzi, kto nad czym pracuje i co wymaga uwagi.

Dzięki temu:

• Żaden e-mail od klienta nie zostanie przeoczony — nawet gdy ktoś jest na urlopie
• Widać kto za co odpowiada — przydzielone wiadomości mają jasnego właściciela
• Historia korespondencji jest dostępna dla całego zespołu — nie w prywatnej skrzynce jednej osoby
• E-maile są powiązane z zadaniami, kontaktami CRM i folderami

Odbieranie i wysyłanie

E-maile trafiają do systemu przez skrzynki pocztowe (przekierowanie SMTP). Wysyłanie odbywa się przez skonfigurowany serwer SMTP skrzynki.

Statusy wysyłki

• Odebrane — wiadomość przyszła z zewnątrz
• Wysłane — wiadomość wysłana z systemu
• Szkic — zapisany, niewysłany e-mail
• Zaplanowane — e-mail z ustawioną datą wysyłki w przyszłości

Wątki

E-maile są automatycznie grupowane w wątki na podstawie nagłówków SMTP (References, In-Reply-To). Odpowiedź na e-mail trafia do tego samego wątku — cała historia rozmowy jest w jednym miejscu.

Współdzielone e-maile i przydzielanie

Przychodzące wiadomości nie trafiają do jednej osoby — są widoczne dla całego zespołu i czekają na przydzielenie. To kluczowa różnica w stosunku do klasycznej poczty.

Jak działa przydzielanie

Każdy e-mail ma pole Osoba odpowiedzialna, które określa kto zajmuje się daną wiadomością. E-mail można przydzielić do:

• Użytkownika — konkretna osoba odpowiedzialna za obsługę
• Grupy — zespół osób współdzielących odpowiedzialność (np. “Obsługa klienta”, “Sprzedaż”). Każdy członek grupy widzi e-mail i może na niego odpowiedzieć
• Zespołu — przypisanie do całego zespołu

Widoki skrzynki

• Do przydzielenia — e-maile bez przypisanego odpowiedzialnego. To główna kolejka wymagająca uwagi
• Moje — e-maile przydzielone do bieżącego użytkownika
• Wszystkie — pełna lista e-maili
• Wysłane — wiadomości wysłane z systemu
• Kosz — usunięte wiadomości
• Spam — wiadomości oznaczone jako spam
• Odłożone — wątki odłożone na później (snooze)

Automatyczne przydzielanie

E-maile mogą być automatycznie przydzielane przez:

• Filtry — reguły przypisujące odpowiedzialnego na podstawie nadawcy, domeny lub tematu
• Skrzynkę — domyślny odpowiedzialny ustawiony na skrzynce pocztowej
• Kontakt CRM — jeśli nadawca jest rozpoznany, e-mail może odziedziczyć odpowiedzialnego z kontaktu

Zmiana odpowiedzialnego

Odpowiedzialnego można zmienić:

• Z poziomu widoku e-maila — kliknij na pole odpowiedzialnego
• Operacjami zbiorczymi — zaznacz wiele e-maili i zmień przypisanie
• Przez API — pole responsible_id i responsible_type

Pola e-maila

• Temat — temat wiadomości
• Od — nadawca
• Do — odbiorca
• Dw / Udw — kopia / ukryta kopia
• Treść — treść wiadomości (HTML)
• Skrzynka — z której skrzynki wysłany
• Folder — przypisany folder
• Osoba odpowiedzialna — użytkownik, grupa lub zespół
• Status — status obsługi e-maila
• Priorytet — ważność (1-5)
• Kontakt — powiązany kontakt z CRM
• Tagi — etykiety kategoryzujące

Załączniki

Do e-maila można dodawać pliki. Załączniki odebrane z zewnątrz są przechowywane w chmurze z bezpiecznym dostępem przez signed URL.

Powiązania

• Zadania — e-mail można powiązać z zadaniami (i odwrotnie)
• Kontakt CRM — automatyczne przypisanie na podstawie adresu nadawcy
• Formularze — e-mail może być wynikiem przesłania formularza

Operacje

• Archiwizacja — ukrycie e-maila z widoku skrzynki odbiorczej
• Kosz — przeniesienie do kosza (soft delete)
• Spam — oznaczenie jako spam
• Odłożenie (snooze) — ukrycie wątku na określony czas
• Szkice — automatyczne i ręczne zapisywanie szkiców
• Drukowanie — widok do druku
• Udostępnianie — publiczny link do e-maila (przez token)

Operacje zbiorcze

Z poziomu listy można zaznaczać wiele e-maili i wykonywać akcje zbiorcze:

• Zmiana osoby odpowiedzialnej
• Zmiana statusu
• Zmiana folderu
• Archiwizacja / usunięcie
• Dodawanie / usuwanie tagów

Wyszukiwanie

E-maile obsługują wyszukiwanie pełnotekstowe po temacie, treści, nadawcy i odbiorcy. Filtrowanie po skrzynce, folderze, statusie, osobie odpowiedzialnej i tagach.