Działy: Organizuj pracę zespołu i zyskaj pełną kontrolę nad widocznością danych

Dział w systemie to potężna struktura organizacyjna Twojej firmy. Zamiast tracić czas na chaos w obowiązkach i ręczne rozdzielanie wiadomości, działy pozwolą Ci połączyć użytkowników, skrzynki pocztowe, szablony i uprawnienia w jedną, sprawnie działającą całość.

Co zyskujesz dzięki wprowadzeniu działów?

• Perfekcyjną organizację poczty i zadań: Skrzynki pocztowe, foldery, szablony wiadomości oraz zadania i projekty mogą być na stałe przypisane do konkretnego zespołu (np. Sprzedaż, Support).
• Automatyczny routing e-maili: Wiadomości od klientów trafiają od razu do odpowiedniego działu.
• Profesjonalny wizerunek w stopce: Telefon i email działu mogą automatycznie pojawiać się w stopce wiadomości. Klient widzi bezpośredni kontakt do zespołu, który go obsługuje, a nie ogólne, generyczne dane firmy.
• Bezpieczeństwo danych (CRM): Możesz precyzyjnie ograniczyć widoczność klientów CRM, zabezpieczając bazy danych przed nieautoryzowanym dostępem.

Jak stworzyć nowy dział? (Krok po kroku)

Konfiguracja jest błyskawiczna i intuicyjna. Przejdź do: 4 kropki -> Konto -> Działy i kliknij ikonę + (Nowy dział).

Wypełnij formularz:

• Nazwa - unikalna nazwa w ramach Twojego konta (np. “Sprzedaż”, “Wsparcie techniczne”).
• Opis -Twój opcjonalny opis przeznaczenia działu.
• Użytkownicy - wskaż i przypisz pracowników do tego działu.
• Skrzynki - przypisz odpowiednie skrzynki pocztowe.
• Telefon i Email działu - opcjonalne dane kontaktowe, które system wykorzysta w stopkach e-mail.
  Na koniec kliknij Zapisz.

Ważna informacja: Jeśli w przyszłości usuniesz dział, system zabezpieczy Twoje dane - przypisane skrzynki oraz szablony wiadomości NIE zostaną usunięte, a jedynie bezpiecznie odpięte.

Inteligentne ograniczanie widoczności danych po działach

Działy pozwalają na precyzyjne zawężanie dostępu do bazy klientów CRM. Po włączeniu tego trybu, zwykły użytkownik widzi tylko tych klientów, którzy należą do jego działu. Klienci bez przypisanego działu stają się dla takich osób całkowicie niewidoczni (zarówno na liście, jak i przy próbie wejścia w szczegóły) - dostęp do nich mają wtedy wyłącznie administratorzy.

Gdzie i jak to działa?

Funkcję kontrolujesz w sekcji: Ustawienia konta $\rightarrow$ “Widoczność danych po działach”. Do wyboru masz dwie wartości:

1. Wyłączona – mechanizm jest nieaktywny; wszyscy pracownicy widzą wszystkich klientów w systemie.
2. Włączona – pełne, bezpieczne ograniczenie widoczności rekordów spoza działu użytkownika.

Inteligentny automat systemu: Aby ułatwić Ci pracę, system dba o to sam! W momencie utworzenia drugiego działu na koncie, tryb ten automatycznie przełącza się na „Włączona”. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy administrator wcześniej ustawił tę wartość ręcznie – wtedy system uszanuje ten wybór. Pierwszy, pojedynczy dział nie aktywuje tego mechanizmu (ponieważ bez podziału nie ma czego rozdzielać).

Tworzenie klientów przez pracowników:

Gdy tryb ograniczenia jest włączony, osoba bez uprawnień administratora podczas dodawania nowego klienta musi przypisać go do działu. Żeby nie dochodziło do pomyłek, pole „Dział” w formularzu klienta wyświetli jej wyłącznie te działy, do których sama jest przypisana.

Uprawnienie „Widzi dane wszystkich działów” (departments_all)

System dba o to, aby wdrożenie działów nie sparaliżowało nagle pracy Twojej firmy. Dlatego domyślnie każdy użytkownik (właściciel, administrator oraz zwykły pracownik) posiada to uprawnienie. Oznacza to, że samo utworzenie działów nikomu domyślnie dostępu nie odbiera i zespół może pracować tak, jak dotychczas.

Jak realnie ograniczyć dostęp pracownikowi do jego działu?

Jeśli chcesz, aby np. sprzedawca widział wyłącznie klientów swojego działu, wykonaj te proste kroki:

1. Przejdź do Ustawienia $\rightarrow$ Role.
2. Stwórz nową rolę (np. „Sprzedawca - tylko swój dział”) i odznacz (wyłącz) uprawnienie „Widzi dane wszystkich działów”.
3. Przypisz tę nowo stworzonzą rolę użytkownikowi w jego profilu.
4. Upewnij się, że pracownik jest fizycznie dodany do odpowiedniego działu (Ustawienia $\rightarrow$ Działy $\rightarrow$ Edytuj dział $\rightarrow$ Przypisz użytkowników).
   Dopiero odebranie uprawnienia departments_all za pomocą roli realnie zawęża widoczność danych. Kierownicy zespołów lub osoby pracujące między różnymi departamentami mogą bez przeszkód pozostać przy domyślnej roli z włączonym uprawnieniem, aby zachować pełen podgląd na firmę.